Nova forma de pensar Processos

A palavra “Processos” por si só já causa calafrios em muitos líderes e gestores. Virou praticamente sinônimo de engessado e inflexível.

Quando se diz então “mapear um processo” se tem a certeza de que será gasto um tempo precioso realizando um trabalho que em pouco tempo será perdido. O papel todo desenhado e com post-its terá o mesmo destino que outros em tentativas anteriores: fundo da gaveta do escritório.

Não só vivemos em um mundo diferente do que aquele que estudamos os principais cases de excelência operacional estrelados por Toyota e Motorola como também estamos cada vez mais expostos a novas tecnologias que resultam em um aumento na quantidade de mudanças que enfrentamos no dia a dia.

Este contexto não prova que os vieses sobre processos estão corretos e sim que há uma necessidade de mudarmos também a forma como tratamos o assunto dentro das organizações.

Busquei algumas definições de processos e achei uma que acredito resumir bem: “conjunto de atos por que se realiza uma tarefa”, sendo assim, tudo, exatamente tudo que fazemos é um processo, de escovar os dentes pela manhã que passa pelo relatório após o almoço até a resolução de um problema no final do dia em uma reunião.

O problema é que esses processos de tão rotineiros se tornam inconscientes e passamos a não mais enxergá-los ou analisarmos. Você já prestou atenção na paisagem do caminho que faz para ir para casa? Faça isso hoje e terá surpresas, descobrirá que uma loja conhecida fechou, que apareceu uma árvore nova no canteiro central etc.  Nas organizações não é diferente, o que nos torna cego para analisar impactos de mudanças que estamos implementando em um contexto mais amplo.

Tudo hoje muda em uma velocidade absurda, muita além do que já vivemos antes, as oportunidades são infinitas e temos uma pressão muito forte de sermos o primeiro, afinal a concorrência pode estar pensando em fazer o mesmo. Devemos então agarrar estas oportunidades o mais rápido possível e executar tudo para ontem!

Este cenário coloca ainda mais complexidade e mudanças que individualmente trariam benefícios, em conjunto com tantas outras que estão acontecendo ao mesmo tempo, se tornam uma dor de cabeça. Áreas que fazem parte do processo não são avisadas, pessoas que estavam trabalhando em assuntos correlatos são surpreendidas e muitas vezes ideias boas que tinham tudo para dar certo acabam por desacreditadas.

Neste momento a nova forma que devemos lidar com processos entra. Estes não mais devem ser fixos, em uma base de conhecimento e serem atualizados de tempos em tempos para as auditorias internas e externas, nem mesmo terem “um dono” onde qualquer alteração só será realizada mediante uma aprovação formal. Isso é engessado, inflexível e tira autonomia.

Devemos utilizar os desenhos de processos para qualquer mudança que queremos realizar em qualquer nível da organização, logicamente que a complexidade do desenho varia conforme a complexidade da mudança. Processos acabam sendo uma das principais armas contra as desvantagens do contexto de velocidade atual, na realidade acabam ajudando não só a levantar riscos como também em identificar pontos de ajustes nas mudanças que estão sendo implementadas.

O que mais é uma mudança do que passar de um estado atual para um estado desejado? Nesta transição o melhor caminho é ter estes dois estados mapeados o mais claro possível. Parar para fazê-lo, mesmo que simples, ajuda a sair da rotina e cegueira do dia a dia e levantar pontos importantes que ajudarão no sucesso da ação. Se sua empresa ainda trabalha com processos desenhados engavetados não os considere como estado atual, este exercício deve ser feito com base na realidade e conhecimento daqueles que estão executando o processo agora. O estado desejado é um guia que definirá seu plano de ação e estratégia, o qual deve ser executado com disciplina e construído a várias mãos.

O que fazemos com o desenho do processo desejado implementado? Arquivamos? Engavetamos? Não é o mais importante, a pergunta mais correta deve ser: Todos os pontos críticos do processo estão com travas que garantam sua execução independente da vontade das pessoas?

Esta é uma mudança de mindset onde “Processos” deixam o papel de repositórios para gestão de conhecimento e passam a ser uma ferramenta de eficácia e eficiência para agilizar as mudanças necessárias nas organizações.

Em um ambiente competitivo onde o foco por resultados prevalece ter processos como “fim” não irá nos levar a nenhum lugar diferente do “engessado”. Processos são “meios” e pensar como funcionam ajudam a transformar inconsciente em consciente com objetivo final de maximizar nossos resultados.