O que é ERP e qual a sua importância
O que é ERP
A sigla ERP vem de Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido para o português como Planejamento dos Recursos da Empresa.
Porém, aqui no Brasil essa denominação não é tão comum, sendo que o termo mais conhecido é Sistema de Gestão Empresarial.
De qualquer forma, trata-se de um sistema de gestão integrado, feito por meio de um software.
O objetivo desse sistema é auxiliar no gerenciamento empresarial, oferecendo um conjunto de soluções que integra todos os setores de uma empresa, como compliance, finanças, manufatura, suprimentos, qualidade, vendas e serviços em um só lugar.
Ou seja, em poucas palavras, trata-se de um sistema que permite o controle total do negócio em um único lugar e em tempo real, independentemente do tamanho da empresa.
Se sua empresa pensa em aumentar a produtividade, melhorar a qualidade dos processos e garantir o acesso rápido e seguro a informações voltadas para tomada de decisão, um ERP robusto tem tudo para ajudar.
Por que usar um ERP?
Sua empresa já perdeu alguma oportunidade ou realizou alguma entrega aquém do esperado por dificuldade de acesso a informações ou falta de integração entre os setores?
Isso, somado ao caos interno que esses gargalos geram, são os maiores motivos que levam as empresas a procurar pela implementação de um ERP.
Nesse sentido, alguns pontos podem ser fundamentais para ajudar as empresas a identificar essa necessidade, como:
Como o ERP funciona?
É muito comum que as empresas que ainda não aderiram ao ERP acabem usando vários softwares distintos para controlar seus departamentos. Afinal, a gestão precisa ser feita de alguma forma.
Nesse cenário, os gestores precisam navegar entre diferentes programas, coletando informações de vários painéis para, só então, compilar os dados, analisá-los e tomar decisões.
A questão é que, ao percorrer todo esse caminho, muitas informações podem ser perdidas ou analisadas fora de contexto, correndo risco de ser utilizadas de forma errada.
Assim, além de dados imprecisos que prejudicam – ou até mesmo impedem – uma análise criteriosa e uma tomada de decisão acertada, a organização também sofre com o desperdício de tempo.
Ao implementar o ERP, portanto, a empresa acaba com todos esses gargalos, pois o sistema integra a rotina e as informações de todos os departamentos.
Assim, os tomadores de decisão têm acesso a tudo o que precisam saber, em tempo real, em um só lugar! Isso garante o controle total do negócio!
Um bom sistema ERP é flexível e dividido em módulos, que podem ser implementados parcial e/ou gradualmente, de acordo com as necessidades e condições do cliente.
Os módulos podem ser operacionais ou verticais.
Os módulos operacionais são os que controlam aquelas atividades que podemos considerar como rotinas da empresa. Por exemplo: finanças, controladoria, fiscal, suprimentos, etc.
Com isso, várias tarefas morosas, complexas e demoradas passam a ser automatizadas, deixando os colaboradores livres para focar no trabalho estratégico e criativo.
Já os módulos verticais dizem respeito ao segmento em que a empresa atua. Cada segmento de negócio tem sua própria realidade. Poder contar com um ERP que já venha preparado para essa realidade é sensacional.
Como exemplo de segmentos, podemos citar: empresas de serviços, de alimentos, de siderurgia, de insumos para saúde, de calçados e vestuário, de móveis e indústria química.
Além de tudo isso, ainda é possível personalizar a ferramenta, deixando-a totalmente aderente ao perfil do negócio!
Outro aspecto importante a ser considerado é a escalabilidade. Isso significa que o ERP cresce com a sua empresa!
Ou seja, no momento de implementar um ERP você precisa levar em conta não apenas as necessidades atuais da sua organização, mas também as perspectivas de crescimento e necessidades futuras.
Por que implementar um ERP?
Sua empresa já perdeu alguma oportunidade ou realizou alguma entrega aquém do esperado por dificuldade de acesso a informações ou falta de integração entre os setores?
Isso, somado ao caos interno que esses gargalos geram, são os maiores motivos que levam as empresas a procurar pela implementação de um ERP.
Nesse sentido, alguns pontos podem ser fundamentais para ajudar as empresas a identificar essa necessidade, como:
Principais vantagens de implementar um ERP
O ERP ajuda sua empresa a:
Integrar e unificar todos os dados
Esse é um dos principais benefícios do ERP. Ele funciona como uma grande base de dados centralizada. Assim, a partir do momento em que as informações são inseridas no sistema, tornam-se acessíveis para todas as partes interessadas. Sem problemas de duplicação de dados, sem problemas de desatualização… sem problemas!
