MITOS DO POWER BI: APENAS ARRASTAR E SOLTAR E VAI SUBSTITUIR O EXCEL

Mitos do Power Bi: Apenas arrastar e soltar e vai substituir o Excel, esta é a ideia do artigo de hoje vem de duas das considerações que mais escutei neste quase quatro anos ministrando treinamento de Power BI: O Power Bi é fácil basta apenas arrastar e soltar e pronto e ele vai substituir o Excel. A última talvez seja a que mais me incomoda, pois vi isso diversas vezes como chamariz para vender curso de Power BI.

Para quem trabalha com Business Intelligence, departamentos bem estruturados, é comum saber que todo projeto de BI tem diversas etapas, desde a coleta dos dados, requisitos, Data Marts, Data Warehouse, Fatos, dimensões, etc., e que muitas destas etapas são feitas antes de se ir para uma ferramenta como o Power BI. Mas o crescimento da ferramenta tem levado a usuários departamentais a fazerem um da ferramenta para assim apresentar os dados de uma forma mais produtiva fugindo do “tabelão” cheio de números que dificulta a interpretação dos dados. E esta aí a primeira dos mitos que precisa ser quebrado.

Para exemplificar, em 2019 em um treinamento de Power BI nível básico, expliquei e exemplifiquei sobre o tratamento possível pelo Power Query e como os dados brutos, precisam ser organizados e melhorados para que se possa ter os insights corretos, isso tomava ao menos metade do curso. Quando uma aluna que trabalhava na RPC, afiliada rede Globo em Curitiba, fez o comentário:

A gente vem para o curso pensando que é apenas clicar no gráfico e pronto, mas agora entendo que é preciso antes fazer todo um trabalho para ver o resultado, bem diferente do que eu pensava.

E isso tem se repetido bastante, pois boa parte dos alunos que frequentam cursos são de áreas financeiras, marketing, contábil, engenharia, e a principal ferramenta deles é o Excel, ferramenta que reina absoluta nas empresas, mesmo em situações que até mesmo um banco Access poderia ser melhor para os resultados, e porque disso, devido a anos de uso e resultados que atendem as pessoas. O problema é que a montagem de planilhas nem sempre se adaptam facilmente ao uso em ferramentas de BI, devido as mesclagens, colunar e linhas montadas de forma a facilitar o uso do dia a dia.

Tabelas e não planilhas

Quando o aluno entende o processo ele começa a melhorar suas planilhas pensando nelas como tabelas, entende que precisa pensar em colunas e não apenas células isoladas, com isso melhora a interpretação dos dados e consequentemente a importação destes dados no Power BI, ou seja, a partir do momento em que ele entende que tabelas são melhores que planilhas, mesmo no Excel, ele já ganha em produtividade, pois entende que além de diminuir o tratamento dos dados, será mais fácil de entender o conceito de Fato e dimensão, Tabelas calendário, relacionamentos e criar seus cálculos para obter assim as informações necessárias e assim montar os seus relatórios e Dashboards, como cita outro aluno que trabalha em um E-commerce B2B:

Na empresa já utilizamos o Power Bi, mas dependíamos muito da TI, porém eles tem a demanda bem apertada e com isso demorava para termos o arquivo pronto. Então precisei aprender o Power Bi para apresentar mais rápido os resultados a diretoria comercial. Hoje uso todos os dias o Power Bi e quando mostrei a árvore de hierárquica, eles adoraram.

Desta forma pequenas empresas ou em departamentos de médias e grandes empresas o Power Bi tem crescido de forma rápida atendendo as demandas pontuais, não usa o processo de Bi completo e podemos dizer “correto”, mas sim de sanar uma necessidade pontual e na maioria das vezes assertiva. Isso quando o usuário entende que não é apenas um arrastar e soltar, mas que precisa sim, de planejamento, boas práticas, separar dimensões e que o visual é apenas a cereja do bolo.

Mas e qual a treta com o Excel

E ai entra o segundo mito que o Power Bi vai substituir o Excel, este é um dos que preciso desconstruir já no início, que o Excel é uma das possíveis fontes de dados do Power Bi, creio que o mais utilizado, e que é preciso saber como aproveitar os dados do Excel no Power BI.

O que me deixa preocupado não é o aluno ter esta visão, mas quando locais que vendem cursos de Power BI usam isso como mote para vender seus cursos, além de não ser verossímil, ainda confunde quem esta iniciando.

Existem diversos outros mitos que tem se criado com ferramentas de Self Service Bi, como o Power Bi, mas estas duas são as que mais estão em pauta e que precisam ser desmentidas, evitando assim que os usuários tenham um visão errada da ferramenta gerando assim frustração nos mesmos.

Para quem é profissional de BI, Analytics, dados em geral, é fácil entender que é apenas uma ferramenta para gerar os relatórios e que antes de e se chegar nela tem diversas etapas, mas para usuários de outras áreas é comum ir para o caminho considerado mais fácil e que em quase na totalidade não trará os resultados esperados.

Assim cabe a professores, instrutores e profissionais desmitificar alguns pontos e instruir no uso correto das ferramentas, pois certamente o usuário que aplicar isso de forma correta, vai facilitar e ajudar a empresa a ter uma gestão baseada nos dados.