GUIA COMPLETO DA GESTÃO DE CONSULTÓRIO ODONTOLÓGICO

Introdução

Montar um consultório odontológico é o sonho de muitos dentistas. Não é à toa: abrir a própria empresa pode ser o primeiro passo para conquistar a tão sonhada independência financeira  e ter mais tempo para curtir a família e os amigos. Para abrir uma clínica odontológica de sucesso, no entanto, é importante se planejar e conhecer o passo a passo para começar o negócio e fazer uma boa gestão da empresa. E é isso que traremos para você no post de hoje! Nas próximas linhas, vamos falar sobre os erros mais comuns na administração de clínicas odontológicas e tudo o que deve ser feito para evitá-los. Você também saberá como anda o mercado de odontologia e descobrirá os desafios e oportunidades que a área reserva para profissionais e gestores. 

A contratação de funcionários é outro ponto importante. Você verá dicas de como escolher a melhor equipe e cuidados que deve tomar na hora de selecionar potenciais candidatos. A gestão financeira merece atenção. É preciso ficar atento a aspectos como separar despesas pessoais e corporativas, registrar todas as receitas e despesas e, ainda, contar com a ajuda de um software de gestão para manter a administração do negócio em dia. 

Conquistar novos clientes é outro ponto importante. Para auxiliá-lo nesta tarefa, vamos mostrar algumas práticas de marketing que ajudarão a aumentar sua carteira de pacientes e, também, a fidelizá-los, para que eles sempre voltem a frequentar seu consultório odontológico para realizar os mais diversos serviços. 

Por fim, você conhecerá algumas vantagens de optar por uma franquia na hora de abrir sua clínica de odontologia, como ingressar no mercado com a força de uma marca consolidada por trás, contar com todo o suporte operacional necessário e, ainda, ter acesso a assessorias jurídica, tecnológica e de imprensa. 

Continue acompanhando e confira o nosso guia completo da gestão de consultório odontológico:

4 erros mais comuns na administração de clínicas odontológicas

Antes mesmo de abrir seu próprio consultório odontológico, é essencial conhecer os erros mais comuns na administração das clínicas para, assim, não cometê-los e comprometer o sucesso do seu negócio. 

Entre os principais deslizes cometidos pelos dentistas na hora de gerenciar o consultório estão minimizar a importância do trabalho das recepcionistas, focar mais nas metas a serem batidas do que na qualidade dos atendimentos, estender demais o tempo de consulta e, ainda, descuidar da gestão financeira do negócio.

Confira os 4 erros mais comuns na administração da clínica odontológica e como evitar cometê-los:

Minimizar a importância do trabalho das recepcionistas

Recepcionistas e/ou secretárias são peças fundamentais no dia a dia de um consultório odontológico. São as profissionais responsáveis por fazer o agendamento de pacientes, confirmar as consultas marcadas e, ainda, controlar pagamentos e reposição de materiais, por exemplo.

Apesar da importância dessa equipe de apoio, muitos dentistas não dão o devido valor para essas figuras que, consequentemente, ficam desmotivadas e podem até mesmo afastar os clientes da sua clínica. Evite esse equívoco valorizando as profissionais e oferecendo o treinamento necessário para que elas possam desempenhar suas funções com qualidade.

Focar nas metas e esquecer da qualidade nos atendimentos

Assim como acontece com empresas dos mais diversos segmentos, um consultório odontológico também tem metas a serem batidas: de atendimentos, faturamento etc. Não perder esses números de vista é desejável. No entanto, é um grande erro focar apenas em metas e esquecer de prestar um atendimento de qualidade. A qualidade do serviço do consultório é o seu maior bem. Cuide dele com carinho!

Estender demais o tempo das consultas

Se focar apenas nas metas é ruim, estender demais o tempo de cada consulta também não é indicado. Quando isso se torna um hábito, os clientes que estão na sala de espera ficam irritados por esperarem horas a fio para serem atendidos. O segredo para não cometer esse deslize é manter uma agenda organizada, evitar encaixes de última hora e respeitar o tempo máximo de atendimento para cada paciente. 

Descuidar da gestão financeira

É comum que dentistas continuem voltados para o aspecto operacional do negócio mesmo quando viram empresários. Atender bem os clientes e oferecer para eles o melhor serviço deve ser prioridade, claro, mas nem por isso se deve descuidar da gestão financeira do consultório. É importante que, como gestor, o dentista se envolva em toda tomada de decisão financeira da empresa, controlando as entradas e saídas de caixa e planejando o futuro financeiro da clínica. Para não cometer esse erro, reserve pelo menos uma hora do dia de trabalho para fazer a gestão financeira do seu consultório odontológico, analisar o fluxo de caixa e planejar o futuro da empresa. 

