A minha maior escalada e o que aprendi com ela

Não tenho dúvidas que esse momento está sendo o maior desafio de qualquer empreendedor. Até mesmo as empresas que estão conseguindo crescer, estão enfrentando situações atípicas ao que estavam preparadas.

Na Colina Tech não tem sido diferente! Amadurecemos o nosso negócio de uma forma acelerada, percebemos um gargalo na entrega de valor aos clientes que só foi perceptível a partir da pressão. Fora isso, tivemos que reinventar o nosso formato de gestão que era preso ao presencial.

Porém, sempre gosto de olhar o copo meio cheio. A partir da quarentena conseguimos visualizar novos formatos de gestão e de posicionamento como marca. Já colhemos frutos no curto prazo, e ainda vamos colher nos próximos meses.

O mérito não é só meu, mas sim de todo o time que está construindo a cada dia a empresa que sempre sonhou em trabalhar, esse é nosso objetivo.

Mas vamos ao que interessa! Resolvi fazer esse artigo para poder escrever todas as práticas que implementamos nas 4 principais áreas da empresa:

• Pessoas: área responsável por manter o engajamento do time alto, processo seletivo de novos alpinistas e garantir a capacitação técnica;
• Processos: envolve todo o nosso core business que é a prestação do nosso serviço de Inbound Marketing e desenvolvimento, exatamente o que o cliente consegue enxergar de valor;
• Vendas: aqui abordarmos vendas envolvendo todo o posicionamento da marca, desde a prospecção até o planejamento de conteúdo nas mídias sociais;
• Financeiro: garantir sustentabilidade financeira, alinhado ao nosso valor de OBZ (Orçamento Base Zero) com felicidade;

Pessoas

Portanto, vamos começar falando pela área que julgo ser a mais importante para que a empresa consiga crescer, a área de pessoas! Desde o nosso primeiro estagiário me preocupo diariamente com o bem-estar de cada alpinista (como chamamos nossos colaboradores) e sei que garantindo o engajamento do time, o cliente receberá o melhor serviço.

Calendário de Atividades

Percebemos logo no início a falta do contato presencial. Estávamos nos encontrando apenas há cada 15 dias na nossa reunião geral.

Portanto, buscamos implementar uma rotina de atividades além da reunião geral, com capacitações, momentos de happy-hour, discussão de assuntos e até momento na semana para apenas conversar besteira. Confere aqui o nosso modelo de atividades implementadas;

Implementação do Discord

Um simples "bom dia" também estava fazendo falta. A facilidade do contato presencial é que você pode rapidamente tirar uma dúvida com seu colega em questões de segundos.

No Home Office isso estava se tornando complicado, devido a necessidade de ter que escrever e aguardar ainda alguém responder.

Encontramos então o Discord, uma solução criada para os gamers, que adaptamos para a nossa sala virtual. Por esse aplicativo você consegue criar canais de voz que todos podem estar presente e a qualquer momento compartilhar alguma ideia, veja o exemplo da nossa sala:

Surpreender

Buscamos manter a Colina presente na rotina dos nossos alpinistas. Desde abril fizemos todos os meses uma ação para deixar na casa de cada um uma lembrança, "mimo" e até mesmo algumas cervejas para que possa enfrentar esse momento incerto de uma forma mais leve.

Essa ação foi fantástica, conseguimos falar para cada um: "não se preocupe, a gente está com você!", fora isso, tivemos uma ótima repercussão com novos talentos o que fez nosso processo seletivo para uma vaga aberta bater o recorde de inscritos.

Processos

A primeira preocupação quando a quarentena iniciou foi a incerteza em relação aos nossos clientes.

Sem pensar duas vezes criamos planos de ação para cada cliente, com objetivo de enfrentar essa quarentena independente do escopo do projeto. A nossa meta é não deixar nenhum cliente pensar em querer romper contrato conosco, para isso, precisávamos entregar valor.

Percebemos diversas oportunidades de melhoria para o nosso próprio serviço que com certeza demorariam muito se não houvesse essa pressão.

Check-in diário de alinhamento

As atividades se acumularam devido os vários planos de ação que foram criados. Para isso, criamos a rotina do check-in diário. Todos os dias às 8h30 os squads se reúnem para fechar o desempenho do dia anterior e definir as prioridades do dia.

Respondendo as seguintes perguntas:

• O que foi realizado ontem?
• O que você vai fazer hoje?
• Existe algum impedimento para as suas ações?

Em uma semana mantendo essa rotina já visualizamos todas as atividades cumprindo o prazo e ao final de maio conseguimos o nosso maior desempenho no NPS, uma nota de 84 (zona de excelência).

Reuniões periódicas com clientes

Mais do que nunca precisávamos estar presentes com os clientes, definimos reuniões periódicas a cada 15 dias.

A primeira reunião acontece no início do mês para apresentar os resultados do mês anterior e as novas ações. A próxima reunião busca alinhar as demandas e revisar o planejamento que foi apresentando, assim como, discutir novas ações de curto prazo para atingir as metas do mês;

Escopo de trabalho

Conseguimos verificar oportunidades em alguns clientes para ir além do escopo contratado. Alguns clientes iniciamos fazendo investimento em mídia paga e nos primeiros dias de ação conseguimos converter oportunidades para empresa.

Atualmente, implementamos o Customer Success justamente por enxergar a oportunidade de crescer o faturamento sem aumentar a base de clientes, percebemos que estamos deixando dinheiro na mesa.

