A importância do Certificado Digital para empresas (PMEs)

Vivemos em um mundo cada vez mais tecnológico e, mesmo sem perceber, transmitimos informações sigilosas pela internet o tempo todo.

E justamente por isso, e ainda por uma falta de consciência das pessoas sobre a importância de obter recursos de segurança, cada vez mais presenciamos casos de ataques cibernéticos no mundo. De acordo com pesquisadores, o Brasil lidera o ranking dos países que apresentam o maior número de registros de ataques na internet na América Latina, ocupando a 9ª posição no mundo.

Apesar da alta frequência desse tipo de crime no Brasil, as empresas não têm dado a devida atenção à segurança digital. A melhor solução existente para garantir a segurança de dados é utilizar o certificado digital, que já é obrigatório para algumas empresas e, em breve, será exigido a todos os tipos de negócios no Brasil.

O certificado digital

O certificado digital é um arquivo eletrônico que substitui a assinatura digital das pessoas físicas ou jurídicas no envio de documentos importantes, que exigem a comprovação da identidade do emissor, e tem validade jurídica. Ele é essencial para enviar documentos e informações aos órgãos responsáveis pelas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Para entender se uma empresa precisa da certificação é necessário conhecer a sua tributação. Empresas que emitem nota fiscal eletrônica, por exemplo, precisam do certificado digital para garantir a origem das informações fiscais enviadas à Secretaria da Fazenda.

As empresas que possuam regimes de Lucro Presumido ou Lucro Real também são obrigadas a ter esse certificado, pois elas precisam enviar declarações específicas que exigem o uso da certificação digital.

Empresas optantes pelo Simples Nacional, com menos de 3 funcionários e que não sejam obrigadas a emitir notas fiscais eletrônicas não precisam fazer uso do certificado digital.

Tipos e modelos de certificado digital

Atualmente existem dois modelos de certificado digital, o e-CPF disponível para pessoas físicas, e o e-CNPJ disponível para pessoas jurídicas. Além disso, o certificado digital possui algumas finalidades como o envio de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Entre os diferentes tipos de certificado digital existem o A1, que é emitido diretamente no computador e possui a validade de 1 ano, e o A3, que é emitido em mídia, cartão ou token e tem validade de até 3 anos.

Principais vantagens do certificado digital

• Maior credibilidade
• Segurança das informações
• Otimização do tempo
• Redução do risco de fraudes
• Eliminação da burocracia
• Como adquirir um certificado digital

Para adquirir o certificado digital é preciso entrar em contato com um dos emissores autorizados pelo governo após realizar uma pesquisa de preços e condições. Após a escolha feita é a hora de escolher o tipo de certificado ideal para sua situação e seguir o processo junto à certificadora.

Principais funcionalidades do certificado eletrônico

• Emitir nota fiscal eletrônica
• Enviar as declarações acessórias exigidas pela Receita Federal de acordo com o regime de tributação escolhido pela empresa
• Acessar o E-CAC
• Acessar o Conectividade Social IPC da Caixa Econômica Federal
• Solicitar registro de marcas e patentes no INPI

Muito mais do que apenas transmitir informações com segurança, o certificado digital oferece mais agilidade no envio de dados para as empresas, reduzindo a burocracia e permitindo que diversas operações possam ser realizadas através da internet.

Como um software de gestão pode auxiliar

Uma forma mais simples de garantir a segurança das informações transmitidas é a através da contratação de um sistema de gestão empresarial integrado com o certificado eletrônico que tornará ainda mais simples o envio e recebimento de informações.

Um sistema ERP online organiza o registro de informações no sistema e facilita o preenchimento e o envio das notas fiscais eletrônicas, garantindo ainda mais agilidade através do emissor de notas fiscais eletrônicas, uma tarefa burocrática que normalmente demanda muito tempo para ser realizada de maneira manual.

Além disso, sua empresa terá a certeza de contar com os recursos mais atualizados de segurança da informação sem ter que pagar por atualizações ou backups.

Apesar do custo inicial de aquisição do certificado eletrônico e do sistema de Gestão Empresarial, quando é comparado o valor com os gastos de registro de documentos em cartório, e os benefícios do aumento de produtividade e da redução do risco de sofrer fraudes, o valor pode ser considerado um investimento na empresa.

Fonte: Jornal Contábil