News #49 - Business Intelligence (BI) como ferramenta para a eficiência jurídica

Há quase 20 anos, em uma palestra na conferência da Association of National Advertisers (ANA) nos Estados Unidos, o matemático Clive Humby cunhou uma frase que permanece relevante até hoje: “os dados são o novo petróleo”. Humby destacou que, assim como o petróleo, os dados representam uma nova riqueza global, mas precisam ser refinados para adquirirem valor real.

Essa analogia se tornou um mantra para muitos executivos, ilustrando a importância dos dados no mundo digital e a necessidade de analisá-los e estruturá-los para agregar valor aos negócios. Atualmente, as organizações estão repletas de dados, mas o verdadeiro desafio é transformar essa abundância em informações de qualidade, usáveis e escaláveis.

Recentemente, durante uma consultoria em Legal Operations em um grande escritório de advocacia no Brasil, uma gestora afirmou: “dados não são um problema; temos um sistema de gestão eficiente e tudo está armazenado”. Contudo, após alguns dias de análise, ficou evidente que, embora houvesse uma grande quantidade de dados, eles eram despadronizados e difíceis de analisar. Esse cenário, comum em muitas organizações, expõe a complexidade da gestão baseada em dados e a importância do armazenamento inteligente.

Todas as empresas precisam de dados estruturados para gerir seus times e operações, para controlar demandas e insumos, para medir eficiência e resultados. No entanto, como definir quais as informações relevantes e qual a melhor forma de coletá-las e armazená-las?  

O caminho da estruturação de dados

Antes de detalharmos os passos para criar dashboards e indicadores inteligentes, é importante destacar um ponto positivo: no cenário jurídico, uma parte considerável dos dados relevantes é extraída de processos judiciais e dos Tribunais de Justiça. Com iniciativas como o Domicílio Judicial Eletrônico (DJE), os tribunais estão padronizando a disponibilização de informações, o que facilita a extração e padronização de dados para escritórios e departamentos jurídicos. Isso demonstra que o mercado está encontrando caminhos para que o intercâmbio de informações seja contínuo e ilimitado.

Mas a grande pergunta persiste: como os escritórios e departamentos jurídicos podem implementar Business Intelligence?  

Construindo o mapa da eficiência  

A primeira etapa que o time de Legal Operations deve considerar nesse processo de aplicação de gestão por indicadores é relacionada ao armazenamento estruturado dos dados. Nessa etapa, é necessário entender quais as informações relevantes para cada natureza de negócio, operação ou processo.

A partir do momento em que estamos falando de informações que vão ser utilizadas como força motriz para a tomada de decisão, é importante entender, para cada realidade, quais as informações que vão compor a estrutura adequada de indicadores. Se estamos falando de segmento bancário, por exemplo, informações relacionadas à natureza do contrato e análise de fraude tendem a ser essenciais. Mas se falamos de segmento de saúde, talvez os dados mais significativos sejam relacionados aos tipos de doenças, tratamentos, medicamentos ou hospitais envolvidos.

Esse exemplo é importante para entender que não basta pensar em dados de capa, como são chamadas as informações básicas de identificação de cada processo judicial. A relação de informações relevantes deve ser ajustada à realidade de cada negócio ou base processual. E ela não se limita às informações extraídas da petição inicial e seus anexos.

Importante lembrar que essas informações devem ser obtidas e armazenadas ao longo da condução do processo, sendo que as principais etapas são:

• Distribuição e citação do processo
• Elaboração / recebimento do kit de subsídios
• Apresentação da defesa
• Sentença
• Recurso
• Acórdão  

Em cada uma dessas etapas, os dados relevantes devem ser extraídos e armazenados, sempre de forma padronizada. E aí já entramos em dois outros itens fundamentais: onde armazenar e quem deve imputar cada informação.  

Armazenamento qualificado

 Para operações com baixo volume de processos, um arquivo em Excel pode ser suficiente. No entanto, para operações volumosas, é impossível falar em tomada de decisão por dados sem passar por um sistema de gestão de processos eficiente.

Escolher um sistema é um passo fundamental e podemos ajudá-los nessa definição, mas independentemente da escolha, é fundamental que o sistema tenha funcionalidades que permitam a inclusão de informações em todas as etapas de tratamento dos processos, com campos pré-definidos e, se possível, listas de opções pré-fixadas, para que os dados estejam sempre atualizados e padronizados.

Seguindo essa linha, é importante que os agentes atuantes em cada uma dessas etapas sejam orientados a inserir os dados no sistema, seguindo as diretrizes pré-definidas. Esses agentes podem ser analistas de BackOffice, time jurídico, gestores, equipe de acordos, enfim, todas as áreas que em maior ou menor grau contribuem com a tutela dos casos, com input manual de dados ou por meio de automações.