O mercado de odontologia

Mesmo em tempos de crise, o mercado de odontologia está em franca expansão. Segundo o Ministério da Saúde, 3 em cada 10 brasileiros nunca fez uma visita sequer ao dentista. De acordo com a Agência Nacional de Saúde (ANS), 35% da população do Brasil precisa de atendimento ortodôntico. A oferta de profissionais também é vasta. Segundo dados do Conselho Federal do Odontologia (CFO), hoje são mais de 270 mil cirurgiões-dentistas no país.

As oportunidades na área existem, assim como profissionais qualificados para aproveitá-las. No entanto, para se destacar no mercado, é preciso se sobressair em relação à concorrência, buscar uma especialização e não deixar de considerar sair dos grandes centros, em que há um número considerável de profissionais atuando. Fora das metrópoles, há carência de bons profissionais e clínicas, o que pode reservar grandes oportunidades para sua empresa.

Para se destacar no mercado de odontologia, outro ponto importante é oferecer a maior gama de serviços possível para seus clientes em um só lugar. Clareamento dentário, ortodontia e implante dentário, por exemplo, são especialidades em que há muita demanda por parte dos clientes e não podem ficar de fora do seu consultório odontológico. 

Contratando funcionários

O processo de contratação de funcionários é essencial para o sucesso do seu consultório odontológico. Por isso, neste capítulo vamos dar dicas que poderão ajudá-lo a escolher os melhores funcionários para compor a equipe da sua clínica e trabalhar junto com você para que a empresa seja um sucesso e conquiste cada vez mais clientes. Confira:

Defina os perfis que você busca

Antes mesmo de partir para a seleção de currículos e entrevistas, é importante ter em mente quais são os perfis de profissionais que você busca para ocupar determinadas funções. Defina quais são as qualificações que você procura para cada área e, ainda, a personalidade e estilo de trabalho que deseja. Isso tornará o processo de seleção bem mais fácil. 

Você pode definir, por exemplo, que quer contratar uma recepcionista que tenha, pelo menos, ensino médio completo, experiência anterior em consultórios odontológicos e, ainda, que seja comunicativa e organizada. Com isso em mente, você já pode descartar candidatos que não se encaixem no perfil.

Peça indicação a sua rede de contatos

Amigos de faculdade e ex-colegas de trabalho podem oferecer indicações valiosas para compor a equipe do seu consultório odontológico. Eventos, como feiras e palestras da área, também são bons lugares para buscar potenciais profissionais para sua clínica. Analise os currículos com atenção, veja se as qualificações são as que você procura e não deixe de checar as referências.

Não se esqueça da equipe de apoio

Além de recepcionista e dentistas, para montar um consultório odontológico de sucesso é preciso ter uma equipe de apoio. Assim, você não precisará perder suas valiosas horas para lidar com questões como ações de marketing, pagamento de impostos e questões jurídicas, por exemplo. O ideal é partir para a terceirização de serviços que não são ligados ao seu core business, como marketing, contabilidade, jurídico e limpeza.

4 dicas de sucesso para fazer a gestão financeira da clínica odontológica

Uma gestão financeira eficiente é parte fundamental para o sucesso de uma clínica odontológica. Entre os pontos que devem ser observados na hora de gerenciar as finanças estão: não misturar as despesas pessoais com as do consultório, registrar corretamente todas as movimentações financeiras, cortar gastos supérfluos e contar com a ajuda de um software de gestão. Veja as dicas para cuidar da gestão financeira da sua clínica odontológica:

Não misture as despesas pessoais com as da empresa

A regra de ouro no mundo dos negócios — embora muitas vezes seja esquecida por empresários iniciantes — é nunca misturar as despesas pessoais com as corporativas. Não use o dinheiro da empresa para pagar suas próprias despesas e vice-versa. Tenha contas separadas e estabeleça um pró-labore para você e, se for o caso, para seus sócios.

Registre todas as movimentações financeiras

Para manter as finanças do consultório odontológico em dia, é importante registrar todas as entradas e saídas de caixa da empresa. Mesmo pequenas despesas devem ser computadas e devidamente categorizadas. Assim, você sabe com facilidade quais são as maiores fontes de receita do seu consultório e onde estão os maiores gastos da empresa. Essas informações são essenciais na hora de definir onde é preciso cortar custos e/ou realizar investimentos.