Acessar, inserir e atualizar as informações em tempo real
As informações inseridas no sistema são atualizadas e podem ser acessadas a qualquer hora, de qualquer lugar (o que facilita muito para quem está trabalhando em regime home office, por exemplo). O mesmo vale para a inserção dos dados, já que o sistema pode ser atualizado em tempo real.
Aprimorar capacidade de análise e tomada de decisão
Como os dados de toda a operação ficam integrados em uma única solução, os relatórios gerados são mais completos e confiáveis, o que permite uma análise mais aprofundada e, consequentemente, tomadas de decisão mais assertivas.
Definir responsabilidades facilmente
Como as informações de todas as áreas estão integradas em um lugar só e disponíveis para todos os interessados, fica fácil para cada colaborador acompanhar a demanda das tarefas, bem como priorizar as mesmas.
Fortalecer a cooperação
O ERP promove a transparência de informações entre as áreas, o que aumenta o senso de colaboração entre os colaboradores, além de permitir que eles entendam o panorama geral da empresa.
Ter total conhecimento e controle sobre os recursos da sua empresa
Caixa, matéria-prima, suprimentos, capacidade de produção… tudo sob o conhecimento e controle da gestão.
Honrar compromissos
Faça com que a sua capacidade de produção acompanhe as vendas realizadas, mudando rapidamente o planejamento para se adaptar à demanda.
Eliminar gargalos nos seus processos
Observando todos os processos da empresa através de um único sistema, fica mais fácil identificar os gargalos e eliminá-los, estabelecendo soluções mais eficientes.
Aumentar a produtividade (e a lucratividade)
O ERP melhora o modo de trabalhar da organização, além da aumentar a sua proficiência. Isso tem impacto direto no tempo necessário para a produção de um produto ou conclusão de um projeto. Com a redução desse tempo, mais tarefas conseguem ser finalizadas em um dia útil. Esse aumento de produtividade resulta também, é claro, em aumento de lucratividade.
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Reduzir os custos
O ERP contribui para o aumento da eficiência do processo organizacional e, consequentemente, para a redução dos custos. Além disso, se antes deste sistema, a gestão era feita por meio de vários programas paralelos, a empresa certamente tinha custos elevados com a implementação e manutenção desses programas, bem como com o treinamento da equipe, para que pudesse estar apta a lidar com cada um deles.
Trabalhar remotamente com a mesma eficácia
Os colaboradores podem se conectar ao sistema ERP dos seus próprios dispositivos. Dessa forma, ainda que trabalhando de casa, eles têm acesso às mesmas informações que teriam se estivessem no escritório, o que permite que a eficácia seja igual.
Gerir remotamente com a mesma eficácia
Com o ERP a gestão pode perfeitamente ser realizada de forma remota. É possível analisar dados, fluxos de trabalho e relatórios, bem como gerenciar custos inesperados e fechamentos financeiros. Dessa forma, é possível identificar e atuar sobre os gargalos, além de buscar alternativas para otimizar processos e aumentar a performance geral.
A importância do ERP nas empresas
A integração talvez seja o aspecto mais importante de uma plataforma ERP, já que mantém todos os documentos e informações da empresa em um só lugar, eliminando cópias impressas e também duplicação de informações.
Isso gera uma grande economia de tempo para a empresa. Pense no aumento de produtividade da equipe que perde horas e mais horas preenchendo planilhas manualmente ou realizando tarefas burocráticas que, com um ERP, ficam organizadas e automatizadas!
Mas, esse não é apenas o único benefício que o sistema pode trazer para as organizações.
Vantagens do ERP
ERP como fonte de vantagem competitiva
Além do que vimos até agora, um ERP é importante para as empresas porque ajuda a aumentar a vantagem competitiva delas. Entenda o porquê:
Facilita a tomada de decisão
A partir do momento que um gestor precisar ter uma visão global sobre o desempenho da empresa para tomar decisões, basta recorrer ao banco de dados único e integrado do ERP para encontrar a resposta em tempo real.
Com a integração do sistema ERP, que oferece uma ampla inteligência comercial para o negócio, é possível elevar uma empresa para o próximo nível por meio de decisões assertivas.
A criação de estratégias para a empresa também passa a ser mais inteligente. A administração do fluxo de caixa de sua empresa, por exemplo, terá informações precisas, permitindo aos gestores planejar investimentos e projetar movimentações futuras com mais agilidade.
Melhora a gestão de custos
A importância do ERP para empresas tem impacto direto no time de vendas, facilitando o gerenciamento completo de custos e vendas, acompanhando indicadores e relatórios para tomar decisões precisas e ágeis.
Inclusive, é possível verificar projeções de vendas por meio do histórico da empresa, ajudando no planejamento de estratégias de negócios e vendas. Um ERP também pode ser integrado a plataformas de automação de vendas, e-commerce, CRM e mais.
