A Importância do Benchmarking na Gestão de Facilities

No cenário competitivo atual, a eficiência operacional e a experiência do usuário são elementos cruciais para o sucesso de qualquer empresa. A prática de benchmarking na gestão de facilities surge como uma poderosa ferramenta para identificar e implementar as melhores práticas do setor, promovendo melhorias contínuas e inovação. Neste artigo, vamos explorar o conceito de benchmarking, seus benefícios e como implementá-lo efetivamente, além de ilustrar esses pontos com um case de sucesso fictício.

O que é Benchmarking?

Benchmarking é um processo sistemático de comparação das práticas e desempenho de uma organização com as de outras, geralmente reconhecidas como líderes no setor. 

Essa técnica é usada para identificar melhores práticas, estabelecer padrões de excelência e implementar melhorias contínuas nos processos internos.

Qual é a Diferença entre Benchmarking e Definição de Metas?

A definição de metas é o estabelecimento de objetivos específicos que uma organização deseja alcançar, como aumento de vendas ou redução de custos. 

Benchmarking, por outro lado, envolve a comparação do desempenho atual com padrões externos para identificar áreas de melhoria. 

Enquanto metas são voltadas para o futuro e focam em resultados desejados, o benchmarking analisa o presente e se baseia em dados reais para criar padrões de excelência.

Análise Comparativa versus Análise da Concorrência

Benchmarking e análise da concorrência são termos frequentemente confundidos, mas eles têm enfoques distintos. A análise da concorrência é uma avaliação detalhada das estratégias, pontos fortes e fracos dos concorrentes diretos. 

Já o benchmarking vai além, comparando processos internos com os melhores da indústria, independentemente de serem concorrentes diretos ou não. 

O foco do benchmarking está em aprender com os líderes do setor e adaptar suas práticas bem-sucedidas.

Por que o Benchmarking é Importante em Facilities?

Na gestão de Facilities, o benchmarking é essencial para melhorar a eficiência operacional e a experiência do usuário. 

Ele ajuda a identificar lacunas no desempenho, a implementar melhores práticas e a promover uma cultura de melhoria contínua, sem se preocupar com a empresa ser concorrente ou não, dado que as atividades de apoio e suporte de facilities não invadem os “possíveis” segredos daquela empresa.

Além disso, o benchmarking pode revelar insights sobre como otimizar custos, aumentar a produtividade e garantir a satisfação dos colaboradores e usuários dos espaços.

Veja Como Definir Benchmarks Pode Ajudar Sua Gestão de Facilities

Estabelecer benchmarks claros e mensuráveis pode transformar a gestão de Facilities. Aqui estão alguns benefícios:

• Definição e Determinação de Sucesso: Com benchmarks, é possível definir o que é sucesso para sua organização e medir o progresso de maneira objetiva.
• Identificação de Lacunas: Benchmarking revela onde sua organização está ficando para trás em relação aos líderes do setor.
• Melhoria da Qualidade: Implementar melhores práticas resulta em produtos e serviços de maior qualidade.
• Alinhamento Estratégico: Ajuda a garantir que as operações de facilities estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.

Tipos de Benchmarking

Interno

Envolve a comparação de processos e desempenho entre diferentes departamentos ou unidades dentro da mesma organização. É uma forma de identificar e compartilhar melhores práticas internamente.

Competitivo

Foca na comparação direta com os concorrentes. Ajuda a entender onde sua organização se posiciona em relação aos concorrentes diretos e a identificar áreas de melhoria.

Estratégico

Vai além das comparações operacionais e foca na estratégia de longo prazo. Envolve a análise de como os líderes do setor abordam questões estratégicas e a adaptação dessas abordagens à sua organização.

Exemplo Prático

Imagine que sua gestão de Facilities está enfrentando problemas como alta rotatividade de funcionários, custos operacionais elevados e baixa satisfação dos colaboradores. 

Você está preocupado com a eficiência e a eficácia das operações. A implementação do benchmarking poderia ser a solução.

Desafio

Sua empresa, que opera em diversos edifícios, está tendo dificuldades em manter a eficiência operacional. Os funcionários reclamam da falta de manutenção, o ar-condicionado frequentemente não funciona, e os custos com serviços terceirizados estão fora de controle.

Solução

Utilizando o benchmarking, você compara suas operações com as de empresas líderes no setor. Descobre que muitos utilizam sensores IoT para monitorar a ocupação e a utilização dos espaços em tempo real, além de práticas de manutenção preditiva para reduzir falhas e custos operacionais.

Resultados

Após implementar essas práticas, sua empresa registra uma redução de 30% nos custos operacionais e um aumento significativo na satisfação dos colaboradores. A eficiência operacional melhora, resultando em menos interrupções e um ambiente de trabalho mais confortável e produtivo.

O benchmarking é uma ferramenta poderosa para a gestão de Facilities, permitindo aprender com os melhores e aplicar essas lições para otimizar operações e melhorar a experiência do usuário. 

Ao seguir um processo estruturado de benchmarking, as empresas podem identificar lacunas de desempenho, implementar melhores práticas e alcançar novos níveis de excelência operacional.

Está pronto para levar a gestão de Facilities da sua empresa para o próximo nível? 

A ARO Tecnologia em Properties e Facilities tem encurtado o caminho das empresas, pois os gestores de Facilities são muitas vezes “engolidos” pela operação e com os +50 projetos realizados em diferentes segmentos de negócios, temos sugerido e implementado melhores práticas em nossos clientes que reconhecem os benefícios do benchmarking mas não tem tempo para percorrer o processo de forma consistente.

Se quiser saber mais sobre a nossa metodologia entre em contato, teremos muito prazer em compartilhar estas melhores práticas com vocês.  

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Quem somos:

Luciano Brunherotto

Membro do Conselho e ex-Presidente da ABRAFAC (Associação Brasileira de Facility Management, Property e Workplace), Engº Civil pela FEI com MBA em Gerenciamento de Facilidades pela USP. Profissional com atuação de mais de 20 anos como Gestor de Facilities em empresas nacionais e multinacionais como ABB, Harris, Natura, Santander, Sodexo e Takasago, foi também Diretor de Operações do Hopi Hari.

Álvaro Aguiar

Atuou como Diretor de Engenharia do AC Camargo, Facilities Manager Brasil no Google e Gerente de Patrimônio na TV Globo. Sua experiência no segmento corporativo foi desenvolvida nas áreas de Manutenção e Serviços, Space Planning, Construções, Reformas e Retrofits, bem como Negociação e Gestão de Imóveis e Legalizações. Formado em Engenharia Civil, tem mestrado em Arquitetura, MBA Executivo e pós graduações em Gestão Empresarial, Marketing, Ar Condicionado e Corporate Real Estate.