Gestão de Projetos: Vou de tradicional, ágil ou visual??

Apenas um terço dos projetos importantes de uma organização produz os resultados esperados. O restante, infelizmente, perde os seus objetivos estratégicos, criando um enorme custo financeiro. Isso é muito sério, não é mesmo? Por isso, nosso objetivo com esse artigo é falar um pouco mais sobre as principais escolas de gerenciamento para facilitar o seu entendimento e trabalho nessa área.

Supondo que você seja um gerente de projetos e ele está alinhado ou adaptado a cultura e preceitos da empresa que você trabalha. Quais os valores e desempenhos que você acha que ele deve agregar ao trabalho de todos? O primeiro deles é a execução de estratégia, por meio de desempenhos e padronizações confiáveis e que possam se repetir. Em segundo lugar, o projeto deve promover a integração da organização, melhorando a comunicação e colaboração entre as equipes. Por fim, saber escolher qual a melhor escola de gerenciamento seguir. Aquela que mais se enquadra no seu tipo de negócio.

Conheça bem as “escolas” de gerenciamento de projetos

PMBOK

O guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos (Guide to the Project Management Body of Knowledge) é amplamente conhecida pelos estudiosos da área como PMBOK, foi criada pelo comitê de padronização do Project Management Institute (PMI). Ele abraça os principais aspectos contidos no gerenciamento de um projeto, mas não pode ser confundido com metodologia (pois não fornece abordagens diferentes de acordo com cada tipo de projeto). Esse Guia consiste em identificar e conceituar processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas. O PMBOK é uma coletânea de melhores práticas que contempla o universo de conhecimentos para gerenciar projetos. Mesmo assim, por sua importância, acabou se transformando em um padrão que serve de fonte para a maioria das metodologias existentes.

ÁGIL (SCRUM)

O SCRUM é um processo de desenvolvimento iterativo e incremental para gerenciamento de projetos e desenvolvimento rápido de software. É utilizado para trabalhos complexos nos quais é impossível predizer tudo o que irá ocorrer.

As metodologias ágeis de desenvolvimento de software objetivam acelerar o desenvolvimento dos programas para melhorar continuamente o processo. Isso gera vários benefícios: aumento da comunicação e interação da equipe; evita falhas na elaboração; permite respostas rápidas às mudanças; organização diária para o alcance da meta definida; aumento significativo da produtividade.

No Scrum, os projetos são divididos em ciclos mensais chamados de Sprints, que representa um tempo definido dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado. Metodologias ágeis de desenvolvimento de software são iterativas, ou seja, o trabalho é dividido em iterações, que no Scrum são chamadas de Sprints e geralmente duram de duas a quatro semanas.

Visual (CANVAS)

O uso do CANVAS no âmbito de Gerenciamento de Projetos foi preconizado por um grande profissional brasileiro da área de Gerenciamento de Projetos: José Finocchio. A ideia principal do Canvas de Projeto é permitir que um plano seja arquitetado de forma visual e colaborativa, permitindo que as principais pessoas relacionadas ao projeto tenham uma a mesma visão à respeito do projeto.

Para projetos pequenos o próprio CANVAS acabará se tornando o próprio Plano do Projeto. Como sabemos, todo o conceito de Concepção de um Projeto está baseado no velho “5W e 2H”: Why, What, Who, When, Where, How long e How Much (Por que, o quê, quem, quando, onde, quanto tempo e quanto custa). Assim, as informações são agrupadas dentro desses mesmos conceitos, por cores, o que ajuda muito o nosso cérebro a visualizar o projeto e por consequência ter um melhor entendimento de tudo que será feito.

Prince 2

O Projects In Controlled Environments (PRINCE) é uma metodologia de gerenciamento de projetos não-proprietário genérico, ou seja, pode ser aplicado em qualquer projeto. O PRINCE2, marca registrada da AXELOS Limited, é genérico e baseia-se em princípios comprovados. As empresas que optam por adotar esse método como padrão, podem melhorar sua capacidade organizacional e maturidade em diversas áreas. Sua flexibilidade permite a ligação com outras abordagens de condução de projetos como o SCRUM para projetos Ágeis.

O método aborda o gerenciamento de projeto com quatro elementos integrados: princípios, temas, processos e ambiente do projeto. Além disso, foca-se no controle de seis objetivos principais do projeto: escopo, tempo, custo, qualidade, riscos e benefícios. A utilização desse método gera vários benefícios como, incorporar práticas e governança estabelecidas e comprovadas como melhores práticas; pode ser aplicado a qualquer tipo projeto e a qualquer tipo de organização; promove linguagem comum, possibilitando um vocabulário comum a todos os participantes do projeto, possibilitando a comunicação efetiva; é uma valiosa e poderosa ferramenta de diagnóstico, facilitando a avaliação, garantia e auditoria do projeto.

Em resumo, um verdadeiro gerente de projetos deve conhecer bem sua equipe, saber definir claramente os resultados desejados, dividir o projeto em etapas, dar liberdade e autonomia aos funcionários. Criar uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos da empresa, entendendo as particularidades da empresa e as melhores práticas de cada uma das escolas de gerenciamento de projetos não é tarefa fácil.

Estudo, comunicação e liberdade de ideias podem ajudar muito nesse processo. Para isso também, é primordial contar com o auxílio de um software especializado para o Gerenciamento de Projetos, como o NetProject. Esse tipo de software produz melhores resultados e pode decidir o sucesso do seu projeto.