Corte gastos supérfluos

Toda empresa tem despesas que não são exatamente necessárias. Ao fazer uma gestão financeira eficiente, você consegue identificar em que áreas estão os gastos supérfluos e pode trabalhar para reduzi-los ou, até mesmo, cortá-los.

Use um software de gestão

Para não perder tempo com o gerenciamento financeiro do consultório odontológico, aposte no auxílio de um software de gestão. Isso evita que você perca tempo valioso procurando anotações em papel ou em planilhas manuais, que não são nada práticas e podem conter muitos erros.

São várias as opções de software disponíveis no mercado, muitos com funcionalidades voltadas para clínicas médicas. Faça uma pesquisa, selecione as opções que mais atendam às suas necessidades e verifique pontos como preço e suporte prestado pelo fornecedor.

Atraindo a clientela: 5 práticas de marketing para conquistar novos pacientes

O sucesso de uma clínica odontológica passa também por conquistar novos pacientes. Para alcançar esse objetivo, é indispensável investir em práticas de marketing. Entre as ações que você não pode deixar de fazer, estão: investir em uma identidade visual, praticar uma comunicação sólida e constante, usar o marketing digital a seu favor, estar onde seus potenciais clientes estão e oferecer algo que motive as pessoas a conhecerem os serviços oferecidos pelo seu consultório odontológico.

Veja 5 dicas práticas de marketing para conquistar novos pacientes:

Tenha uma identidade visual

Ter uma identidade visual, com logomarca, slogan, cores e tipografia definidas, faz toda a diferença. Ao criar uma cara para sua marca, você faz com que seu consultório seja rapidamente reconhecido por potenciais clientes. É importante aplicar essa identidade em todos os materiais e canais de comunicação da sua clínica odontológica, sejam eles on-line ou off-line. Ficha para cadastro de pacientes, site, blog, redes sociais e afins — todos devem estar devidamente padronizados com a marca e cores da sua empresa.

Comunique-se!

Ter uma identidade visual é passo importante para a profissionalização e gestão de consultório odontológico. No entanto, para conquistar potenciais clientes, é necessário ir além e fazer com que sua marca seja realmente vista. Para isso, estabeleça comunicação constante e sólida com o público que, no futuro, pode frequentar sua clínica. E-mail marketing, folhetos e cartões estão entre os materiais que podem ser feitos com esse intuito.

Aposte no marketing digital

O marketing digital é uma forma boa, bonita e barata de tornar sua marca conhecida e, assim, chegar até os seus potenciais clientes. O investimento deve começar por um site profissional, que contenha todos os serviços oferecidos pelo seu consultório odontológico e informações de contato. As redes sociais também merecem sua atenção. Crie um perfil em sites como Facebook e Twitter e use esses canais para divulgar novidades, promoções e, principalmente, estabelecer um canal direto com clientes.

Esteja onde seus potenciais clientes estão

Marcar presença na internet é essencial, mas, além disso, é importante estar em todos os lugares em que estão seus potenciais clientes. Liste empresas com as quais você pode firmar parceria e divulgar seus materiais promocionais e não deixe de investir em uma assessoria de imprensa para conseguir divulgar sua empresa em matérias de sites, jornais e revistas.

Marketing de Relacionamento e a fidelização de clientes

Em linhas gerais, a empresa que pratica o marketing de relacionamento lança mão das mais diversas ações para se manter presente na vida do cliente e, assim, fidelizá-lo. São várias as práticas que você pode adotar para manter sua clínica odontológica viva na memória dos seus clientes. Confira:

Preze pelo melhor atendimento

Oferecer um serviço de qualidade é pré-requisito para um consultório odontológico de sucesso. Mas, para se destacar e realmente fidelizar  seus clientes, você precisa ir além, prestar um atendimento de excelência e oferecer para as pessoas um ambiente de qualidade, limpo e equipado.

O atendimento de primeira começa no primeiro contato, com uma recepcionista educada, atenciosa e capacitada para fornecer para o cliente todas as informações que ele precisa. O segundo passo é proporcionar uma experiência agradável quando o cliente chega à sua clínica, com iluminação adequada, sofás confortáveis e mimos como revistas dos mais diversos assuntos. A regra é simples: trate seus clientes como você gostaria de ser tratado em um consultório.

Ofereça uma comunicação personalizada

Cada cliente é único e, para fidelizá-lo, é preciso tratá-lo como tal. Para isso, invista em uma comunicação personalizada, em que cada pessoa é tratada pelo nome. Além disso, envie materiais segmentados, adaptados ao perfil de cada cliente.

