Gestão do tempo e produtividade

Há no mundo corporativo uma busca constante pelo alcance de prazos de entregas e metas. E o segredo para esse alcance pode estar na gestão do tempo e produtividade. 

A gestão do tempo é o processo que envolve o planejamento, a execução e o controle sobre o tempo que é gasto com atividades, e, quanto melhor for conduzido esse processo, melhor será sua produtividade. Por isso, esses conceitos estão diretamente relacionados, ou seja, quanto melhor for a sua gestão do tempo, maiores serão as chances de cumprir prazos e alcançar metas. 

Se você não disse, você provavelmente já escutou frases como “gostaria que meu dia tivesse mais algumas horas” ou “não entendo como não consigo cumprir minhas tarefas, não parei um minuto!”. Essas situações além de cansaço geram um sentimento de frustração e podem ser um sinal de que você não está fazendo uma boa gestão do seu tempo!    

Por outro lado, entregar tarefas no prazo, evita o acúmulo de atividades, novos atrasos, estresse e ainda permite tomar decisões mais assertivas. 

Mas como podemos melhorar a gestão do tempo? Aqui vai algumas dicas:

- É preciso identificar o que chamamos de “ladrões do tempo”, são fatores que desviam nosso foco e interrompem as atividades, e além disso, precisamos de mais tempo para concentrar e voltar ao ritmo da tarefa. Dentre eles, podem estar: redes sociais, falta de foco e concentração nas reuniões, a verificação constante de e-mails e WhatsApp;

- Planeje e defina prioridades: é preciso definir a prioridade das suas atividades. Uma técnica muito utilizada é o ABC de prioridades, em que você classifica suas tarefas da seguinte forma: A para tarefas que precisam ser feitas imediatamente, pois é de importância crítica; B para tarefas que são importantes, mas que não precisam ser realizadas imediatamente; C para tarefas que devem ser feitas, mas não exige urgência;

- Faça uma atividade por vez. Por muitas vezes, com o objetivo de aumentar a produtividade executamos duas tarefas ao mesmo tempo. No entanto essa atitude divide sua atenção, “quebra” a sua linha de raciocínio constantemente e seu desempenho piora;

- Utilize bem seu horário nobre! Horário nobre é aquele período que você sente que desempenha melhor suas atividades. Esse horário é individual, pois para algumas pessoas é a tarde, outras pela manhã e outras a noite. Saber em qual horário você é mais produtivo vai te ajudar a realizar aquelas atividades que merecem mais atenção;

- Diga não quando for preciso! Pode ser difícil dizer não em algumas situações, no entanto se você desconhece o trabalho que deve ser realizado, se sabe que não cumprirá os prazos ou que os resultados não serão satisfatórios a melhor saída é ser franco e negociar os prazos de maneira honesta!

Não é impossível melhorar a gestão do tempo e a produtividade, para tanto é necessário realizar algumas mudanças de hábitos diários. Que tal começar por essas dicas simples e práticas?

Scheila Lagass

Especialista em gerenciamento de projetos, PMP, PRINCE2 Practitioner, Gestora de projetos da Lifepet.