Negociação Inteligente: Estratégias Eficientes para Renovação de Contratos

Você sabe mesmo renegociar um contrato de serviço continuado, ou é daqueles que só sabe “pechinchar”? Não importa de que lado você está nessa relação; seja como contratante ou contratado. Renegociar os termos de um contrato exige tanta habilidade quanto o fechamento do negócio.

 Dia atrás, falando de negócios, ouvi uma reclamação sobre a substituição do software para a gestão de contratos/financeiro. A substituição foi feita porque o modelo antigo já não era mais capaz de suportar e “conectar” todos os setores envolvidos, e não gerava relatórios com a inteligência necessária.

 O novo foi implantado com a promessa de ser a oitava maravilha do mundo. E é. Ao menos segundo o depoimento de milhares de empresas/consumidores.

Acontece que contrataram o novo software, mas não treinaram o pessoal para uso.

 ❌Não rodaram um aviso dando um prazo para adaptação.

 ❌Não fizeram a migração progressiva das informações.

 ❌Não criaram um período de teste.

❌Não ouviram os reais usuários; suas queixas ou sugestões quanto a eventual manutenção do sistema antigo.

❌Não entenderam a profundidade e/ou necessidade que cada área tem de interação com a ferramenta. Não pesaram prós e contras.

 ❌Não buscaram uma solução customizada e efetiva. Foi da prateleira para as máquinas da empresa.

 O que eles fizeram foi comprar uma solução em oferta. E essa foi a única razão da mudança.😳😳

Com todas essas ausências, obviamente que a “virada de chave” pretendida pelos gestores aconteceu ao contrário. O sistema que deveria integrar a empresa, “instalou” o verdadeiro caos. Ninguém conseguia acessar as informações dos contratos e comprar um botão, se tornou tarefa impossível.

 A ideia até pode ter sido boa, mas houve falha na execução.

 Essa é a grande sacada dos serviços continuados. Não interessa qual a solução você adota; a natureza essencial deles impõe um regime de vigilância e cuidado constantes, porque o estrago numa paralização tem potencial lesivo razoável.

 O primordial aqui é compreender o custo real do negócio e sua relevância para a empresa. Identificar a essencialidade daquela entrega para a dinâmica da sua sobrevivência empresarial é crucial.

 Por isso, é importante adotar, como no início do negócio, um estudo de acompanhamento e evolução contratual.

  🚨🚨Avalie se a necessidade justificante da contratação permanece; e em quais termos. Entenda se a dinâmica inicialmente proposta mantém as mesmas características/necessidades, se é sustentável de fato, ou se precisa de muitos “ajustes” (prazos, métricas de satisfação, aplicação de penalidades, etc) para ser cumprida.

É muito comum planejar a execução de um contrato, e a longo do tempo, verificar que aquele cenário, não faz mais tanto sentido... ou não faz sentido nenhum.

🚨🚨Mantenha atualizados os SLAs: verifique quais pontos não estão sendo atendidos ou têm menor taxa de cumprimento, quais os prazos podem ser negociados e aqueles que não podem medir o esforço que o contrato demanda versus o resultado que entrega.

 Para isso, mantenha uma comunicação eficiente com seus clientes internos. Conheça as dores e satisfações deles com aquele serviço, conheça a interligação das áreas, e o quanto uma pode afetar a outra. A percepção equivocada das necessidades do cliente, leva a um desalinhamento das expectativas.

 Ouça (sempre) sugestões dos times (em especial aqueles que têm interação direta com o serviço/ferramenta/equipamento) sobre novidades do mercado, soluções alternativas, até mesmo indicação de prestadores de serviço. A curiosidade humana nos dá um impulso natural de buscar condições melhores de “sobrevivência” ou produtividade (falando do ambiente de trabalho); alie isso à uma gestão receptiva, e você pode se surpreender do quanto isso vai potencializar os seus resultados.

 Aliás, aqui cabe abrir espaço para um ponto sensível: a contratação de profissionais para serviços pontuais como consultoria, mentoria de caráter especializado. Aquele PJ que você tá bancando, que era pra ser só um “projeto”, e acaba virando permanente... Será que suportar esse (tipo) custo é mesmo necessário? Será que você precisa mesmo de todo esse trabalho controlando horas?

