A importância de envolver os colaboradores no "Mapeamento de Processos"

Mapear processos não é uma tarefa fácil, quando culturalmente estamos acostumado a pensar setorialmente. Fazer com que as pessoas pensem "fora da casinha (setor)" e entendam que as suas entregas fazem parte de uma rede de expectativas e necessidades que envolve mais de um setor é complicado. 

Gestão por processo é mudar cultura! E talvez por isso seja tão moroso e cheio de conflitos. 

E é por isso que trago a necessidade de ter o colaborador, no nível operacional principalmente, como chave para o desenvolvimento dos mapas. 

Para mapear processos é necessário fazer um diagnóstico de como os mesmos estão acontecendo e, na minha visão e experiência, não tem melhor forma de fazer do que ouvir quem operacionaliza o mesmo.

Sim, para mapear processos é preciso OUVIR! Ouvir quem faz e ouvir quem gerencia! E entra aí mais um desafio na gestão por processos: A Gestão de Conflitos! 

Reunir diferentes setores, acostumados muitas vezes a viver no automático em suas caixinhas, e estimulá-los a juntar as peças desse quebra cabeça pode gerar incômodos. Começamos a perceber que, às vezes, as peças não se encaixam direito. As fragilidades e não conformidades são expostas e nem sempre isso é visto da melhor forma.

Quando damos voz aos colaboradores enxergamos o que muitas vezes passa despercebido na rotina, principalmente por alguns gestores, e mais – quando os colaboradores são ouvidos acontece o sentimento de “PERTENCIMENTO”.

Pertencer - Transitivo indireto, ser propriedade de; fazer parte de; ser parte do domínio de.

Quando sentimos que somos parte de algo o interesse em que esse algo dê certo, que o objetivo seja alcançado e que as melhorias contínuas estejam presentes – é maior!

Por isso, repito – É MUITO IMPORTANTE ENVOLVER O COLABORADOR NO MAPEAMENTO DE PROCESSOS!

Unir todos os setores que fazem parte de um único processo não é fácil, mas acredito que seja eficaz! E o melhor é quando tudo está mapeado e você se reúne para discutir melhorias, definir requisitos, diminuir retrabalhos e assegurar a conformidade de cada atividade! É gratificante ver os colaboradores empolgados em resolver problemas que às vezes ninguém tinha dado tanta atenção. É estimulante para o colaborador opinar, sugerir e ver que ele é capaz de trazer a melhoria necessária.

No final das contas, fica mais fácil para todo mundo entender a importância de cooperar com o outro e buscar atender um dos principais objetivos: a satisfação do CLIENTE.

Ainda não tentou envolver seus colaboradores nesse processo¿

Lanço para vocês o DESAFIO!

(Em foto: colaboradores e gestores da Unimed Vale do São Francisco mapeando o processo de Pagamento de Produção Médica)