É importante reforçar que ainda que a maior parte dos dados sejam extraídos dos processos, existem informações relevantes fora dos Tribunais. Informações com naturezas diversas que variam a depender das regras de negócio ou segmento envolvido. Dados extraídos de fontes como kits de subsídios, sistemas administrativos de gestão de contratos do cliente, resultados financeiros da organização, sistemas de reclamação administrativa e ouvidorias. Informações que não podem ser desconsideradas, pois dependendo do cenário, podem ser fundamentais para os estudos e indicadores a serem gerados, já que o desempenho do departamento jurídico ou escritório não está associado apenas aos processos judiciais.  

Definindo indicadores para decisões assertivas  

Após estruturar o armazenamento de dados, a segunda etapa para a implantação de Business Intelligence é a definição dos indicadores que serão criados e monitorados. Essa etapa é delicada e requer um time multidisciplinar de Legal Operations, capaz de analisar as variáveis processuais e de negócio que impactem nos resultados.  

Níveis de indicadores  

Já que estamos falando no ecossistema jurídico, naturalmente esses indicadores passam por informações processuais. É importante que os gestores tenham visão clara sobre dados objetivos, como volume de acionamentos, principais matérias/produtos envolvidos e distribuição territorial, bem como dados de ticket médio das ações e causas de encerramento dos processos. Podemos classificar esses indicadores como de primeiro nível, pois independem de análise avançada e serão extraídos do próprio sistema de gestão de processos, conforme definições feitas na primeira fase.

Ainda com base nas informações processuais, mas dependendo de um cruzamento de dados, estão os indicadores de segundo nível. Esses indicadores vão trazer informações relacionando o tipo de defesa e subsídios apresentados com a argumentação da sentença, por exemplo. Blocos de indicadores, por mais que dependam de cruzamento de informações e de dados um pouco mais subjetivos, podem ser facilmente extraídos do sistema de gestão de processos, se as operações e fluxos estiverem orientados para “imputar” os dados relevantes à cada fase de atuação.

Ainda no segundo nível, podem ser gerados indicadores que cruzem informações processuais com informações de outra natureza, como administrativas ou financeiras. Um exemplo comum é a geração de indicadores que comparam a curva de acionamento judicial com a redução de headcount em times de SAC ou pós venda. Essa é uma informação que pode ser extremamente relevante para o negócio, confrontando o impacto de times mais enxutos no provisionamento ou resultado financeiro da área.

O terceiro nível de indicadores é mais complexo, principalmente porque as informações utilizadas não necessariamente passam de forma recorrente pela operação e não estão armazenadas no sistema de gestão de processos. O exemplo mais comum é relacionado aos indicadores que comparam resultados de um departamento jurídico, escritório ou cliente com outros players. São indicadores relevantes porque confirmam se a percepção de cada organização sobre os seus resultados está aderente com as métricas buscadas e alcançadas no mercado.

Esse nível de indicadores é comumente obtido por meio de Jurimetria, já que ferramentas automáticas de extração de dados captam informações de determinado nicho de mercado, região, matéria, produto, enfim, no escopo de interesse do departamento jurídico ou escritório, e conseguem estruturar essas informações e cruzar com os dados do cliente, criando um bechmarking rico e complexo.  

Interpretando dados para a eficiência jurídica  

A terceira etapa da implantação de Business Intelligence é a interpretação dos dados para a tomada de decisões estratégicas. Não é incomum que gestores, após receberem indicadores estruturados, não saibam como utilizá-los. Por isso, é fundamental que o time de Legal Operations conduza todas as etapas em conjunto com os sponsors do projeto, garantindo que as definições façam sentido para o departamento jurídico ou escritório, e para a organização como um todo, adotando a cultura de dados de forma integral e definitiva.

A modernização do jurídico é um caminho sem volta e, sem dúvida, essa evolução passa por automatização de etapas, utilização de sistemas de gestão integrados e aplicação de Business Intelligence nos negócios. Processos de mudança são altamente complexos, porque não representam apenas a inclusão de tecnologia ou indicadores, mas envolvem a mudança da cultura organizacional e do método de trabalho e gestão. Sabendo disso, a Finch tem um time robusto e capacitado de especialistas que podem apoiar o seu jurídico em cada uma dessas etapas. É isso que nosso time de Legal Operations pode fazer por você. Conte conosco!

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Sobre o autor  

Thaisa Nogueira é Gerente e Consultora de Legal Operations da Finch. Advogada especialista em Direito Constitucional e Direito Tributário, possui ampla experiência na gestão de grandes equipes jurídicas e administrativas, além de expertise na implementação de projetos e melhorias operacionais e tecnológicas no mercado jurídico.