MAPEAMENTO DE PROCESSOS – O QUE É, COMO FUNCIONA E VANTAGENS

A rotina em uma empresa, naturalmente, tem suas etapas e passos para funcionar. Cada um dos colaboradores possui suas tarefas e as realizam diariamente para chegar a um resultado.

Esses passos concretizados pela equipe se chamam processos. São situações que, após uma série de etapas, chegam a um objetivo. E, em todos os negócios, essas características vão se concretizando naturalmente, porém, sempre há um erro ou outro. Para identificar esses erros e fazer a sua empresa crescer é que são realizados os mapeamentos de processo.

O que é um Mapeamento de Processos?

O nome já nos dá uma boa ideia do que se trata, mas, em termos básicos, o mapeamento processual é quando fazemos um desenho mostrando as etapas, quem realiza cada um delas e qual o objetivo final de cada uma dessas tarefas.

Por exemplo: se sua empresa é fornecedora de alimentos e você consegue um cliente, é preciso: formalizar o contrato entre ambas as partes, enviar para o financeiro para registro, depois para a área de estoque para separação dos produtos, direcionar ao setor de envios e, então, entregar o pedido ao comprador.

Ao colocar essas etapas no papel, você conseguirá uma visão ampla de quem está responsável, como estão sendo realizadas essas atividades e de que forma você pode aprimorar os gargalos de comunicação, retrabalho, improdutividade ou uma série de outros problemas provindos da falta de organização processual.

Quais os tipos de mapeamento de processos?

Existem diversas formas de realizar esse desenho. As mais indicadas são o fluxograma ou plataformas de gestão de documentos e processos que ajudam a categorizar e mapear. Você pode já ter visto um fluxograma, como este aqui em baixo:

Já sistemas de gerenciamento ou BPM e BPMN são para automatização dos processos e do mapeamento. Possuem dois tipos: o SaaS (Software as a Service) e os BPMs locais, que necessitam de um computador que sirva como servidor local para guardar os arquivos.

O Ping. é um BPM da categoria SaaS, permitindo o gerenciamento de documentos e processos de forma online, acessando a área de gestão através de login e senha, igual o acesso de plataformas como a Netflix ou o Facebook.

Para que você não gaste dinheiro com computadores de alta potência e também com espaço para manter esses servidores, os arquivos são salvos em um servidor em nuvem, permitindo que você guarde uma quantidade ilimitada de arquivos pelo tempo que desejar.

Porque fazer o mapeamento? Quais as vantagens de Mapear os Processos?

Ao mapear, você vai entender cada passo das atividades realizadas na sua empresa, logo, vai entender porque algumas coisas atrasam, quais motivos uma solicitação deixa de ser atendida ou então a razão das demoras para atingir os objetivos desejados.

Ao mapear você:

- Melhora as atividades já realizadas;

- Deixa tudo documentado para análise e monitoramento completo;

- Elimina desperdícios e processos que não são efetivos;

- Padroniza o fluxo de trabalho;

- Economiza tempo e dinheiro...

Essas são apenas algumas vantagens de fazer esse desenho e entender a forma de trabalho do seu negócio.

Quando fazer o mapeamento de processos e quais os primeiros passos?

 Muitas pessoas se perguntam qual seria o motivo e quando deveria realizar o mapeamento e essa pergunta já foi respondida: os benefícios são enormes!

E então, quando eu deveria começar a mapear meus processos? É simples: se você sente haver uma desorganização, ruídos na comunicação, atraso nas demandas ou um grande número de trabalhos sendo refeitos, provavelmente sua empresa está precisando deste mapa.

Para iniciar a mudança na sua empresa, o primeiro passo a tomar é encontrar um objetivo específico para o seu mapeamento. Claro, as outras vantagens mencionadas também virão, mas é preciso uma meta concreta para ter mais eficácia.

Você precisa diminuir custos? Acelerar as etapas dos processos? Ao fazer o mapeamento com um fluxograma, por exemplo, os resultados são muito mais certeiros quando você melhora uma questão por vez.

Caso tenha mais pressa, os BPMs são as melhores opções, sendo que os SaaS são ainda mais rápidos por possuírem uma implantação muito mais simples que sistemas de gerenciamento convencionais.

No segundo passo, defina quais serão os processos que precisarão de aprimoramento. Para saber disso, se pergunte algumas coisas como: qual o impacto desse processo para o meu negócio? Hoje, esse processo é um problema para minha organização? Mapear esse processo trará retornos positivos? Eu tenho controle e acesso a todas as informações necessárias para mudar como esse processo funciona?

Depois, crie uma equipe para ajudar com esse desenho. Procure pessoas criativas, que saibam trabalhar em grupo, que possuam uma visão sistêmica e conheçam os processos que serão trabalhados.

Essas pessoas ajudarão você a encontrar os gargalos e aprimorar a gestão. Ela precisará de um líder e um grupo de pessoas que trabalhem bem juntas.

Não esqueça de treinar sua equipe! Principalmente se uma plataforma de gestão for aplicada, ela precisará ser gerida por pessoas que entendam como funciona. O Ping. oferece treinamentos completos e acompanhamento durante todo o processo de implantação.

 Caso não haja muita experiência com o mapeamento de processos, treine a sua equipe para isso. A capacitação dos colaboradores é um aspecto chave para a melhoria e crescimento da empresa.

Aqui é onde começa o “mão na massa”:

Juntos, vocês precisarão desenhar o mapa atual (as is ou “como é”), mostrando exatamente como funcionam as etapas atualmente na empresa. Neste passo não pode haver alterações ou melhorias de qualquer forma, apenas uma visão crua de como são os processos atualmente.

Após desenhar o mapa atual, será mais fácil identificar os gargalos ou desconexões. É importante que toda analise seja feita de maneira meticulosa, para entender as entradas e saídas de tramitação.

A análise de desconexões ajuda muito a enxergar os reais problemas. Reúna a equipe toda após o desenho do ‘as is’ e faça um brainstorming ou uma análise com o Diagrama de Ishikawa.

No primeiro, você reunirá todo o grupo e deixará que cada um de sua opinião o que está errado, mesmo ideias que não pareçam corretas. Enquanto a conversa fluir, análises mais profundas serão feitas sobre os assuntos e, aos poucos, vocês chegarão a um consenso de quais são os gargalos. Depois, entenda como outras empresas aprimoram essa gestão e implante nos seus processos.

O Diagrama de Ishikawa também é muito efetivo, ele lembra uma espinha de peixe e serve não apenas para listar os problemas, mas para encontrar a raiz de cada um.

Ao entender os problemas, você passará a desenvolver o mapa ideal (to be), aquele que mostrará todas as melhorias a serem aplicadas!

Para definir as melhorias, você precisa se atentar ao seu objetivo principal. Só assim será possível entender o quanto você precisará redesenhar e o quanto pode permanecer da mesma forma.

Algumas coisas que podem nortear a sua busca por melhorias é pensa em um to be que tenha: menos burocracia, que extingua trabalhos duplos (aquelas etapas que servem para validar a mesma coisa), reduza o tempo de ciclo do processo, torne o processo a prova de erros, modernize, padronize...

O benchmarking, ação de observar outras empresas e aplicar melhorias que já existem, também é uma excelente forma de encontrar melhorias e aplicá-las.

Por fim, é preciso manter um monitoramento efetivo desses processos, para garantir que tudo está caminhando como esperado. É possível fazer isso de forma manual, mas plataformas como o Ping. ajudam muito a acompanhar os indicadores-chave de desempenho (KPIs).

COMO AUTOMATIZAR?

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Ping.

Se tem papel na sua mesa, tem algo errado!