KANBAN

Estratégia de otimização do fluxo de valor para as partes interessadas, método de gestão de fluxos de produção, sistema de organização e administração de projetos para controle de fluxos de maneira eficiente.

Pois é, este método de gestão do trabalho foi criado na década de 40, pelo Sistema Toyota de Produção, introduzindo a fabricação Just in Time em sua produção. A abordagem se baseia na demanda do cliente e dele nasceu o Lean, cujo propósito é minimizar as atividades, criando mais valor para os clientes, sem gerar mais custos.

Há alguns anos, o quadro kanban passou a ser utilizado em diferentes áreas, como em equipes de marketing, prestação de serviços e desenvolvimento de softwares, funcionando como uma ferramenta de gestão de tarefas.

Pelo fato de se basear principalmente em referências visuais, são utilizados cartões coloridos afixados nos produtos, em lugares comuns da empresa, murais e nos casos mais modernos, computadores que utilizam um módulo eletrônico do sistema. Tudo isso permite que a ineficiência deixe de ser um problema em times de projetos, reduzindo o tempo gasto na execução dos processos, com alta qualidade, eliminando tarefas que não agregam valor, reduzindo custos na empresa como um todo e, sendo uma metodologia simples, barata e de fácil aplicação, ela ainda adiciona total transparência a respeito do que o time está realizando e os retornos associados aos ganhos de produtividade.

O kanban é representado num quadro de sinal ou sinal visual, divididos em colunas, onde cada uma destas colunas representa uma etapa do fluxo de trabalho, possuindo em seu modo mais simples: To Do (o que deve ser feito), Doing (tarefas em andamento), Done (tarefas concluídas). A tarefa, ao entrar no fluxo de trabalho, recebe um cartão kanban que passa por cada coluna deste quadro, ao evoluir.

É possível realizar o mapeamento mais detalhado do progresso, criando-se subseções para permitam visualizar o fluxo de trabalho com maior precisão, sendo a ferramenta perfeita para visualizar potenciais problemas nos processos, permitindo a redistribuição das tarefas onde ocorrem os gargalos e até a mesmo a revisão destes processos, mediante flexibilidade máxima mediante as tomadas de decisões importantes. Um fato importantíssimo sobre o kanban é que ele também permite o controle de tarefas realizadas pela equipe, conhecido WIP (Work in Progress). Para que as atividades sejam realizadas de forma mais rápida e eficiente, o time precisa focar nas mesmas e os limites de WIP restringem a quantidade de trabalho nas diferentes etapas do kanban.

Estes limites também ajudarão a expor os obstáculos dos processos de trabalho e a manter o time focado, impactando positivamente na eficiência e na melhora da produtividade da equipe. Com isso, tanto os gestores quanto toda a equipe do projeto, incluindo todos os interessados dentro da companhia, conseguem monitorar o fluxo de trabalho e bom base nas mudanças constantes, o gestor consegue adequar o trabalho mais rapidamente e com melhor eficácia.

Existem diversos exemplos de quadros kanban, entretanto, se você é iniciante, recomenda-se utilizar o quadro básico comentado mais acima.

A primeira ação a ser tomada é preencher a coluna “O que deve ser feito”. É oportuno dividi-la em duas subcolunas, sendo que uma conterá ideias para a futuro e a outra, itens urgentes e prontos para serem iniciados. Quanto mais colunas identificadas, mais preciso é o fluxo de trabalho, sendo que a coluna “Em Progresso”, conterá a maior parte das subcolunas, por exemplo, para o desenvolvimento de sistemas podemos ter as subcolunas de codificação, testes e revisão dos códigos. Já em times de Marketing, podemos ter variações como Conceituação, Revisões e Esperas de Terceiros.

Em associação com o framework Scrum, ambos ajudam as equipes a aumentar a eficiência e produtividade, sendo o kanban mais utilizado para facilitar a visualização das tarefas de maneira flexível e adaptável, com mais métricas e previsibilidade.