Gestão de Reuniões de Equipes de Melhoria

A formação de Equipes de Melhoria e estabelecimento de reuniões periódicas destas é um elemento-chave na implementação de um sistema de melhoria contínua em qualquer empresa ou instituição.

Durante estas reuniões debate-se os indicadores do trabalho diário, além de, constantemente, tentar melhorá-los a partir de sugestões de todos os funcionários de um departamento ou área. Embora alguns gerentes vejam as reuniões como improdutivas ou como um desperdício de tempo, e, portanto caro, eles também entendem que as suas organizações não podem funcionar sem esse mecanismo de comunicação.

Ao implementar um sistema de melhoria contínua em qualquer empresa, um dos passos importantes é a criação de equipes de melhoria. Estas equipes devem reunir-se regularmente para resolver os problemas que surgem diariamente ou melhorar seus procedimentos e métodos de trabalho. A gestão destas reuniões é um dos problemas relacionados à falha na implementação de melhoria contínua. Aqui falarei de alguns dos erros que muitas vezes são cometidos e podem produzir um resultado desastroso na execução dos objetivos estabelecidos, mas indico aqui alguns padrões de comportamento a serem seguidos por todos os membros da equipe, antes e durante o curso das reuniões, para alcançar resultados satisfatórios.

Formação e objetivos das equipes de melhoria

As equipes de melhoria são grupos de trabalhadores de uma mesma área que realizam trabalhos comuns ou relacionados diretamente, buscando melhorias em seus postos de trabalho para resolver problemas que possam surgir nas tarefas cotidianas. Essas equipes são voluntárias e atuam por um período de tempo estabelecido com antecedência. Nenhum trabalhador deve ser forçado a pertencer a um grupo de melhoria e, deve-se também notar que na formação de uma equipe de melhoria é preciso conter componentes de todas as alas existentes dentro do departamento ou área, ou seja, não é composta apenas de chefes ou gerentes.

Todos os membros, antes de formar parte de uma equipe de melhoria, devem receber a formação necessária em técnicas de análise de problemas, padronização de processos, análise de indicadores e padrões de qualidade. Também precisam ser o suficientemente treinados para alcançar de forma eficaz e eficiente os objetivos das reuniões.

Algumas indicações a serem seguidas em um grupo de melhoria são:

• Os objetivos e tarefas devem ser expostos de modo que sejam compreendidos por todos os componentes do equipe.
• Deve existir um compromisso dos membros da equipe com os objetivos a serem alcançados.
• A comunicação entre os membros da equipe deve ser aberto, preciso e eficiente.
• Confiança, aceitação e apoio entre os membros da equipe devem ser alcançados.
• A equipe deve aproveitar as habilidades, conhecimentos e experiência de cada um dos seus membros.
• Eles devem conhecer e aplicar os procedimentos de tomada de decisão adequados e solução de problemas.

Preparação das reuniões.

As reuniões não devem ser feitas somente para cumprirem protocolo. As pessoas devem-se reunir por necessidade e razão. Durante o período entre uma reunião e outra, os participantes devem escrever as propostas de melhorias e soluções, para chegar ao próximo encontro com uma lista de questões a serem abordadas, que pode ser acompanhada por gráficos, esboços e/ou tabelas para melhor esclarecimento. Isto consegue um melhor aproveitamento do tempo e também significa mais comprometimento dos trabalhadores e garante que essas reuniões não são tomadas como uma pausa em sua rotina.

Além disso, o responsável por conduzir a sessão deve primeiro convocar os participantes por e-mail ou por escrito, com o duplo objetivo de enumerar os pontos a serem discutidos na reunião, e que todos os participantes estejam cientes de que a reunião será realizada. Nesta chamada também pode ser adicionada outra documentação, como pode ser a ata da reunião anterior etc.

Por último, mas não menos importante, é necessário pré-definir as regras de conduta e comportamento, que devem ser aprovados e respeitados por todos os participantes para que os objetivos de uma reunião sejam alcançados de forma rápida e respeitosa.

Transcurso de uma reunião

É óbvio, mas muitas vezes esquecido, que os participantes de uma equipe de melhoria devem comprometer-se a participar das reuniões. Uma forma de manter o bom funcionamento é controlar o número e frequência das ausências quando estas ocorrem. Muitas vezes, alguns dos participantes estão ausentes para reuniões por ter outras tarefas ou compromissos que consideram mais importantes, mesmo sabendo com antecedência a data e hora da reunião. Isso geralmente acontece na maioria dos empregados de maior cargo. Essas reuniões devem ser levadas a sério, e não olhar para outras atividades paralelas que possam ser postergadas, como a pensar "se não nos reunimos essa semana, vamos nos reunir na próxima semana".

O diretor de uma reunião deverá assegurar-se no início da mesma que o objetivo dela está suficientemente claro. Se não, deve ser explicado para que todos compreendam. Além disso, é importante perguntar aos participantes se eles têm alguma dúvida sobre o que está sendo tratado, se algo não está claro etc. Se necessário, pode recorrer ao uso de lousa, projetor ou outras ferramentas. Na verdade, é muito importante o uso de uma lousa para que quando alguém quiser expor alguma ideia, a mesma é transmitida de forma mais clara aos outros participantes.

É importante para a melhor utilização do tempo que a reunião ocorra num clima social adequado, sem exaltações ou desconforto. Quando há membros do grupo que têm fortes interesses em determinadas decisões, eles tendem a participar na decisão do outro grupo. Isso dificulta as contribuições de outros membros e restringe a disponibilidade de informações úteis. Esta situação também provoca insatisfação entre os outros membros, cuja participação é limitada. A persistência obstinada de algumas pessoas em suas posições e argumentos afeta a tomada de decisões mais do que justifica a sua informação o seu conhecimento do assunto.

