Gestão do tempo em projetos e processos

Gestão de tempo

O tema do artigo de hoje é a gestão eficiente e eficaz do tempo.

Dentre os fatores limitantes em projetos dos mais variados tipos e tamanhos e também em processos rotineiros o tempo disponível e o seu melhor aproveitamento se destaca como a principal vantagem competitiva ou o principal fator limitante para as entregas nos prazos pre determinados seja com os agentes internos, externos, stakeholders e partners.

Falando da área em que atuo ha anos, a área financeira e em especial planejamento e controle financeiro de curto, médio e longo prazos, uma gestão adequado de tempo é a certeza de entregas nos prazos pre acordados e com qualidade.

Para isso é necessário em primeiro lugar conhecer em detalhes qual é a entrega a ser feita, para quem, em qual momento e em qual nível de detalhe evitando assim surpresas de ultima hora e desperdício de tempo focando esforços na direção errada.

Como segundo passo cito 4 pontos principais: mapeamento dos processos e atividades envolvidos para a execução da entrega ( ja entendida no item anterior), mapeamento do tempo necessário para a execução destas atividades citadas vs o mapeamento do tempo efetivamente utilizado no dia a dia nestas mesmas atividades ( note que podem ser diferentes o que indica problema!). O quarto ponto é conhecer sua equipe e adequa-la da melhor maneira para que os prazos sejam cumpridos. Conheça bem os pontos fortes de cada um do time e distribua as atividades buscando otimização. Ok isso não é fácil pois normalmente as equipes de finanças tendem a ser mais homogêneas, faltando perfis que sejam mais juniores ou mais seniores, e principalmente mais focados em pontos específicos dos processos , sendo assim ao montar ou adaptar o time tenha em vista as necessidades reais de sua gerencia/ diretoria. ( e de sua entrega)

Uma vez com o real entendimento das entregas, com o mapeamento correto dos processos e etapas realizadas e das adaptações necessárias para que sejam mais ágeis, e com um time bem estruturado mitigamos muito os riscos de entregas fora do prazo.

Outro conselho é: acompanhe o andamento das atividades è praticamente imprescindível no inicio do projeto ou por exemplo no processo orçamentário ou de forma mais rotineira que no início do mês seja montado um cronograma com prazos pré definidos - feito em conjunto com os envolvidos… e ai ir monitorando seu andamento. (Real vs Orçado). Quem executa pode monitorar e sinalizar os desvios e acima de tudo incentive a transparência com o seu time para que eles compartilhem sempre qualquer novo risco identificado e que assim novas e necessárias ações possam ser tomadas a tempo de evitar falhas, retrabalhos e atrasos.

Gerenciar corretamente o tempo é um grande e desafiador diferencial!