Modernizando o "walkie talkie"

O RÁDIO DE DUAS VIAS NÃO SAIU DE ESTILO. APENAS MUDOU - E GANHOU VALOR AO MESMO TEMPO EM QUE A COLABORAÇÃO SE TORNA ESSENCIAL.

OS FUNCIONÁRIOS PRECISAM SER CAPAZES DE TOMAR BOAS DECISÕES EM TEMPO REAL, MAS NEM SEMPRE CONSEGUEM FAZER ISSO SOZINHOS. AS TECNOLOGIAS MODERNAS DE COLABORAÇÃO ESTÃO AJUDANDO ALCANÇAR OS DECISORES RAPIDAMENTE.

Oitenta e seis por cento (86%) das organizações dizem que os funcionários precisam de melhores informações, facilitados pela tecnologia para serem capazes de tomar decisões no tempo certo.

Isso é complicado.

Existem dezenas de maneiras de ligar para alguém hoje e ainda mais maneiras de enviar uma mensagem. É um pouco estressante para ser honesto. E eu realmente acho mais difícil encontrar as pessoas quanto mais conectado digitalmente eu me tornei, principalmente porque eu nem sempre sei ou me lembro da melhor maneira de alcançar cada colega de trabalho, amigo ou familiar. Tenho uma pasta inteira no meu celular dedicada a aplicativos de comunicação.

O que eu preciso é de simplicidade, e é disso que os funcionários também precisam.

QUER MAIS COLABORAÇÃO? CRIE UMA CONEXÃO MAIS FÁCIL

Embora conveniente ao sentar-se em uma mesa, encorajar os funcionários a enviar mensagens aos colegas a partir dos seus celulares, enquanto em deslocamento é ao mesmo tempo ineficiente e perigoso. Eles precisam manter atenção o tempo todo, principalmente se estiver em uma loja, em um hospital, numa fábrica ou armazém onde tantas pessoas diferentes e máquinas estão se movendo ao mesmo tempo. Os funcionários de campo também precisam de atenção e mãos livres para poder dirigir seus veículos com segurança, transportar equipamentos e responder a chamadas. Então, qualquer coisa que exija que eles façam mais do que apertar um botão para obter uma resposta é muito complicado.

É por isso que as capacidades bidirecionais push-to-talk (PTT) são tão populares quanto eram há 25 anos, quando a Nextel lançou o primeiro serviço iDEN. A “chamada” através de um walkie-talkie é a maneira mais simples de todas e talvez a maneira mais familiar para os funcionários se comunicarem e colaborarem em tempo real – uma receita para "boas decisões".

Acho dificil pensar em uma tarefa que seja concluída sozinho hoje em dia. Todos precisamos da contribuição de alguém em algum momento, e os funcionários precisam da orientação e da ajuda de outras pessoas com frequência. Equipes de atendimento no varejo e logística não podem fazer nada em uma bolha. Nem equipes de serviços públicos, equipes de construção ou agentes de segurança pública. Existe uma razão pela qual os pacientes são agora designados à uma "equipe de saúde" em vez de apenas um médico.

Mas esta equipe não será capaz de trabalhar bem se não puder se comunicar em tempo real. Se uma pessoa toma uma decisão errada ou não sabe o que fazer em uma determinada situação, toda a equipe irá sofrer as consequências.

Bom, então aqui estou. Incentivando vocês a dar aos seus funcionários um "walkie-talkie". Bem, uma versão moderna dele.

UMA MANEIRA SIMPLES DE TRANSFORMAR SEUS DISPOSITIVOS MÓVEIS EM UM RÁDIO BIDIRECIONAL (E AJUDAR SEUS FUNCIONÁRIOS A COMEÇAR A TOMAR DECISÕES MELHORES)

Existem três coisas que você deve fazer agora se seus trabalhadores estão usando celulares e tablets em qualquer função:

1. Escolha uma solução de software de colaboração que foi construída especificamente para seus funcionários.

Alguns podem chamá-la de solução de comunicação unificada, mas a premissa é a mesma: transformar os dispositivos móveis dos funcionários em ferramentas de colaboração em tempo real. Uma vez que o software é instalado em seus dispositivos, eles serão capazes de se conectar instantaneamente via PTT, mensagens em tempo real e muito mais.

