A interação com o cliente/usuário em projetos
Recentemente o Project Management Institute – PMI, divulgou sua pesquisa anual, sobre como as empresas estão em relação à utilização das técnicas de gerenciamento de projetos em seus negócios. Os números mostrados na pesquisa, demonstram que as organizações estão mais atentas à geração de valor que o gerenciamento de projetos pode trazer paras operações. Isto é endossado quando fica evidente que uma em cada três organizações, afirmam atingir os benefícios pelos quais o projeto foi idealizado. Além disso, há um percentual maior de executivos que estão engajados com os projetos e com as boas práticas de gestão (62 % dos pesquisados segundo os dados divulgados). Mas uma pergunta fica no ar: onde entra o cliente nesta história? Sua participação no projeto aumenta as chances de êxito? Vamos responder estas perguntas no decorrer deste artigo!
É comum dizer que o cliente, geralmente não sabe o que quer como resultado, certo? Já ouvimos muito esta expressão, que é colocada em vários contextos, como por exemplo, no varejo. Em projetos não é diferente, geralmente o cliente e/ou usuário da solução que será entregue pelo projeto, tem muitas ideias, requisitos ou preferencias pessoais, que quer que o projeto contemple, contudo, ele (o cliente ou usuário final), não consegue sozinho, em geral, priorizar o que de fato tem importância. Por outro lado, ele sabe exatamente o que não quer que seja entregue, mas esta visão, será evidenciada quando o resultado for entregue, mas aí e tarde não é mesmo! Então como evitar este tipo de situação em seus projetos? Veja algumas dicas abaixo:
1) Tenha uma rotina de planejamento de seus projetos, onde o gerente de projetos ou a equipe que está idealizando o projeto, possa interagir com o cliente e com o patrocinador do projeto. O objetivo desta interação é extrair com qualidade os requisitos técnicos do projeto, assim, o escopo será moldado de acordo com o que deve ser executado.
2) Durante a execução, monitore para verificar se não há desvios do planejamento. Lembre-se, identificar e solucionar questões deste tipo, ajudam a garantir o sucesso do projeto. Mudanças sempre ocorrerão, isto é um fato, porém, se um bom planejamento foi feito, você que gerencia projetos, terá condições de avaliar as mudanças e medir seus impactos, tratando-as com mais foco e não prejudicando os resultados e benefícios futuros do projeto.
3) Sempre mantenha uma rotina de acompanhamento do projeto. Deixar os relatórios apenas para quando há cobrança, não é o mais assertivo. O ideal é manter uma agenda semanal de acompanhamento e atualizações do projeto para todos os envolvidos. E nunca, jamais esqueça de manter o histórico de documentos e informações do projeto atualizados, afinal, essas informações sempre tem destino certo.
Espero ter ajudado com estas pequenas dicas, mas que podem fazer toda a diferença em seus projetos. Até a próxima!