Tais atitudes devem ser evitadas e, se ocorrem, devem ser prontamente comunicadas pelos outros componentes. Seguem algumas dicas:

• Incentivar os silenciosos (quietinhos) a tomar a palavra.
• Ajudando o grupo a desenvolver expectativas de eficiência e resultado destacando os objetivos alcançados.
• Reforçando os comportamentos facilitadores de resolução de problemas e compromisso do grupo com as responsabilidades estabelecidas.

Quando qualquer um dos componentes de uma equipe tem pouca participação durante as reuniões deve ser encorajado pelos outros participantes, mostrando consideração especial e o mesmo tempo questionando sua opinião sobre algumas questões específicas, indicando que a sua opinião sobre o assunto é amplo, a sua opinião é muito importante, etc. Quando alguém quebra de forma descontrolada os outros, você deve lembrar de novo as regras do encontro com relação ao tempo e formas de falar. É importante primeiro estabelecer um conjunto de regras básicas de conduta para promover processos de comunicação.

Alguns aspectos negativos que ocorrem frequentemente nestas reuniões e que devem ser eliminados são:

• Os membros da equipe com status inferior geralmente sempre concordam com as opiniões de membros de um status mais elevado, privando assim a equipe da sua contribuição. Na equipe todos somos iguais.
• Com o transcorrer da reunião muitas vezes perdemos de vista o objetivo principal dele. Isso retarda o processo e pode causar alguma informação que possa ser útil. Devemos evitar divagar e ficar atentos no assunto principal.
• Normalmente as equipes, uma vez que têm o problema, são dedicados a remediá-lo, eliminando as etapas de análise do problema e formulação de alternativas. Isso consequentemente leva a uma solução facilmente alcançável, mas geralmente inadequada.
• Algumas participantes muitas vezes usam o tempo para estabelecer relações com outros membros (fofocar ou falar de assuntos nada a ver).
• O lugar de celebração da reunião deve ser adequado, facilitando a participação de todos os assistentes.

Muitas vezes o que acontece é um processo cíclico que vai aumentando. Quando uma reunião não sai como o esperado, as expectativas para a próxima não são nada boas, e, claro, o resultado é pior do que o último. Ao invés disso, quando em uma reunião é alcançado um bom resultado, os participantes levam uma boa impressão e se preparam melhor para a próxima. Além disso, durante o transcurso das mesmas as pessoas tendem a estar mais atentas e colocar mais interesse.

Em qualquer evento que participe mais de uma pessoa é preciso tomar algumas notas, mas adequadamente detalhadas. Os detalhes dos eventos são rapidamente apagados da memória. Boas anotações ajudam a evitar erros de interpretação em termos de quem tem algo a fazer ou como isso deve ser feito. Assim você pode evitar erros, confusões e opiniões conflitantes. Tomar notas por tomar é inútil, deve ser feito de forma criteriosa e para poder ter uma visão clara do acontecido na reunião.

Normalmente, a formação de Equipes de Melhoria nos departamentos ou áreas de uma empresa e o estabelecimento de reuniões regulares muitas vezes é promovido pelos chefes ou gerentes. Infelizmente, isso faz com que os encontros sejam dirigidos pelos mesmos, geralmente impondo a sua autoridade e tira proveito delas para expor seus empregados que fazem coisas erradas ou deveriam melhorar.

Obviamente este não é o objetivo das reuniões, e, portanto, deve ser evitado. Se você quer que os trabalhadores participem, pensem, contribuam para a melhoria e, geralmente, se envolver, eles não devem ser tratados de forma autoritária, e sim ser atribuída alguma responsabilidade a cada um. Provavelmente os chefes, devido à sua maior formação ou experiência, podem ser mais adequados para a gestão e coordenação destas reuniões, mas se não dermos esta oportunidade para outros membros da equipe, não seremos capazes de extrair o máximo deles, sendo também, em muitos casos, válidos para efetuar esta mesma tarefa.

Portanto, o ideal é que em cada reunião uma pessoa diferente tenha essa responsabilidade. Isso não exime da responsabilidade os outros participantes, como comentado no ponto anterior os aspetos mais importantes e coisas para evitar. Deve-se mantê-los em mente o tempo todo, por todos os participantes, e não apenas o condutor da reunião.

O diretor será responsável por tomar notas para mais tarde elaborar a ata da reunião. Ele também é quem terá sido responsável por notificar os outros membros, a convocação da reunião e fornecer a documentação necessária. É importante que os participantes tenham tempo para refletir sobre as questões do encontro semanal. Isso não significa que os outros participantes não possam fazer anotações sobre os aspectos que consideram oportunos e importantes.

As atas das reuniões servem para controlar o desenvolvimento das mesmas, verificando que está sendo feito corretamente e uso do tempo. Elas também servem para envolver os membros; tendo a responsabilidade de elaborar um relatório, que deve ser entendido pelos outros participantes, faz com que a gente fique mais atento à reunião. Finalmente, as atas podem ser usadas para informar os membros das equipes que não podem comparecer.

O perfil de um bom diretor de uma reunião de negócios pode ser descrito como tolerante, aberto, adaptável a diversas situações, democrático e construtivo. Ou seja, evite ser dogmático, desconsiderado, destrutivo ou perseguidor. Ele deve de ser organizado, sintetizador, informador e empático. Não se deve esconder as informações relevantes nem deve divagar ou falar excessivamente. Finalmente, deve ser sensível aos sentimentos dos outros, mostrando-se colaborador, sociável e autoconfiante, sem a pretensão de ser protagonista.