A IMPORTÂNCIA DA UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS DIGITAIS NO PROCESSO DE INOVAÇÃO EMPRESARIAL

O artigo em questão aborda a constante transformação das necessidades das organizações e profissionais trazendo oportunidade para implantação da cultura da inovação, atribuídos ao uso potencial do seu processo e consequentemente de metodologias e ferramentas digitais. Algumas ferramentas digitais como MIRO permitem a execução colaborativa, imersão de ideias e informações ao mesmo tempo numa só plataforma.

Os recursos avançados das ferramentas digitais além de promoverem agilidade, gestão, maior precisão e controle, contribuem para minimizar os custos, uma vez que facilitando a interação com o “usuário”, permitem ajustes e exclusões de futuros erros antecipadamente à execução, ainda no momento de confecção/criação.

O presente artigo cita ainda o quão determinantes são as ferramentas digitais no processo de inovação e na entrega de soluções realmente relevantes, eficazes e eficientes, uma vez que processos estratégicos e ágeis, alinhados a pessoas e outras variáveis importantes corroboram para o sucesso do faturamento e da própria relação com o cliente interno e externo (Saionara Côrtes).

O cenário empresarial

O estudo traz como prerrogativa encontrar soluções para ocorrências em cultura e processos organizacionais. Pontos extremamente discutidos e pauta constante do movimento mercadológico, que vem sofrendo impactos constantes de inúmeros fatores externos e internos à organização - é o mundo, o ser humano e o consumo em constante transformação.

Para este estudo foram mapeados alguns desafios, como a falta de liderança, gestão de pessoas e recursos, comunicação interna, tecnologia, gestão da informação, gestão e construção de conhecimento e relacionamento entre os colaboradores e terceiros. Todos esses e outros pontos do estudo são fortes variáveis de impacto e que comprometem diretamente a entrega eficiente do propósito e resultados das organizações.

Baseado nesses tópicos levantados, realizamos uma imersão utilizando como metodologia ferramentas de criatividade e inovação, incluindo as digitais, para construção de soluções cujo foco é explorar o processo de inovação e utilização dessas ferramentas digitais nas rotinas das organizações, dos processos, sua cultura e entrega dos serviços.

A importância do processo de inovação no diálogo sobre cultura e processos organizacionais

Levando em consideração o cenário nacional dos dias atuais, o qual enfrentamos uma crise político-econômica somada ao afastamento social, choque de valores, drásticas mudanças nos modelos de trabalho, gestão de gente, equipes e projetos, clima organizacional, mudança comportamental e de consumo, é notório o impacto na cultura, propósito e processos das empresas, que cada vez mais precisam se adaptar, se reinventar e criar soluções para manter e desenvolver pessoas e resultados em todo âmbito organizacional.

Nesse cenário, apostar em inovação é uma ótima forma de garantir uma maior qualidade e eficiência organizacional sobretudo diante de todas essas limitações anteriormente citadas.

No passado as mudanças nas organizações exigiam investimentos bem significativos, na atualidade, inúmeras companhias mudam suas histórias e progridem ainda mais devido ao avanço da era digital, que permite que a inovação esteja ao alcance não apenas de empresas que possuem vasto orçamento.

Atualmente o compartilhamento de informações, conhecimentos, tecnologia e até plataformas colaborativas, tornam o processo de inovação, que são necessários, acessíveis a todo tipo de empresa, independente do capital. Até na prestação de serviços de inovação, por exemplo, há uma interação de equipes, atuando para vários clientes através de um custo compartilhado, onde as soluções alcançam todas as empresas inseridas no projeto, independentemente da correlação entre elas.

Investir em processos de inovação podem contribuir com as organizações imersas nesse cenário, pois a inovação permite o desenvolvimento de soluções utilizando de diversos cenários, variáveis e metodologias, como: compartilhamento de informação, conhecimento e tecnologia, interação entre pessoas e equipes, utilização da criatividade como processo efetivo de construção de soluções, utilização dos novos modelos de interação e todas as decisão que a aprendizagem organizacional nos permita, utilização de novas metodologias com foco em gente, processos e resultados, entre outros. A inovação traz para a empresa dinamismo, praticidade, compartilhamento, envolvimento, engajamento, produtividade, performance e tomadas de decisões assertivas.

Como a utilização de ferramentas digitais contribuem para o processo de inovação

O processo de inovação em si já exige uma constante troca entre pessoas, processos, informações, conhecimento, entregas, prazos e outras variáveis necessárias para o desenvolvimento das soluções. Não podemos negar que a tecnologia existente nesse cenário contribui com todo o processo.

As ferramentas digitais surgem neste contexto para contribuir com a nova realidade das pessoas e das empresas através de sua infinidade de recursos, dinâmicos, automatizados e 100% alinhados com as demandas do cenário em discussão. A partir disso, são estabelecidos novas rotinas, processos e fluxos de trabalho que podem transformar o mindset das equipes e da própria organização e, consequentemente, impulsionar a inovação. Para isso, é fundamental contar com ferramentas e funcionalidades específicas que promovam fluxos de trabalho ágeis e seguros, viabilizando o desenvolvimento de novas habilidades e aperfeiçoamento.