2. Pense na experiência do usuário ao configurar o perfil de cada funcionário.

Com isso, quero dizer gerenciar funções e perfis de usuários dentro do aplicativo. Seus funcionários compartilham dispositivos, mas nem todos os usarão da mesma maneira. A mesma coisa serve para as ferramentas de comunicação. Por isso, é importante personalizar a experiência para a função e o gosto de cada pessoa. Se os funcionários tiverem logins únicos configuradas via SSO ou outras estruturas de login, você pode personalizar sua experiência de colaboração, garantindo que seus contatos, configurações e mensagens sejam carregados automaticamente quando fizerem login – mesmo que eles peguem um dispositivo diferente a cada dia. Se sua empresa usa nomes de usuário mais genéricos (ou seja, "Ajudante de Loja 2"), ainda assim é possível pré-carregar contatos importantes, ativar recursos de colaboração específicos para essa função e garantir que cada usuário esteja conectado às pessoas e as informações necessárias para serem produtivas.

3. Certifique-se de que cada funcionário saiba como usar PTT e realmente o use.

Grite dos telhados, se necessário, ou simplesmente repita repetidamente em reuniões de equipe, memorandos e outras comunicações. Seus funcionários precisam de uma maneira de falar uns com os outros em tempo real se você quiser que eles tomem melhores decisões e façam as coisas mais rápido individualmente e como uma equipe.

Pense em quantas vezes você disse, "é muito mais fácil pegar o telefone e falar sobre isso." Bem, seus funcionários provavelmente dizem isso cem vezes por dia, se não mais. Assim, possibilite que eles peguem o telefone sem ter que realmente atender o telefone – e facilite para que eles possam pedir ajuda.

Como fazer isso?

Procure uma solução de mobilidade (ou seja, dispositivo + software de comunicações) que permita:

- Usar o telefone como walkie-talkie, mesmo quando está fixo a um painel, em um coldre na cintura, ou no bolso. Soluções como o Zebra Workforce Connect você pode utilizar com fones de ouvido sem fio para facilitar chamadas PTT com as mãos livres. Também recomendo que você escolha um aplicativo de colaboração que permita que os funcionários usem comandos de voz. Isso reduzirá o número de vezes que eles têm para realmente pegar o dispositivo e abrir o aplicativo – outro aumento de eficiência e produtividade.

- Gere um alarme discretamente com o apertar de um botão. Isso é importante para a segurança do funcionário. Existem diferentes maneiras de configurar isso, mas construímos a solução Workforce Connect PTT Pro para chamar ajuda se alguém apertar um botão na parte de trás de seu dispositivo móvel Zebra. Se houve uma queda ou há alguma emergência e eles não conseguem se comunicar naquele momento, o gestor pode ser alertado e, em seguida, chamar alguém para ajudar.

- Localizar pessoas. Isso certamente é útil em situações como a que acabei de descrever. Mas também ajuda quando alguém não faz check-in há algum tempo e não pode ser contatado. Talvez tenham colocado no modo silencioso durante uma reunião, mas esqueceram de tirar quando voltaram ao campo. Ou talvez um motorista de entrega estivesse preso no trânsito em uma área com muito ruído e não escutou as chamadas ou mensagens. Ser capaz de detectar tanto a presença (via aplicativo) quanto a localização física real (via GPS) ajudará sua equipe a saber que a pessoa está bem. (Se eles estiverem usando um dispositivo Zebra TC2x, você ainda será capaz de detectar quando um usuário potencialmente caiu. - Assista esse vídeo.)

- Status de presença. Não seria algo útil se soubesse que a pessoa que estava tentando alcançar ia responder quando ligasse? Sei que me pouparia tempo procurando pessoas. Se os trabalhadores podem ver que alguém está online, offline ou no modo não-perturbar, eles podem se conectar mais rapidamente com alguém que está realmente disponível para ajudá-lo com uma pergunta ou tarefa naquele momento.