É flexível e personalizado
Um ERP não é um software rígido. Um dos pontos importantes do sistema é sua personalização, tudo de acordo com as necessidades das organizações. Uma empresa de logística terá peculiaridades diferentes do que um hospital. Cada empresa tem seu nível de complexidade e o ERP deve se ajustar a todas elas.
As informações armazenadas também ficam em segurança, algo fundamental para as empresas. Dentro de um ERP é possível gerenciar as informações e o controle de dados que cada funcionário da empresa pode acessar. Isso sem contar na melhoria do controle de inventário, na padronização de processos, na redução de riscos, na melhoria do gerenciamento de recursos e muito mais.
Integra informações e fortalece a cooperação
O ERP promove a transparência de informações entre as áreas, o que aumenta o senso de colaboração entre os colaboradores, além de permitir que eles entendam o panorama geral da empresa.
Mantém alinhamento entre vendas e capacidade de produção
Faz com que a sua capacidade de produção acompanhe as vendas realizadas, mudando rapidamente o planejamento para se adaptar à demanda
Elimina gargalos nos processos
Observando todos os processos da empresa através de um único sistema, fica mais fácil identificar os gargalos e eliminá-los, estabelecendo soluções mais eficientes
Aumenta a produtividade (e a lucratividade)
O ERP melhora o modo de trabalhar da organização, além da aumentar a sua proficiência. Isso tem impacto direto no tempo necessário para a produção de um produto ou conclusão de um projeto. Com a redução desse tempo, mais tarefas conseguem ser finalizadas em um dia útil. Esse aumento de produtividade resulta também, é claro, em aumento de lucratividade.
Esses benefícios contribuem para aumentar a performance da organização, tornar as operações mais eficientes e reduzir erros: três ações que impactam diretamente no crescimento e desenvolvimento da sua empresa!
Como o ERP pode facilitar seu home office
Mais do que oferecer flexibilidade aos colaboradores, o home office virou uma nova realidade no mundo.
Mas, gerenciar todas as operações da empresa remotamente pode ser um grande desafio… e é, de fato!
Porém, o que importa saber é que algumas soluções podem fazer toda a diferença, tanto em longo prazo, com o aumento dos resultados, quanto neste momento, facilitando a gestão à distância de todas as áreas e processos, integrando todas as informações em um só lugar.
O trabalho remoto pode ser realizado com a mesma eficácia.
Os colaboradores podem se conectar ao sistema ERP dos seus próprios dispositivos. Dessa forma, ainda que trabalhando de casa, eles têm acesso às mesmas informações que teriam se estivessem no escritório, o que permite que a eficácia seja igual.
Todo mundo sabe o que fazer.
Como as informações de todas as áreas estão integradas em um lugar só e disponíveis para todos os interessados, fica fácil para cada colaborador continuar acompanhando a demanda das tarefas, bem como priorizar as mesmas.
Além disso, a troca de informações entre áreas fica mais clara e fluída, aumentando também o senso de colaboração.
As informações podem ser acessadas (e inseridas) em tempo real.
Quando as pessoas estão fazendo home office e, de repente, sentem falta de alguma informação, para muita gente isso já é sinônimo de dor de cabeça, pois a distância física do escritório parece tornar tudo mais moroso.
Com o ERP isso é completamente diferente. As informações inseridas no sistema são atualizadas e podem ser acessadas a qualquer hora, de qualquer lugar.
O mesmo vale para a inserção dos dados, já que o sistema pode ser atualizado em tempo real.
A produtividade – e a lucratividade – aumentam.
O home office em si já traz inúmeros benefícios para a produtividade.
Só para citar alguns exemplos, podemos considerar a eliminação do desgaste que o colaborador tem no trânsito, tanto pelo estresse quanto pelo tempo desperdiçado, além de mais facilidade para se concentrar, longe de conversas paralelas e interrupções comuns no dia a dia do escritório.
Agora, imagine o home office somado ao ERP! Só tem a agregar! Ele melhora o modo de trabalhar da organização, além da aumentar a sua proficiência.
Isso tem impacto direto no tempo necessário para a produção de um produto ou conclusão de um projeto. Com a redução desse tempo, mais tarefas conseguem ser finalizadas em um dia útil.
Esse aumento de produtividade resulta também, é claro, em aumento de lucratividade.
A gestão é feita de forma remota e atualizada.
Com o ERP a gestão pode perfeitamente ser realizada de forma remota.
É possível analisar dados, fluxos de trabalho e relatórios, bem como gerenciar custos inesperados e fechamentos financeiros.
Dessa forma, é possível identificar e atuar sobre os gargalos, além de buscar alternativas para otimizar processos e aumentar a performance geral.