O poder de delegar

Delegar é uma das coisas mais importantes que a gente precisa pensar em nossa empresa se a gente quer escalar os nossos resultados. É delegando as nossas tarefas para outras pessoas que a gente consegue crescer, que a gente consegue fazer novos projetos e focar em aumentar os resultados de nossas empresas.

Quando delegar?

A primeira questão que temos é "quando delegar?". Quando que a gente começa a pensar em delegar nossas tarefas?

Seja você uma "eupresa", seja você ja tendo uma equipe, sempre temos a dúvida de quando a gente contrata alguém novo, quando a gente delega e o que precisamos delegar.

Se você já delegou as atividades desnecessárias da sua agenda e da agenda da sua equipe e mesmo assim a sua agenda está cheia, está na hora de delegar para alguém.

Então você vai identificar as tarefas que você precisa delegar e você vai passar para outra pessoa para que isso te libere tempo para focar em atividades que você precise fazer e que agregam mais valor e ajudem a sua empresa a crescer mais rapidamente.

O que delegar?

Você vai delegar as tarefas que você:

1. Manteve após a eliminação: ou seja, são tarefas que te agregam resultado e te levam até suas metas;
2. Sejam repetitivas: há uma rotina, não é algo a se fazer apenas uma única vez;
3. Demandem tempo: se algo demanda menos tempo para ser feito do que para ser delegado, talvez não seja algo que você precise delegar nesse momento;
4. Sejam padronizáveis: você precisa conseguir criar algum padrão e que consiga passar para outra pessoa. Ou seja, se você não consegue explicar corretamente para outra pessoa o que é para ser feito e quais os resultados esperados com aquela tarefa, delegar torna-se mais difícil e obter bons resultados mais ainda.

Como delegar?

Aqui está uma sugestão de passo a passo de como você pode delegar alguma tarefa:

1. Definir o que você vai delegar

Em primeiro lugar você vai definir o que você precisa delegar, que vimos no item anterior (tarefas que levam à sua meta, que sejam repetitivas e padronizáveis).

2. Definir o resultado esperado de cada tarefa.

Com a lista em mãos, defina o resultado esperado de cada uma destas tarefas. Isto é de suma importância na hora do treinamento, pois evita falhas sobre o que é uma boa entrega e mostra ao seu liderado como a entrega será medida e como ele será avaliado.

Pode parecer óbvio, mas muitas vezes falhamos em delegar alguma tarefa pois não conseguimos passar o senso de prioridade, do que é importante ser feito. Listar o resultado esperado evita ter diferenças de julgamento entre o que é bom na visão do líder e na visão do liderado.

3. Padronizar as tarefas

Depois destas definições, você vai criar um padrão para facilitar o treinamento dessas tarefas e também para que seus liderados tenham algum material onde possam consultar sem que tenham que recorrer a seus líderes a todo o momento, em caso de dúvidas.

O padrão deve ser feito de maneira que seja fácil do liderado entender como fazer a tarefa. Ele pode ser escrito, pode conter imagens ou até pode ser em vídeo. Quando eu faço padrões, gosto tanto de fazer em vídeo e por texto, assim fica fácil de ver como é para ser feito, mas o texto com imagens ajuda para consultar rápidas depois do treinamento.

4. Treinar o colaborador

O treinamento do colaborador deverá ser feito com base nos padrões escritos / gravados.

O ideal no treinamento é passar ponto a ponto do padrão e depois fazer a parte prática, primeiramente mostrando como se faz e depois deixando o colaborador fazer por ele mesmo, para conseguir gerar dúvidas.

Depois de o colaborador estar em um resultado satisfatório, ele estará pronto para executar sozinho, mas a história não acaba aqui!

5. Auditorias constantes

Quanto complexo for o processo ou quanto mais nova for a pessoa na tarefa, você irá fazer as auditorias à execução das tarefas com maior frequência. Conforme a pessoa for acertando a execução da tarefa, você vai alargando o prazo das auditorias.

Então você pode por exemplo começar com auditorias semanais, depois passar para quinzenais, mensais... Até chegar a auditorias semestrais, por exemplo.

Lembra que criamos padrões e falamos qual era o resultado esperado das tarefas? A Auditoria deverá ser feita baseada no passo a passo do padrão e avaliar se tudo o que deveria ser feito foi realmente feito, com o resultado esperado.

Lembre sempre que a auditoria serve para você melhorar o seu processo e o treinamento do colaborador e não para prejudicar ninguém. Com uma auditoria bem feita você consegue tanto identificar necessidades de novos treinamentos como a necessidade de revisar e melhorar os padrões estabelecidos.

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💡 Se você delega de alguma outra maneira também queria saber!