- Ter chats privados e em grupo por meio de mensagens seguras e PTT. A colaboração vem de todas as formas, e os funcionários precisam de todas as opções. Se eles querem ter um chat 1:1 com alguém ou loop com vários colegas para coordenar ações, eles devem ser capazes de falar com todos com uma chamada ptt rápida ou mensagem de texto (se eles estão parados e capazes de enviar e ler texto com segurança.) Certifique-se de que eles podem ter acesso a uma lista de contatos pré-definida ou iniciar uma chamada de grupo ad hoc quando necessário.

- Acessar e colaborar em tarefas atribuídas em tempo real. Os funcionários devem ser capazes de operar da forma mais independente possível. Para que isso aconteça, eles devem saber o que se espera deles a cada turno. Procure uma ferramenta de colaboração que permita que os supervisores criem, priorizem e atribuam tarefas a associados ou grupos individuais. Os trabalhadores podem então aceitar tarefas e fornecer atualizações de status na mesma ferramenta.

- Substituir ou interromper as chamadas. Isso não é considerado rude ou invasivo quando o tempo é essencial. Esse tempo quando profissionais de saúde e segurança pública estão tentando entender situações de emergência. Esse recurso de "interrupção" é apenas uma maneira de garantir que as mensagens prioritárias alcancem os funcionários que podem estar em uma chamada ptt com outros membros da equipe sobre um assunto menos urgente.

Uma vez que seus funcionários tenham uma única solução de mobilidade (um dispositivo + um aplicativo na tela inicial) que tenham todas essas características, eles estarão totalmente capacitados para tomar melhores decisões. Eles podem até estar mais energizados para cumprir suas metas de eficiência e produtividade, pois eles não estarão tentando encontrar alguém quando eles estiverem precisando de assistência ou uma segunda opinião.

UMA LEMBRANÇA AOS RÁDIOS BIDIRECIONAIS – E UMA AÇÃO A SER EXECUTADA (DE SEUS FUNCIONÁRIOS)

Humanos são animais sociais. Sempre fomos e sempre seremos. Precisamos nos comunicar e colaborar para progredir e executar de forma ideal. E o rádio bidirecional é uma ferramenta bem reconhecida para se comunicar e colaborar.

No entanto, com os bilhões de dispositivos móveis circulando o mundo agora nas mãos dos funcionários, é seu trabalho (e nosso) tomar sua principal função– "push-to-talk" – e evoluí-lo para atender às nossas necessidades modernas. Felizmente, melhorias na conectividade à internet, desempenho de dispositivos móveis e recursos de software levaram a grandes novas possibilidades, capacitando-nos a consolidar as dezenas de diferentes mecanismos de comunicação que existem hoje em um aplicativo seguro que pode ser aplicado dezenas de maneiras diferentes de manter as pessoas conectadas por muito tempo no futuro.

O PTT é uma maneira incrivelmente fácil de se comunicar, mas os funcionários estão exigindo mais. Eles querem ser totalmente capacitados para saber quem está online/trabalhando, onde um colega está, como completar uma tarefa ou o que dizer a um cliente – e eles não querem ter que procurar para obter essa informação. Com as ferramentas digitais atuais, todas essas informações podem ser coletadas em um único aplicativo, assumindo que podem suportar mensagens seguras, PTT, SSO, localização e muito mais.

Então, se você está lutando para melhorar as habilidades de tomada de decisão de seus trabalhadores ou é difícil alcançar as pessoas certas em tempo hábil, encontre uma maneira diferente de se conectar usando os dispositivos à sua disposição. Apenas certifique-se de que é o caminho certo para cada um de seus trabalhadores. (Este guia o acompanha nas diversas considerações para pessoas que trabalham em saúde, cadeia de suprimentos e ambientes de campo.)

Quando você faz isso, você e seus funcionários serão capazes de colaborar em um nível totalmente novo – um que lembra um tempo mais simples.