A importância da comunicação no projeto eSocial

Para a realização de qualquer projeto, pessoas precisam se comunicar e entender como deve ser realizada cada uma das atividades para cumprir todos os objetivos de tempo, custo e escopo e entregar um projeto com sucesso.

Para o eSocial é importante compreender o processo de comunicação e saber utilizá-lo para vencer as barreiras da comunicação que certamente surgirão à medida em que pessoas forem envolvidas. 

O processo de Comunicação

 O processo de comunicação pode ser representado pelo modelo emissor-receptor conforme figura abaixo:

A mensagem significa conteúdo, aquilo que é dito, escrito ou transmitido por símbolos ou sinais, e seu objetivo é gerar reações e comportamentos. Ela pode ser transmitida pela voz, por um texto, por meio de um desenho, por gestos, movimentos e expressões faciais ou por meios eletrônicos. (Chaves, et al,2012).

O emissor é o componente que conhece e emite uma mensagem que será codificada para ser transmitida pelo canal escolhido e decodificada e recebida pelo receptor. A comunicação será eficaz se atingir seu objetivo e produzir uma resposta (Feedback) desejada do receptor.

A codificação é a maneira ou forma pela qual a mensagem se organiza e que pode ser entendida pelo emissor e pelo receptor.

O canal de comunicação é o meio, físico ou eletrônico, que vai garantir a circulação da mensagem entre o emissor e o receptor. Estes canais podem ser:

• Formais: que usam processos estruturados e diretivos e são produzidos de acordo com regras e padrões determinados. Por exemplo: memorandos, e-mails, politicas, instruções normativas e relatórios de progresso.
• Informais: utilizam se de encontros face a face, telefonemas e mensagens orais. E podem contribuir decisivamente para o sucesso dos projetos, principalmente agora com o eSocial.

O receptor é o destinatário da mensagem, aquele que receberá a informação e a interpretará. Quanto maior a familiaridade que o receptor tiver com a mensagem recebida, melhor será seu entendimento.

Nem sempre a troca de informações será bem-sucedida. Os ruídos são os elementos que perturbam, dificultam a compreensão e interferem na transmissão de uma mensagem. Podemos citar como exemplos: erros de escrita e de interpretação, voz baixa ou rouca durante uma conversa, a falta de atenção do receptor, siglas e códigos não familiares a todos.

O feedback é a informação que o emissor recebe de volta do receptor após o envio da sua mensagem. Serve para avaliar os resultados da emissão, e ajuda a saber se a mensagem enviada foi entendida ou não. Sem o feedback o emissor não saberá se a sua mensagem foi recebida, e o mais importante, entendida pelo receptor.

Os vários canais de Comunicação

A comunicação pode acontecer por vários canais de comunicação e cada um deles apresentará suas vantagens e desvantagens durante o uso. 

A comunicação oral acontece em reuniões, conversas face a face, entrevistas, telefonemas, conferências e apresentações. Neste tipo de comunicação a interação entre as partes é grande e o feedback imediato, permitindo desta maneira que a comunicação seja mais eficaz.

A comunicação escrita vem dos documentos impressos, manuais, cartazes, folhetos. Permite consultas sempre que for preciso e a mensagem é a mesma para todos os receptores. Este tipo de comunicação não permite um feedback imediato nem consultas para tirar dúvidas da mensagem recebida.

A comunicação eletrônica permite que um grande volume de informações seja enviado de uma única vez, com muita velocidade. Este tipo de comunicação acontece pela internet, por e-mails e por outros meios de comunicação que utilizam computadores e outras tecnologias eletrônicas para acontecer. O emissor envia por este meio uma mensagem de texto simples, um grande volume de informações com imagens, textos e vídeos e pode fazer videoconferências, com debates ao vivo com emissores e receptores interagindo. Mas este meio de comunicação depende muito da infraestrutura tecnológica para acontecer.

As barreiras da comunicação nas organizações

Os gestores que vão trabalhar com o eSocial precisarão interagir com pessoas, grupos e setores muito diversificados. Neste contexto, para ser bem-sucedido será preciso reconhecer as armadilhas que cada pessoa, grupos e setores podem representar para a comunicação e estabelecer “pontes “para passar por cima dessas dificuldades. O eSocial é um projeto que envolve e integra, principalmente, as seguintes áreas e pessoas da organização:

Essas armadilhas são barreiras que interferem e distorcem o processo de comunicação, e podem dificultar ou mesmo impedir o correto entendimento entre emissor e receptor. Essas barreiras, segundo (Chaves, et al,2012), podem ser de conhecimento, comportamentais, organizacionais e técnicas e as mais críticas envolvem indivíduos ou grupos com diferentes graus de habilidades e conhecimento técnico, localização geográfica dos envolvidos no projeto e as políticas e regras da organização. Se o gestor deseja um projeto do eSocial bem-sucedido, ele deve se preparar para lidar com essas barreiras que impedem que o fluxo de informações aconteça e que tem  impacto direto no projeto. Essas barreiras podem ser de:

• Conhecimento: vem da falta de conhecimento sobre o assunto a ser comunicado e o uso de tecnologias e linguagens técnicas não dominadas pelo emissor e receptor.

• Comportamentais: que podem ser vistas na desconfiança entre as partes, atitudes hostis ou preconceituosas, desinteresse, omissão intencional de fatos e informações, não saber ouvir e prejulgamentos.

