Gestão de projetos: dê más notícias...

Quando falamos em gestão de projetos temos três certezas: (1) o projeto começa em uma data específica; (2) tem uma data para terminar; e, (3) entrega um produto único. Assim, para alcançarmos os objetivos do projeto precisamos planejá-lo de forma a garantir a entrega no prazo, com o custo e a qualidade requeridas e com os riscos controlados.

Isso tudo sabemos, mas o que não é dito ... é como lidar com os desvios e problemas que ocorrem ao longo do caminho e que nos fazem desviar da rota estabelecida. 

Não há regra específica para tratar os problemas, pois existe uma variável envolvida no projeto que é chamada ser humano. 

As pessoas têm reações diferentes a cada ocorrência e dependendo de que lado estão, cliente ou fornecedor, a reação às situações do projeto podem ser totalmente diferentes. Por isso, compartilho com vocês algumas regrinhas que podem ajudar a lidar com estas situações.

• Registre tudo – qualquer fato relevante, qualquer decisão do projeto precisa ser registrada, com certeza isto fará diferença no futuro quando algum problema acontecer e alguém “esquecer” uma decisão tomada. No mínimo você terá com quem dividir a responsabilidade e mesmo com a ocorrência seja um problema sua credibilidade será mantida.
• Diga não – quando o cliente pede que você faça algo fora do escopo diga que isto pode ser feito desde que os impactos no projeto em custo, tempo e escopo sejam avaliados, busque o de acordo do cliente, assim, será mais fácil administrar a situação se alguma coisa não der certo.
• Mande a conta – se algo mudou no projeto e o impacto da mudança terá custo, mande a conta pois se você não o fizer o cliente entenderá que a mudança faz parte do escopo e você fará mais por menos e certamente isso poderá causar impacto no seu orçamento.
• Dê más notícias – quando um risco ocorre normalmente existe comprometimento dos acordos firmados e isso precisa ser dito. Muitos Gerentes de Projeto esperam até o último minuto acreditando que um milagre vai acontecer e que tudo vai dar certo, não vai. O milagre não acontece e o custo de não falar as vezes é o seu emprego. Lembre-se, muito pior do que dar más notícias é não dar notícias. Usualmente uma notícia ruim faz com que existam reações emocionais associadas, prepare-se para elas e não as leve para o lado pessoal: é trabalho. Novamente o reflexo de deixar todos os interessados cientes das ocorrências do projeto é a manutenção de sua credibilidade. As pessoas tendem a confiar naqueles que dizem o que tem que ser dito, mesmo que a notícia seja ruim.

Podemos perceber a forte relação dos pontos acima mencionados com a gestão da comunicação e dos stakeholders, por isso, tenha sempre em mente que dizer a coisa certa para a pessoa certa e no momento certo pode fazer a diferença entre sucesso e fracasso do seu projeto. 

Contribuição de Sandra Motta para o portal da Pectem Technology.