Gestão de projetos: como planejar projetos de sucesso

Praticamente tudo que fazemos na nossa vida precisa ser pensado, planejado, para que dê tudo certo... pode ser uma viagem de férias, um casamento, um final de semana com a família... e dependendo do que formos fazer, esse grau de detalhamento pode ser necessário que seja maior ou menor. Portanto, podemos dizer que para que a ideia se concretizasse de forma satisfatória, houve a clara necessidade de uma boa gestão de projetos, quer seja de forma amadora ou profissional.

O que é um projeto? É um esforço temporário empreendido para gerar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Um pouco da história de como surgiu a gestão de projetos

Se formos fazer uma rápida passagem pela História, vamos verificar que grandiosas obras e iniciativas incríveis passaram por algum tipo de gerenciamento de projetos, mesmo que ainda não tivessem as bases modernas atuais.

Quem disse que para construir um Templo de Salomão, uma Muralha da China ou até a Torre Eiffel não houve o momento do surgimento da ideia em si, do planejamento, da execução, monitoramento e encerramento de cada um destes projetos?

Mas foi no século XX que o gerenciamento de projetos como conhecemos hoje começou a tomar forma, quando Frederic Tayor (1856-1915) usou o raciocínio científico para mostrar que o trabalho pode ser analisado e melhorado em suas partes elementares. Por isso, ele foi considerado o Pai do Gerenciamento Científico.

No mesmo período, Henry Grantt (1861-1919) criou a técnica de traçar a sequência e a duração das tarefas.

Mas foi na década de 1960 que o gerenciamento de projetos foi formalizado como ciência e surgiram os fundamentos da gestão de projetos atual. Então, organizações de diferentes setores começaram a enxergar as vantagens do trabalho organizado e normatizado. 

É no final desta década, em 1969, que surge o PMI® (Project Management Institute), nos Estados Unidos, que reuniu os melhores profissionais do setor para discutir, compilar e atualizar as melhores técnicas do gerenciamento de projetos que se conhece atualmente. E aqui acabamos de adiantar a resposta sobre o que é PMBOK® em gestão de projetos, o guia mais conceituado nas melhores práticas do gerenciamento de projetos.

O que é gestão de projetos?

Ter noções de gestão estratégia de projetos e processos é como se fosse uma lente de aumento para garantir o sucesso de uma empreitada. Esse conhecimento pode chegar por meio de um livro gestão de projetos, cursos, MBA e até de forma empírica, mas o importante é perceber que ele é essencial para os seus resultados. Buscar aprimoramento é melhor forma de crescer.

A gestão de projetos pelo PMBOK® (Project Management Body of Knowledge): “O gerenciamento de projetos é aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos”.

E esse gerenciamento é aplicável em qualquer área, desde a gestão de projetos sociais e culturais, a TI, Telecomunicações, Saúde, Esporte, Setor Energético, Siderúrgico ou Aeroespacial e tantos outros.

Quem está querendo fazer um curso de gestão de projetos, precisa definir em que grau de conhecimento pretende obter, e para isso, tenho algumas recomendações para analisar:

1. Se você busca um conhecimento aprofundado para prática, faça um MBA em Gerenciamento de Projetos na FGV ou FIA-USP;

2. Se você busca uma abertura maior no campo profissional de forma mais rápida o ideal é fazer um curso preparatório para fazer o exame de Certificação PMP® do PMI®, que é a certificação mais reconhecida na área e imprescindível em qualquer oportunidade de trabalho na área de gestão de projetos;

3. Se você busca um conhecimento rápido, sem se importar com certificação, faça um curso de 16 horas, que terá uma ideia rápida, sem muito aprofundamento, porém, consegue já sair fazendo o que é necessário para ter sucesso em um projeto;

4. Se você já é um profissional experiente na área e pretende ter reconhecimento de mercado e na sua empresa, busque certificações: PMP® e Métodos Ágeis Scrum são as mais valorizadas no momento;

5. Se você pretende dar uma turbinada no seu curriculum e está em dúvida em fazer um MBA ou tirar a certificação PMP®, sugiro obter a certificação PMP® e fazer um MBA em Negócios e estratégia, pois aí terá duas certificações de peso: uma com foco em projetos e muito valorizada no mercado e outra com visão estratégica.

Espero que ajude para você tomar sua decisão neste aspecto.

Mas além dos cursos e certificações, uma boa gestão de projetos também vai exigir que o gerente de projetos tenha e aplique o conhecimento e habilidades interpessoais, para garantir uma equipe coesa, com correta divisão de trabalho, apoio de um sponsor forte e engajamento dos stakeholders .

Só um à parte agora para sanar uma possível dúvida: na gestão de projetos quem seriam os stakeholders? São justamente todas as partes interessadas e envolvidas naquele projeto.

Como fazer gestão de projetos: planejamento

Como já foi citado acima, planejamento é uma das etapas mais importantes do ciclo de vida de um projeto. Nesta fase, é definido o escopo, são listadas todas as atividades que são necessárias para a realização do trabalho, definido equipe, detalhado o orçamento, combinado as reuniões, identificado os riscos e ações para mitiga-los, definido critérios de qualidade e listado tudo o que for necessário comprar junto a fornecedores, além de definir as formas de controle e gerenciamento de todo o projeto.