Alguns dos valores, como: empatia e graça, estão sendo adotadas na cultura organizacional em tempos de pandemia, mais do que no passado (Laboratório Toxicologia Pardini, 2020)

Para as fases de análise, mapeamento global, ideação, conceituação, desenvolvimento e implementação da solução, priorizamos ferramentas intuitivas, colaborativas e dinâmicas para estabelecimento de soluções inovadoras com foco na melhoria da cultura e processos organizacionais.

Dados sobre inovação e digitalização das organizações

Como já citado anteriormente, o assunto aqui tratado é bastante atual, e por isso há uma enorme quantidade de pesquisas e estudos que mostram a real situação das organizações, profissionais e mercados em relação à temática. Vejamos alguns dados abaixo para exemplificar o cenário:

Grandes feiras e eventos trazem para o mercado de diferentes segmentos soluções e muita inovação, com o real propósito de transformação do mundo, das organizações e principalmente do desenvolvimento das empresas e profissionais. Na Feicon de 2022, evento do ramo da construção civil, mais de 700 empresas levam soluções baseadas em inovação para possibilitar obras mais eficientes e econômicas, somado a uma expectativa de aumento de 10% das vendas.

Um outro estudo recente, da McKinsey & Company² (Junho de 2020), sobre “Innovation in a crisis: Why it is more critical than ever” destaca que 90% das mais de 200 organizações entre diferentes segmentos industriais esperam que as consequências da COVID-19 mudem a maneira de como fazer os negócios nos próximos 5 anos, enquanto 85% acredita em uma maior customização das necessidades dos usuários.

Dados e estudos, como os citados acima, demonstram a crescente de investimento em inovação e tudo o que o processo necessita, bem como o real impacto nas organizações, suas culturas e processos. Vale a reflexão, pesquisa e imersão na temática.

Ferramentas digitais

As ferramentas digitais através das suas dinâmicas, ecossistema tecnológico e funcionalidades possibilitam novos modelos de interação, gestão e desenvolvimento, além de impactarem no acesso e no compartilhamento da informação, do conhecimento, e ainda atuam como agentes facilitadores e impulsionadores da comunicação, da cultura e dos processos organizacionais.

Algumas das ferramentas utilizadas nesse estudo já são largamente utilizadas no mundo dos negócio. São elas: Airtable, Asana, Milanote, Mindmeister, Miro, Mural, Pipefy, Remember the milk, Evernote, Todoist, Trello entre muitas outras. Neste estudo foram utilizadas quatro ferramentas entre essas: Asana, Milanote, Mindmeister e Miro.

O Asana é uma ferramenta de gestão de atividades e equipes cujo foco é a criação de quadros com vasta liberdade de criação de cenários, times, projetos e atividades, possibilitando diferentes visualizações, como lista, cronograma e calendário.

O Milanote é uma ferramenta que lembra a criação de um moodboard que possibilita a criação de documentos no estilo jornalístico, upload de arquivos, e principalmente trabalho em conjunto.

O Mindmeister é uma ferramenta de ideação, produção e inovação com um board de mapas mentais com uma vasta possibilidade de templates e formatos de comunicação e interação.

O Miro é uma ferramenta multitarefa de gestão, comunicação, ideação, conceituação e prototipagem. Algumas características são: board com liberdade criativa e estrutural com vários templates de ferramentas e metodologias, e que permite o trabalho em conjunto (simultaneamente).

Logo, esse estudo e imersão nos provou de forma prática a infinidade de oportunidades ferramentais que temos disponíveis, com seus mais variados pacotes de funcionalidades de forma gratuita e paga, adequadas à necessidade.

Desta forma resta-se clara a importância delas nas rotinas dos indivíduos, equipes e organizações.

A escolha da ferramenta em um processo de inovação

Reservamos esse tópico para uma análise individual de todos os envolvidos no referido estudo, onde será possível conferir, através de cada autor participante, uma breve análise das ferramentas utilizadas na mesa de discussão e resolução.

Asana

A minha análise trouxe para a discussão a ferramenta ASANA, levando em consideração que o trabalho foi realizado de forma remota, foi necessário um roteiro para listar todas as atividades relativas ao processo, com seus respectivos responsáveis e datas de entrega. Com essa plataforma, é possível criar fluxos de atividades em que diversas pessoas podem colaborar por meio do armazenamento em nuvem. Assim, a rotina de trabalho se torna mais organizada e produtiva.