• Organizacionais e técnicas: acontecem quando as organizações são inflexíveis ou excessivamente burocráticas, com excesso de regras, padrões e procedimentos; cultura organizacional que desestimula ou desfavoreça o processo de comunicação. E quando se possui equipamentos obsoletos, uso incorreto de padrões técnicos ou desconhecimento das tecnologias utilizadas internamente, unindo a versões conflitantes de sistemas informatizados, podemos dizer que temos também barreiras técnicas;

Mas o que os gestores podem fazer para vencer as barreiras a comunicação no projeto do eSocial?

• Saber e definir que tipo de informação deverá ser enviada e quem deverá receber tais informações em cada uma das áreas envolvidas no projeto;
• Facilitar o entendimento das informações, por utilizar uma linguagem clara e objetiva para todos os assuntos do eSocial;
• Evitar enviar mensagens com termos técnicos demais ou siglas e jargões que podem impedir que alguma atividade ou mudança possa acontecer no projeto;
• Conversar com os gerentes das áreas sobre todas as mudanças de sistemas, processos, políticas e pedir um feedback sobre cada uma das mensagens que foi enviada;
• Fazer apresentações sobre o eSocial, mostrar as mudanças que podem ocorrer a medida em que o projeto for acontecendo, reunir grupos ou áreas e ouvir e responder perguntas durante as apresentações;
• Não omitir problemas durante o projeto que tenham impactos nas áreas e nas pessoas envolvidas, pois é melhor saber pelo gestor que por terceiros dos problemas enfrentados pela área;
• Analisar todas as informações antes de serem enviadas, para evitar conflitos motivados por políticas e regras internas da organização;
• Ficar sempre disponível para eventuais dúvidas ou curiosidades do projeto eSocial dentro da organização;
• Fazer reuniões sempre que necessário durante o andamento das atividades e envolver todas as pessoas, grupos e áreas afetadas por alguma mudança de processos e sistemas para o eSocial;
• Saber utilizar os recursos tecnológicos adequados para cada situação de comunicação do projeto, para que a tecnologia empregada sirva de apoio e não obstáculo para o processo de comunicação;
• Avaliar constantemente o plano de comunicação elaborado para o eSocial e fazer alterações se necessário;
• Comunicar a medida em que o projeto for avançando para outros gestores e partes interessadas o progresso das atividades e aquilo que já foi entregue do projeto;
• Comunicar as áreas envolvidas o andamento do projeto, de tal forma que seja possível enxergar o andamento do projeto e o impacto deste em cada uma das pessoas, grupos e áreas do projeto;

O sucesso do eSocial depende da comunicação

Fazer a gestão da comunicação no eSocial é de vital importância para o sucesso do projeto. Este planejamento e gestão deve se ajustar ao ambiente organizacional, e não ser realizado como uma receita de bolo. Novamente, podemos dizer que será preciso conhecer cada uma das pessoas, grupos e áreas envolvidas e definir a melhor forma e periodicidade que elas precisam receber informações ou mesmo serem envolvidas nas atividades.

O eSocial vai mexer com diversas pessoas, informações e processos em áreas diferentes, o que faz a comunicação ganhar um papel importante para integrar essas áreas.

A adoção de um plano de comunicação entre as partes envolvidas e interessadas no projeto eSocial permite a integração das partes administrativas e técnicas do projeto, fazendo total diferença na execução de atividades, gestão de mudanças e mitigação dos riscos.

Sabemos que o eSocial assim como outros projetos gera mudanças na organização. Assim, é importante que todas as comunicações do projeto sejam monitoradas, para que as informações saiam corretas e completas para todas as pessoas, grupos e áreas envolvidas e no momento certo para cada fase ou etapa do projeto.

Existem pesquisas que comprovam que projetos bem-sucedidos estão diretamente ligados à boa comunicação entre os gestores do projeto e da organização com as outras partes envolvidas ou afetadas pelo projeto.

Agora pergunto a você, gestor envolvido no projeto:

Você já identificou os possíveis envolvidos e aqueles que precisam receber notificações do projeto em cada área  para colocar no seu plano de comunicação?

Já pensou na forma que essa comunicação será feita para cada uma das partes envolvidas e a temporalidade que deve ocorrer?

Já pensou em divulgar o projeto para toda a organização e depois divulgar também o andamento das atividades do projeto?

Se o projeto começou, muita coisa está mudando. Sabe para quem deve reportar as mudanças e o desempenho do projeto?

Como as pessoas, grupos e áreas estão recebendo as comunicações feitas? Precisa mudar alguma forma de comunicação?

O eSocial vai mudar com rotinas e processos, normas e culturas organizacionais, sistemas e prazos para envio das informações ao governo. 

Paralelamente o eSocial vai mudar pessoas, pois são elas que estarão a frente dessas mudanças. Isso mostra que o sucesso do eSocial dependerá de como foi feita a comunicação ao longo do projeto.

Autor: Ricardo Gabriel

Referências bibliográficas:

NETO, F.H.Gerenciamento da Comunicação em Projetos.
3ºEdição, FGV, Rio de Janeiro.197 páginas, 2014.

FUKUYAMA,K.D.,LOPES,A.P.,NADAE,J.,CARVALHO,M.M. Barreiras à comunicação:E suas influências no desempenho de projeto. Revista Mundo PM,Curitiba,PR.,p.10-19,fev/mar,2016