WikiTech

Percebemos a necessidade de mapear processos e gerenciar o fluxo de informações. Com toda a nossa comunicação antes sendo presencial era muito fácil sanar uma dúvida, agora no online o esforço aumentou.

Criamos um intranet, o nosso WikiTech, com todas as informações pertinentes para o nosso time: acessos de ferramentas, processos padronizados, planejamento financeiro, solicitação de reembolso. Ainda não está completo, mas estamos bem avançados com a alimentação desse canal, confere como está o visual dele:

Vendas

Com certeza a área mais impactada foi a de Vendas, visto que várias negociações foram esfriadas pelo cenário incerto. Porém, no nosso caso que trabalhamos com Marketing Digital, conseguimos gerar novas oportunidades e ter um resultado positivo durante a quarentena:

Criação de novos produtos

Devido à crise, o poder de investimento das empresas diminuíram. Porém, a necessidade de estar presente no mundo digital se tornou vital para a sobrevivência das empresas.

Com objetivo de aproveitar essa parcela de oportunidades de baixo investimento, apostamos em novos produtos no nosso portfólio, criando escopos de projetos para consultoria, implementação de redes sociais e cursos online. Esses novos produtos conseguiram gerar um incremento de 10% no nosso faturamento recorrente.

Casa de ferreiro e espada ninja na vitrine

Ampliamos os investimentos em nosso próprio marketing. Definimos um orçamento fixo mensal para mídias pagas e também geração de conteúdo para o nosso blog.

Se vendemos marketing digital para outras empresas como uma forma de aumentar as vendas, por que então não fazer isso para nós mesmos? Dobramos o número de acessos em nosso site e aumentamos o número de leads gerados. O principal foi fazer o time se envolver com essa meta também, portanto, todos produziram conteúdos para ser publicado em nosso site.

Marketing de Indicação

Há um tempo já tinha a ideia de criar um plano de recompensas para indicação dos nossos clientes promotores. Durante a quarentena tiramos essa ideia do papel e criamos um plano de reconhecimento financeiro para os clientes que indicassem novas oportunidades.

De forma imediata, conseguimos gerar 10 novas oportunidades e tivemos um novo cliente no mês de junho já advindo dessas indicações. Portanto, se você presta um serviço de qualidade para o seu cliente, busque estimulá-lo a compartilhar seus resultados com outras empresas;

Prospecção segmentada

Definimos os nichos de mercado que estão mantendo o faturamento recorrente e até em alguns casos crescendo. Definimos o setor de tecnologia como esse segmento.

Focamos a prospecção ativa nas empresas locais de tecnologia que estavam sendo pressionadas para gerar maior valor aos clientes e encaixar o Inbound Marketing justamente como uma forma de retenção também. Fomos assertivos e conseguimos converter um cliente a partir dessa estratégia.

Finaceiro

Na área financeira, confesso que já estávamos preparados para imprevistos. Desde que comecei a ter reuniões comerciais e entender o mercado de agências, percebemos a necessidade de ter um capital de giro saudável. Não queríamos estar presos a algum cliente unicamente por dinheiro, precisa fazer sentido!

Nesse momento foi ainda mais perceptível a tranquilidade que é trabalhar e tomar decisões quando sua empresa se planejou financeiramente para imprevistos como esse. Não precisamos demitir ninguém nem cortar investimentos, muito pelo contrário! Conseguimos investir mais aproveitando o cenário que algumas empresas estavam oferecendo descontos.

Negociação de despesas fixas

Buscamos reduzir todas as despesas fixas que não estariam sendo utilizadas durante o período de Home Office. Negociamos com o aluguel da sala, cancelamos o plano de internet e cortamos toda a energia da sala. São atividades simples, mas que fazem diferença para que você consiga economizar o valor de um salário.

Reestruturação de precificação

Tínhamos a necessidade de revisar a nossa precificação há um bom tempo. Porém, só conseguimos ter tempo para realizar durante a quarentena. Implementamos o Clockfy para medir o tempo dedicado para cada cliente e definimos os escopos padrões para nossos projetos, o intuito é entender justamente os clientes que estão gerando prejuízo;

Planejamento Financeiro

Revisamos o nosso planejamento financeiro, realocamos os investimentos entre centros de custos que foram mais impactados que outros. Por exemplo, tiramos um valor que seria investido em infraestrutura e passamos para a área de pessoas, para que possamos investir em mais conforto ao time.

Não reduzimos os investimentos, mas conseguimos priorizar o que traria o melhor resultado no curto prazo.

Conclusão

Era tudo isso que queria passar para você! Tenho certeza que isso é só o começo de muitas ações e ideias que ainda vão aparecer, mas espero que de alguma forma essas práticas já possam te ajudar a superar esse momento de alguma forma.

O mundo mudou, então não fique parado! Eu nunca aprendi tanto como aprendi nesses últimos três meses. Estudei grandes e pequenas empresas, marquei benchmarkings com pessoas referência para mim, li três livros, diversos artigos e ainda sei que preciso aprender mais.

Se você tiver alguma dúvida em relação a alguma dessas práticas fique à vontade para perguntar, prometo que tentarei ajudar da melhor forma possível, podemos até mesmo marcar uma call.

Gosto de sempre terminar meus treinamentos com uma frase, e neste artigo não poderia ser diferente:

"O único lugar onde o sucesso vem antes do trabalho é no dicicionário"