Menos planilhas, melhores análises: como integrar suas fontes de dados usando business intelligence

A informatização acelerada dos processos de gestão nas empresas nos últimos 15 anos trouxe novas oportunidades de crescimento e de melhorias na operação. Hoje é possível armazenar os dados digitalmente, em planilhas e bancos de dados, e analisar relatórios e gráficos, melhorando a capacidade de transformar esses dados em informações importantes.

Entretanto, com o volume crescente de dados gerados, fica cada vez mais difícil organizá-los. É aí que entram as tecnologias do business intelligence, que vão integrar dados de diversas fontes, organizá-los, analisá-los e compartilhá-los com o restante da empresa.

O business intelligence evita que dados de diferentes setores acabem se tornando informações isoladas, o que tornaria o processo de coleta e consolidação dos dados lento e dispendioso.

A origem do problema

Imaginemos uma empresa de médio porte, que investiu em sistemas informatizados para aumentar sua competivividade e dar suporte à expansão do negócio. Em teoria, esses novos sistemas deveriam facilitar e agilizar tarefas básicas do departamento financeiro da empresa, como gerar relatórios de fluxo de caixa e demonstrativos de resultados.

Mas nem sempre é isso que acontece na prática. Como tantas outras, provavelmente essa empresa encontrará resistência na adoção de novos processos e ferramentas de gestão. Algumas áreas, acostumadas a operar com autonomia, podem centralizar e restringir o acesso a seus dados, muitas vezes criando controles e consolidações paralelas em planilhas de Excel.

Do ponto de vista de um gerente financeiro, essa situação traz prejuízos e riscos significativos. A demora na consolidação de dados e análises feitas com dados desatualizados influenciam diretamente a qualidade das decisões que ele precisa tomar.

Esse gerente sabe que, se tivesse acesso fácil a dados confiáveis e atualizados, sua equipe seria mais produtiva e criaria mais valor para a empresa. Ele poderia, por exemplo, analisar variáveis como custos, margens de lucro e variações na produção ao longo do ano para entender o impacto de cada uma, gerando inputs preciosos para o planejamento do próximo ano.

Mas como fazer isso quando os dados de que ele precisa estão dispersos pela empresa, armazenados em sistemas e formatos variados, nas mãos de diferentes áreas e pessoas? Como saber o que realmente está acontecendo na empresa em circunstâncias como essas?

Potencial escondido

Quanto maior a empresa, quanto mais complexos seus processos, mais fácil fica entender o impacto que a inteligência no uso dos dados pode trazer ao negócio. Como? À medida que o volume de dados gerados na operação aumenta, aumenta também o conhecimento potencial sobre o negócio contido nesses dados.

Há boas chances que a sua empresa tenha insights valiosos sobre a sua operação e como otimizá-la, já guardados nos seus bancos de dados e planilhas. Mas diante da dificuldade de reunir todas estas informações para uma análise, eles acabam não sendo aproveitados como deveriam.

Inteligência para transformar os negócios

Uma solução de business intelligence vai atuar em duas frentes: consolidar as informações de diferentes fontes, através de soluções personalizadas; e analisar a informação obtida, através de gráficos e relatórios.

O BI implantado corretamente poderá fazer a ponte entre as diversas fontes de dados da organização, centrando as informações em um mesmo local. Assim, é possível agrupar e comparar os dados, gerando inteligência que pode ser usada para encontrar pontos de falha, melhorar a eficiência operacional e possibilitar uma visão mais ampla (e precisa) da situação da empresa.

O profissional que passaria horas ou dias analisando dezenas de planilhas diferentes para buscar e consolidar informações e registros, consegue estes dados instantaneamente. Assim, seu tempo será utilizado gerando valor, e não executando processos lentos e passíveis de erro.