As melhores práticas de comunicação interna para os colaboradores atuais

No artigo anterior apresentamos uma proposta de planejamento das ações de comunicação interna. Agora vamos apresentar como essas ações se concretizam, ou seja, como elas saem do mundo das ideias e se tornam realidade.

Suponhamos que você trabalha em uma empresa automobilística e deseja comunicar internamente o lançamento de um novo veículo. Esse veículo ainda não foi divulgado ao mercado e sua estratégia é apresentá-lo previamente ao seu público interno. Com essa breve explicação, você consegue definir que tipo de linguagem utilizaria para cada público?

Apesar das poucas informações sobre os diferentes públicos, é muito provável que você tenha proposto diferentes estratégias no que diz respeito à linguagem considerando cada perfil. Isso acontece porque cada público demanda uma estratégia de comunicação diferenciada.

Além dessa estratégia, há também diferentes formas de se comunicar quando se trata de público interno. Cada organização definirá as formas mais adequadas, sempre considerando sua realidade, sua cultura organizacional, o diagnóstico específico de comunicação e o cenário da empresa no momento em que se encontra. Entretanto, a comunicação interna de uma organização se concretiza, basicamente, de três formas:

1. Ações de relacionamento;
2. Campanhas de comunicação;
3. Canais de comunicação cotidiana.

Que tal falarmos um pouco mais sobre cada um desses tópicos?

1. Ações de relacionamento

São iniciativas utilizadas para promover a integração da equipe e disseminar a cultura de comunicação. As mais comuns são:

Integração

Normalmente acontece quando novos funcionários passam a fazer parte do quadro funcional da empresa. Seus objetivos são facilitar o processo de integração à cultura da empresa, informar e esclarecer possíveis dúvidas sobre a organização. Pode acontecer como palestras, conversas com gestores, manuais, entre diversas outras possibilidades.

Independentemente da forma como a integração acontecerá, consideramos importante que alguns pontos sejam considerados:

• Esclarecer questões ligadas à ética empresarial

– Há um manual de ética?

– Como a empresa se posiciona em relação a questões polêmicas, como contratação de familiares?

– Quais as principais normas de conduta na organização?

• Explicar o posicionamento no que diz respeito às redes sociais

– Como o novo funcionário deve se posicionar ao falar sobre a empresa nas redes sociais?

– É permitido fazer referência à marca ou aos produtos?

• Crise

– Há um manual de crise?

– Como a empresa se posiciona em momentos de crise?

– Quais as orientações para as situações nas quais a imagem da empresa está em risco?

Reuniões

As reuniões são boas para divulgar informações breves, que mudam rapidamente. Podem acontecer dentro de uma mesma área, com diferentes áreas e envolvendo profissionais de diferentes níveis hierárquicos.

Workshops para líderes

Normalmente os workshops capacitam os líderes em competências de gestão e comunicação. Também são boas oportunidades para alinhar as estratégias de comunicação da organização e envolver os líderes nesse processo, ratificando a importância de sua participação.

2. Campanhas de comunicação

São campanhas com foco em metas. Seu objetivo é incentivar os funcionários a atingirem a produtividade esperada pela companhia.

Entretanto, essas campanhas não terão muito efeito se não fizerem parte da cultura da empresa. Campanhas esporádicas, que acontecem eventualmente, sem regularidade, não costumam trazer bons resultados.

Portanto, caso você tenha a intenção de utilizar essas campanhas como ação de comunicação interna, preocupe-se com a sustentabilidade desse processo.

3. Canais de comunicação cotidiana

São inúmeras as possibilidades de canais de comunicação no dia a dia da organização. É possível escolher aquele que mais se adapta ao perfil da empresa e até mesmo combiná-los, de modo que seu objetivo seja plenamente atendido. Segue alguns canais de comunicação online e offline.

Intranet, Portal Corporativo e Hotsite

Trata-se de site internos que disponibilizam informações institucionais, notícias e outras informações sobre a companhia. Já o portal Corporativo oferecem ferramentas de colaboração e socialização, possibilitando que funcionários de diferentes áreas de negócio possam compartilhar informações da empresa.

Website criado e utilizado para campanhas específicas e pontuais. Sua principal característica é a duração predefinida no tempo: há um momento específico para começar e um momento para terminar.

E-mail Marketing e Newsletter

Trata-se de um e-mail normalmente dirigido a toda companhia com informações sobre campanhas específicas ou avisos considerados importantes. Já a newsletter é uma espécie de boletim de notícias, que pode ser divulgado considerando os diferentes públicos da organização. O envio regular e periódico de newsletter nos parece uma estratégia interessante e produtiva para a comunicação interna.

TV corporativa

Assim como assistir a TV em casa exige menos esforço do que ler um livro, assistir às informações da companhia em uma TV também pode ser uma boa estratégia para garantir a disseminação das informações de forma ágil, dinâmica e abrangente. A empresa pode disponibilizar diferentes aparelhos em posições estratégicas, garantindo que seu público-alvo esteja sempre informado.

Jornal corporativo

É um veículo que deve ter sua periodicidade previamente estabelecida. Trata-se de um jornal muito parecido com jornais comerciais, mas com informações específicas sobre a empresa e seu negócio. Algumas organizações publicam semanalmente, enquanto outras optam por pu-blicá-lo quinzenal ou mensalmente. O importante é que seja sustentável, ou seja, consiga se manter ao longo de determinado período.

Jornal mural

Apesar do nome, o jornal mural não tem exatamente o formato de um jornal. Trata-se de textos curtos, de leitura rápida que são fixados em locais de grande circulação de funcionários. Vale ressaltar que o jornal mural não é um quadro de avisos, ou seja, não tem apenas o intuito de informar um grupo específico de profissionais. Seu alcance é mais abrangente e deve ser pensado desta forma; afinal, todos que passarem pelo local onde ele foi disponibilizado terão acesso a essas informações.