Você pode encontrar (e contar) hoje com outros modelos de contratação que podem trazer resultados ainda melhores. Open Talent; Executives As A Service vieram para ficar. Você consegue alocar a força especializada de profissionais de altíssima competência, em um formato mais adequado, aqui sim, dentro de um projeto de acompanhamento. Tenho aprendido muito sobre isso, graças ao grande parceiro Nelson Oliveira Jr - MBA, PMP , sob a batuta do time potente da EaaS by Opental , capitaneada por Christopher Toya , Thiago Lisboa 🧙 e Thiago Avelino 🧙♂️ .

 A renegociação de contratos deve observar uma periodicidade que gere dados suficientes para entender o que faz ou não sentido naquela relação. Assim como as demandas pessoais mudam, há uma necessidade natural de ajustar os interesses e objetivos corporativos.

  🚨🚨Não barganhe. Preço é resultado de uma equação multifatorial (tipo de serviço, referência da empresa/profissional; qualidade do produto; relevância para o ecossistema da empresa; prazo...), e deve considerar todos esses aspectos na exata medida que afetam a sua empresa. Negociar é muito mais do que pedir “desconto”.  É conhecer o preço entendendo o “valor” daquele serviço, e a partir daí, formatar um compromisso financeiro justo e satisfatório para ambas as partes.

Minha experiência no setor público (costumeiramente engessado, burocrático, dificultoso, lento...), trouxe um aprendizado muito bacana. Contratar bem não é, necessariamente, contratar o menor preço, e sim o melhor.

 Nos pregões (e nas contratações feitas no rito das Empresas Estatais também), é obrigatória a negociação do preço com os ofertantes na contratação inicial. As planilhas de preço passam por verificação para aferir a exequibilidade antes de anunciar o resultado. Isso serve para conhecer a composição do preço, se faz sentido, se é real; ou se foi só um “mergulho”. Ao longo do contrato, a fiscalização tem o dever de acompanhar, para além da regularidade da prestação do serviço, a evolução do mercado. Isso porquê; deve aliar a avaliação quanto a necessidade da contratação, a sua utilidade para o órgão, e ainda, saber se os preços praticados, de fato, estão pareados com a oferta geral PARA AQUELAS CONDIÇÕES REAIS QUE VOCÊ TEM DE ENFRENTAR.  Todo contrato, para ser renovado, precisa ser estudado, avaliado, e sua vantajosidade precisa ser comprovada em todos os aspectos.

 Aliás, a expressão ditada pela lei (*seja a 14.133/2021, seja a 13.303/2016) é bem clara quanto ao propósito das contratações públicas: encontrar a proposta mais vantajosa, e isso você encontra entendo amplos aspectos do objeto que você quer ver atendido. A vantagem de um contrato é medida pelo retorno que ele proporciona, não pelo preço “dentro” da projeção de mercado. Este é um mantra que repito incessantemente para as equipes que oriento.

 Essa rotina, pode (e particularmente acredito que deva) ser incorporada por empresas privadas.  

  🚨🚨Em complemento à avaliação interna do aproveitamento do contrato, promova novas pesquisas de preços. Busque outros fornecedores/prestadores de serviço (mesmo quando você for manter a solução já praticada). Você não está “amarrado” no contrato atual. Em muitas situações, a troca do prestador de serviço pode significar perdas no andamento das atividades, como aconteceu no exemplo da migração de sistemas... E esse pode ser um fator relevante a ser considerado diante de uma variação de “preço” muito pequena.

É importante avaliar se aquele lapso temporal entre a contratação original (ou anterior) foi capaz de gerar uma mudança no mercado, se existem outros players/parceiros disponíveis; eles são capazes de abrir um cenário mais competitivo.

Ajustar o curso é sempre válido, desde que isso não comprometa a estrutura do negócio. Percebe o quanto é vital conhecer o “preço” e o “custo”? Isso vale tanto para quando você é contratante ou contratado.

Conheça as suas necessidades, suas capacidades de entrega e assimilação. Trabalhe a adaptabilidade com base no que existe de real e atual no mercado. Faça o seu preço, com base no seu valor. Aí sim, você será capaz de NEGOCIAR.

Agora me fala, na próxima vez que você sentar para renegociar seus contratos, vai pedir um desconto, ou vai planejar o melhor resultado?