Uma pessoa que frequenta a clínica para fazer clareamento dentário, por exemplo, não precisa receber os mesmos materiais que os clientes frequentes de ortodontia. Conheça o histórico de cada cliente, suas preferências e envie as comunicações mais adequadas para cada um deles.

Capacite sua equipe

Realizar treinamentos constantes com a equipe é cuidado essencial para fidelizar os clientes e garantir que eles sempre voltarão a usar os serviços do seu consultório odontológico.  Cursos de gestão, de vendas, atendimento e, até mesmo conteúdo mais técnico, fazem a diferença. Ao adquirir mais conhecimento, o time estará preparado para explicar para o cliente tudo o que ele precisa saber, além de transmitir muito mais segurança.

Mostre para o cliente que você se lembra dele

Fidelizar é manter o cliente sempre junto da sua empresa. Para atingir esse objetivo, uma prática muito eficaz é mostrar para antigos pacientes que você lembra deles, sabe do que eles gostam e do que precisam. Mesmo pequenas surpresas, como um brinde no dia do aniversário, por exemplo, conquistam as pessoas, que se sentem queridas e valorizadas.

As vantagens de uma franquia

Considerar optar por uma franquia na hora de abrir seu consultório odontológico reserva diversas vantagens. Experiência de mercado da franqueadora, visibilidade da marca na mídia, suporte e consultoria, aparato tecnológico à disposição e treinamento para franqueado e seus funcionários estão entre elas. Veja as vantagens de optar por uma franquia como modelo de negócio:

Experiência de mercado

Uma das grandes vantagens de optar por uma franquia ao decidir abrir seu consultório odontológico é poder contar com a experiência de mercado da franqueadora. Como já está há mais tempo na estrada, a empresa pode ajudar seus franqueados a superar os desafios do mercado e a ressaltar seus diferenciais.

Visibilidade da marca

Por ter vivência de mercado e, consequentemente, uma marca reconhecida, a franqueadora empresta para seus franqueados a visibilidade e reconhecimento na mídia. Na prática, isso quer dizer que sua empresa já será reconhecida por potenciais clientes antes mesmo abrir as portas e fazer o primeiro atendimento.

Suporte e consultoria

Um dos grandes diferenciais do modelo de franquias é o suporte oferecido para os franqueados. Ao ingressar em uma rede, o empresário recebe consultoria em áreas como marketing, comunicação e finanças. O suporte operacional é outro ponto importante: há equipe dedicada para o esclarecimento de dúvidas e acompanhamento em processos vitais, como escolha do ponto comercial.

Tecnologia

Começar a empresa com a possibilidade de contar com um aparato tecnológico a seu dispor é um diferencial e tanto — e isso é possível ao aderir ao modelo de franquias. Call center, sistemas próprios, business intelligence e a possibilidade de fazer agendamentos online são alguns dos recursos que algumas franqueadoras oferecem.

Treinamento

Cursos de gestão e treinamentos iniciais em todas as áreas relativas ao negócio são alguns dos benefícios que a franqueadora oferece para seus empresários franqueados. Além de aulas para o gestor, as empresas também oferecem cursos online e presenciais para seus funcionários, além de reciclagem e capacitação contínua.

Conclusão

A gestão de consultório odontológico é uma tarefa complexa, que vai exigir muito de você. Apesar de todos os desafios que ter a própria empresa envolve, esse é o primeiro passo para conquistar sua independência financeira e ter o tempo que você precisa.

Para ter sucesso na empreitada, planejamento é essencial. Por isso, não deixe de considerar os erros mais comuns cometidos por quem abre uma clínica na área e avaliar a atual situação do mercado.

A contratação de funcionários é outro ponto que merece sua atenção. Certifique-se de que os profissionais estão alinhados com o que você busca e compartilham da mesma filosofia que você deseja implementar na sua empresa. A gestão financeira pode parecer complicada no começo, mas com a prática, tudo ficará mais fácil.

A comunicação e o marketing também serão grandes aliados na busca e fidelização de clientes. Use-os a seu favor para tornar o seu negócio ainda mais profissional

Se você está considerando abrir um consultório odontológico não deixe de considerar a possibilidade de aderir ao modelo de franquias. Além de contar com toda a experiência e know-how de uma franqueadora com anos de mercado, optar por essa modalidade é garantia que você terá todo o suporte necessário para montar e operar sua clínica.

Gostou desse conteúdo? Não deixe de ler o nosso manual completo de como abrir um consultório odontológico.