Gestão de tempo: estou fazendo da maneira correta?

Imagine a seguinte situação: você chega atrasada no trabalho e descobre que tem mais tarefas para resolver do que imaginava - reuniões com clientes que não lembrava, relatórios atrasados, enfim. Isso acontece com frequência com você? Então está na hora de aprender algumas estratégias para fazer uma gestão de tempo mais eficiente.

O tempo é um recurso finito e, ainda assim, imaterial. O que está em jogo, então, é como distribuir suas tarefas no tempo de trabalho que você tem. Assim, para gerir seu tempo e tero máximo de produtividade do dia, você precisa gerir sua rotina de trabalho. É uma tarefa que requer muita organização, mas, com disciplina e foco é possível alcançar todos os seus objetivos satisfatoriamente.

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Por que não consigo gerir meu tempo?

Quando colocamos nossa rotina de trabalho no “automático”, esquecendo de pensar em processos e prioridades, acabamos contribuindo com diversos fatores que fazem com que nosso tempo não renda. Diversos sinais são perceptíveis quando isso começa a acontecer. Listamos os principais abaixo:

1. PROCRASTINAÇÃO

Procrastinar é o maior vilão da má gestão de tempo. Quando as pausas, como o ócio criativo, acabam saindo do controle, passamos a usar mais tempo que o necessário para resolver nossas tarefas, acumulando afazeres ao final dos prazos.Um dos grandes equívocos é deixar a tarefa mais chata ou difícil para o final do dia, dificilmente será feita. Comece pela mais desafiadora.

2. DISTRAÇÕES

O celular vibrando de cinco em cinco minutos e as atualizações das redes sociais em tempo real fazem você se distrair, e o tempo que você leva para se concentrar novamente faz diferença no fim do dia.

3. FALTA DE OBJETIVOS

Objetivos são a base de um bom planejamento estratégico. Tendo-se isso, a gestão de tempo se torna uma consequência natural. E quando falamos de objetivos, estamos pensando também nos objetivos da empresa: sem eles, é difícil delegar tarefas corretamente, deixando os funcionários “sem saber o que fazer”, nem como ou quando, atrapalhando a produtividade.

4. SER MULTITAREFA EM EXCESSO

Ser multitarefa e saber fazer muitas coisas é uma ótima qualidade aos olhos do mercado de trabalho. Mas tudo em excesso é danoso: ser multitarefa sem filtro faz você não se dedicar 100% a nada, tirando a qualidade do seu trabalho e ocasionando em retrabalho, um gasto de tempo desnecessário. É importante reconhecer suas habilidades e direcioná-las para realizar as atividades que precisam ser feitas.

5. SUBESTIMAR O TEMPO E OS PRAZOS

Independente de estar num cargo de liderança ou na execução, você conhece a equipe que tem. Subestimar o tempo ao perceber falhas no processo, achando que “tudo dá certo no fim”, é outra das principais causas de atraso na gestão de tempo. O fato de já ter realizado uma tarefa em 40 minutos não significa que conseguirá realizar uma tarefa parecida no mesmo tempo, existem diversas influências na sua produtividade.

5 dicas que irão te ajudar na gestão de tempo

Aprender a gerir as tarefas ao longo do tempo disponível é uma tarefa que exige organização e, principalmente, processo. Confira abaixo um passo a passo simples mas eficiente para fazer seu dia render ao máximo, sem se tornar pesado ao final do dia:

1. PLANEJAMENTO

Primeiramente, você precisa ter claro os seus objetivos, bem como os da empresa, e realizar um planejamento. Você pode usar desde calendários até planilhas, como a do sistema Kanban, que separa as atividades entre pendentes, em execução e finalizadas. O método, aqui, é de sua preferência: o importante é ter um espaço visual onde consiga organizar quais as atividades devem ser entregues de acordo com o dia e a hora. Já indicamos algumas ferramentas neste e-book aqui.

2. PRIORIZAR

Depois de organizadas todas as tarefas, você precisa separá-las em ordem de prioridade. Prioridade só existe uma, e assim que terminamos ela, vamos para a segunda, e assim por diante! Ninguém consegue resolver todos os problemas e obrigações de uma única vez ou ao mesmo tempo. Então é essencial que você separe-os em PA (prioridade alta, emergenciais), PM (prioridade média, circunstanciais) e PB (prioridade baixa, atividades importantes), e as solucione uma por vez. Existem gerenciadores de tempo como o Toggl, que ajudam a monitorar o tempo de cada atividade pra te ajudar no planejamento de atividades.

3. DELEGAR TAREFAS

Ainda que você tenha todas as atividades organizadas e realize uma por vez, dificilmente dará conta de tudo. Por isso, você precisa dividir suas tarefas, delegá-las à sua equipe de modo a extrair o melhor de cada funcionário ou par.

4. COLABORAR

Após delegada as tarefas, se envolva, participe. Se a tarefa for separada apenas para diminuir o volume de trabalho, cada etapa sairá com a marca pessoal de um funcionário específico, diminuindo a qualidade. É importante que, por mais que a cada um tenha sido definida uma tarefa, todos trabalhem juntos em constante comunicação.

5. AUTOMATIZAR

Replicar situações de sucesso são necessárias para a boa gestão de tempo. Isso torna o processo automatizado e dinâmico, o que dificilmente fará você ou sua equipe perderem prazos.

Como uma coach pode te ajudar?

Para organizar suas demandas e atingir suas metas com sucesso e dentro do prazo, invista em  uma coach. Com a ajuda da Natália Folco, você terá um atendimento personalizado para traçar as melhores estratégias para você conseguir desenvolver a melhor gestão de tempo para sua rotina de trabalho. Agende já uma sessão de mapeamento de objetivos profissionais!