Milanote

Diante da necessidade de um trabalho 100% remoto, a minha análise fez uso da ferramenta MILANOTE, entendemos que a escolha da ferramenta foi assertiva, uma vez que é permitida a criação de painéis que permite a visualização e compartilhamento, e adição de comentários em tempo real. A interface colaborativa em estilo de quadro branco pode conter textos, imagens, amostras de cores, links com visualizações de suas páginas da web, setas, emoji e vídeos, o que facilita a visualização de todo o arquivo em conjunto com seus documentos acessórios.

Mindmeister

A ferramenta escolhida por mim para análise foi MINDMEISTER, onde o trabalhou iniciou-se tendo em vista a ferremanta permitir o desenho de um mapa mental, de tal forma que todas as capacidades cognitivas se concentram sobre um mesmo objeto e trabalham harmonicamente com um mesmo propósito. A partir da listagem dos desafios é possível desenhar e visualizar todas as características e problemáticas em um mesmo board com um processo cronológico, permitindo a exclusão de etapas que não se adequaram ao projeto.

Miro

A escolha do MIRO como ferramenta deu-se por conta da possibilidade de projeção de um design de forma colaborativa e prática, sem ter que pensar muito em como criar os elementos da interface. E, além dessa funcionalidade, também é possível explorar as outras diversas que existem para deixar seu trabalho mais prático e completo. A apresentação clara, criativa, gráfica e com visual dinâmico e atualizado facilita a adaptação e utilização do usuário.

Importante ressaltar que para a escolha e utilização de ferramentas digitais é de suma importância e relevância, além da análise de requisitos do projeto, avaliar variáveis, tais como: o gerenciamento da conta e de seus usuários; segurança; licenças; funcionalidades; comunicação; automação; integrações; espaços de armazenamento; dentre outras possibilidades.

Soluções criadas a partir do estudo de caso

Para cada etapa, existem demandas específicas e uma realidade de resolução, do mapeamento das oportunidades e problemas até a implementação e controle das soluções aplicadas e seus resultados.

Na primeira etapa foi feito um processo de mapeamento de problemas através do mapa mental desenhado no Mindmeister que possibilitou uma ampla visualização dos desafios identificados. Os principais problemas identificados são relacionados ao clima, cultura e processos organizacionais.

Nas etapas seguintes foi utilizado o Miro. Em ideação, o intuito foi de geração, maturação e gestão das ideias; em conceituação foi realizada a validação através de um fluxograma das ideias levantadas anteriormente com levantamento de variáveis e passos necessários para posterior desenvolvimento da solução; e por fim, para a prototipagem, a utilização foi para a criação de soluções, desenvolvendo templates e wireframes de um produto mínimo viável para testagem e aí sim, para chegarmos na solução final.

Diante de todo o cenário, foi necessária a determinação de um planejamento de atividades gerado a partir de uma listagem de tarefas com seus respectivos responsáveis e datas de entrega, e para isso foi utilizado o Asana. A ferramente permitiu que todos os autores se organizassem e realizassem suas entregas conforme planejado.

Levando em consideração os problemas de clima, cultura e processos organizacionais, foram sugeridas duas soluções: cliente oculto para validar as competências e habilidades dos colaboradores para aplicação interna e externa, com a criação de feedbacks e ações contínuas de melhoria; e um material dinâmico para comportamento e comunicação, como por exemplo um "manual de conduta" em um modelo dinâmico e interativo gerado através dos feedbacks e ações de melhoria da solução anterior, roteirizado e aplicado de maneira que possa ser possível o controle e feedback.

Para o registro e documentação de todo o processo vivenciado, o grupo utilizou o Milanote, uma ferramenta de liberdade visual e verbal, com a intenção de criação de um artigo jornalístico.

Conclusão

Do mapeamentos de oportunidades e problemas enfrentados no contexto da cultura organizacional e processos até o desenvolvimento da solução ficou claro todo o potencial interativo, colaborativo, de engajamento, analítico e resolutivo que o processo de inovação nos oferece alinhado à utilização das ferramentas digitais e seus potenciais.

As soluções aqui identificadas podem ser utilizadas e de grande valia para empresas, suas equipes e profissionais de todo o ramo, uma vez que os problemas de clima, cultura e processos empresariais são bastante comuns no ambiente corporativo. Através do artigo foi possível perceber o quanto as ferramentas digitais dentro deste contexto contribuem com todas as etapas, processos e pessoas envolvidas. De fato, depois da compreensão sobre a inovação versus as ferramentas digitais fica a reflexão e tarefa de revisitarmos nossas rotinas, atividades e objetivos quanto indivíduo, organização e mercado.

Por fim, após o processo de prototipagem e implementação, é esperado um resultado positivo com relação à comunicação, empatia, colaboração, liderança e pertencimento, e que principalmente as empresas tenham uma melhoria satisfatória através da prática das soluções citadas no referido estudo, e consequente controle e evolução das soluções promovidas pelo uso do processo de inovação.

Por Saionara Côrtes em parceria com Luana Ritto, Mariana Porto e Jordan Castro.