Falando especificamente de planejamento de projeto: no modelo tradicional, o gerente de projeto faz um longo planejamento e sozinho. Mas o mundo mudou e está mudando muito.

Agora, as recomendações mais modernas ditadas pelos grandes institutos do mundo, já comprovadamente defende que o melhor planejamento é aquele feito em grupo, de forma colaborativa e com uma visão de entrega em partes, pelos Métodos Ágeis.

Para realizar um planejamento em grupo, de forma rápida e assertiva e usando inteligência coletiva, uma possibilidade é utilizar um Canvas de Projeto, uma tela, quadro em tamanho A1, utilizando post its, em grupo, em torno de 2 horas. Nesse trabalho é feito um draft do projeto, uma visão em alto nível.

Em seguida, sugiro que o trabalho continue por mais 6 horas de forma coletiva, para fazer um detalhamento do CANVAS de Projetos, no PM VISUAL, que são mais 7 lâminas em tamanho A1. Há 3 anos lancei um livro explicando tudo isso, que é vendido pela editora Saraiva.

Depois, disso, sugiro analisar se o projeto deve ser feito pelo Método Ágil ou pelo Método tradicional, Cascata.

Se você não conhece a diferença entre as duas, é “basicamente” a seguinte: nos métodos Ágeis você faz entregas em partes visando ganho de valor para o cliente. Os produtos do projeto vão sendo gerados e liberados, entregues para o cliente. Já no método tradicional, planeja-se tudo primeiro, depois executa-se tudo, e entrega tudo junto ao final do projeto.

Ambos os métodos são bons, sendo que cada um tem vantagens, prós, contras, como tudo na vida.

A elaboração do Canvas de Projetos (que é um Modelo de Canvas, entre tantos) é um trabalho que dura cerca de 2 horas e gera um nível de confiabilidade de 16% quanto às estimativas de prazo e custos do projeto trabalhado.

Já o PM Visual é uma das ferramentas de gestão de projetos que mais cresce no Brasil e foi criada com base nos conceitos do Guia PMBOK®, PRINCE2, Métodos Ágeis, Kanban, Kaizen e Design Thinking e permite que você faça todo o planejamento de forma rápida, prática, eficaz, gerando grande engajamento e envolvimento de várias pessoas. O PM VISUAL gera 68% de confiabilidade nas estimativas geradas, o que para 8 horas de trabalho dedicadas ao planejamento é ótimo.

Mas existe uma forma que garante ainda mais possibilidades de sucesso em seu projeto que é um detalhamento mais aprofundado de cada parte que envolve o projeto.

Isso pode levar dias, semanas ou até meses, mas com certeza dará um panorama muito mais claro a respeito do projeto, porque você estará esmiuçando todos os desdobramentos das áreas essenciais, desde o gerenciamento de escopo, custos, tempo, recursos humanos, qualidade, aquisições até a gestão de risco em projetos e dos stakeholders.

Uma observação quanto ao detalhamento tradicional. Muitos aprendem sobre um treco chamado WBS ou WAP, e muitos fazem isso de forma bem errada. O que é a EAP em gestão de projetos?

EAP ou Estrutura Analítica do Projeto, ou em inglês WBS (Work Breakdown Structure), que é na realidade a  Estrutura Analítica do Trabalho, nada mais é que um recurso para dividir o projeto em pacotes de tarefas, grupo de atividades ou como definido no Guia PMBOK® Pacotes de Trabalho. É uma ferramenta que tem função complementar que pode ajudar a elaborar um cronograma, mas que é utilizado de forma muito incorreta no Brasil.

Mas essa é uma outra história... que deixo para outro momento. Se você quiser saber um pouco mais assista um vídeo meu no meu canal do Youtube.

Gestão de projetos EAD ou presencial?

Quem quiser se aprofundar na gestão de projetos pode realizar um  MBA de Gestão de Projetos, uma pós graduação em gestão de projeto, gratuito ou não, ou até fazer um curso de gestão de projetos online. Aqui na RC Robson Camargo Projetos & Negócios temos diversos cursos relacionados à area:

- Canvas de Projetos e o PM Visual

- Preparatório PMP® para Certificação do PMI®

- Preparatório PMP® Online

- Ms Project

- Métodos Ágeis/Scrum

- Fundamentos do Gerenciamento de Projetos.

Se puder ajudá-lo será um prazer!

Espero que esse artigo tenha contribuído de alguma forma. 

Um abraço!

Sobre o autor

Robson Camargo, PMP, MBA, GWCPM, ASF é professor nos cursos de MBA das Principais Escolas de Negócio do País: FGV, Fundação Dom Cabral e FIA/USP com Certificação PMP – Project Management Professional emitida pelo PMI, MBA em Administração de Projetos pela FEA/USP e Master Certificate pela George Washington. Robson Camargo é autor do livro PM VISUAL e criador do Método PM VISUAL. Sua equipe realiza treinamentos e consultorias em empresas do Brasil e exterior. Robson Camargo está à frente da RC Robson Camargo – Projetos e Negócios, há mais de 11 anos.

As marcas PMP, PMI, PMBOK e a logomarca “REP” RegisteredEducationProvaider são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.