O que é ERP e qual a sua importância para as empresas

Você já ouviu aquela frase “quem tem informação tem poder”, certo? E, no mundo dos negócios, ela é mais do que verdadeira.

Para garantir tomadas de decisões assertivas, mais do que nunca os gestores precisam de informações certas e no momento certo.

Pensando no fluxo de trabalho de muitas empresas, normalmente nos deparamos com diferentes departamentos trabalhando com softwares de fabricantes distintos.

Essa polarização de ferramentas dificulta o controle de dados, acesso a números de crescimento e até questões fiscais pela falta de comunicação entre os sistemas.

Seria muito mais fácil e inteligente se todas essas informações estivessem concentradas em um mesmo lugar, não acha?

Com um ERP, isso é possível.

O que é ERP

A sigla ERP vem de Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido para o português como Planejamento dos Recursos da Empresa.

Porém, aqui no Brasil essa denominação não é tão comum, sendo que o termo mais conhecido é Sistema de Gestão Empresarial.

De qualquer forma, trata-se de um sistema de gestão integrado, feito por meio de um software.

O objetivo desse sistema é auxiliar no gerenciamento empresarial, oferecendo um conjunto de soluções que integra todos os setores de uma empresa, como compliance, finanças, manufatura, suprimentos, qualidade, vendas e serviços em um só lugar.

Ou seja, em poucas palavras, trata-se de um sistema que permite o controle total do negócio em um único lugar e em tempo real, independentemente do tamanho da empresa.

Se sua empresa pensa em aumentar a produtividade, melhorar a qualidade dos processos e garantir o acesso rápido e seguro a informações voltadas para tomada de decisão, um ERP robusto tem tudo para ajudar.

Por que usar um ERP?

Sua empresa já perdeu alguma oportunidade ou realizou alguma entrega aquém do esperado por dificuldade de acesso a informações ou falta de integração entre os setores?

Isso, somado ao caos interno que esses gargalos geram, são os maiores motivos que levam as empresas a procurar pela implementação de um ERP.

Nesse sentido, alguns pontos podem ser fundamentais para ajudar as empresas a identificar essa necessidade, como:

• As pessoas conseguem encontrar as informações que precisam de forma rápida e atualizada? Ou se faz necessário marcar reuniões, entrar em contato com vários colegas, etc.?

• Existe controle sobre a situação financeira da organização? É possível verificar, de forma simples e clara, tudo o que a empresa tem a pagar e a receber, e quando? As compras e as vendas são adequadamente planejadas?

• Os compromissos que a empresa assume são honrados? Ou seja, a capacidade de produção acompanha as vendas realizadas? Os prazos de entrega (e as entregas propriamente ditas) estão de acordo com o que foi prometido ao cliente?

• Existe controle sobre o estoque? Existe conhecimento sobre os produtos que estão sem giro, sobre a quantidade de produtos em estoque, sobre a necessidade (ou não) de repor as mercadorias?

Se você “titubeou” para responder alguma dessas perguntas, talvez esteja na hora de considerar a implementação de um bom ERP para turbinar a gestão do seu negócio.

Como o ERP funciona?

Como abordamos brevemente no início do texto, é muito comum que as empresas que ainda não aderiram ao ERP acabem usando vários softwares distintos para controlar seus departamentos. Afinal, a gestão precisa ser feita de alguma forma.

Nesse cenário, os gestores precisam navegar entre diferentes programas, coletando informações de vários painéis para, só então, compilar os dados, analisá-los e tomar decisões.

A questão é que, ao percorrer todo esse caminho, muitas informações podem ser perdidas ou analisadas fora de contexto, correndo risco de ser utilizadas de forma errada.

Assim, além de dados imprecisos que prejudicam – ou até mesmo impedem – uma análise criteriosa e uma tomada de decisão acertada, a organização também sofre com o desperdício de tempo.

Ao implementar o ERP, portanto, a empresa acaba com todos esses gargalos, pois o sistema integra a rotina e as informações de todos os departamentos.

Assim, os tomadores de decisão têm acesso a tudo o que precisam saber, em tempo real, em um só lugar! Isso garante o controle total do negócio!

Um bom sistema ERP é flexível e dividido em módulos, que podem ser implementados parcial e/ou gradualmente, de acordo com as necessidades e condições do cliente.

Os módulos podem ser operacionais ou verticais.

Os módulos operacionais são os que controlam aquelas atividades que podemos considerar como rotinas da empresa. Por exemplo: finanças, controladoria, compliance fiscal, suprimentos, etc.

Com isso, várias tarefas morosas, complexas e demoradas passam a ser automatizadas, deixando os colaboradores livres para focar no trabalho estratégico e criativo.

Já os módulos verticais dizem respeito ao segmento em que a empresa atua. Cada segmento de negócio tem sua própria realidade. Poder contar com um ERP que já venha preparado para essa realidade é sensacional.

Como exemplo de segmentos, podemos citar: empresas de serviços, de alimentos, de siderurgia, de insumos para saúde, de calçados e vestuário, de móveis e indústria química.

Além de tudo isso, ainda é possível personalizar a ferramenta, deixando-a totalmente aderente ao perfil do negócio!

Outro aspecto importante a ser considerado é a escalabilidade. Isso significa que o ERP cresce com a sua empresa!

Ou seja, no momento de implementar um ERP você precisa levar em conta não apenas as necessidades atuais da sua organização, mas também as perspectivas de crescimento e necessidades futuras.

Como implementar um ERP de forma correta em sua empresa

Para saber como implementar o ERP de forma correta, primeiramente é preciso entender por que ele faz a diferença na empresa e quais as vantagens que ele traz.

Vamos lá!

Por que implementar um ERP?

Sua empresa já perdeu alguma oportunidade ou realizou alguma entrega aquém do esperado por dificuldade de acesso a informações ou falta de integração entre os setores?

Isso, somado ao caos interno que esses gargalos geram, são os maiores motivos que levam as empresas a procurar pela implementação de um ERP.

Nesse sentido, alguns pontos podem ser fundamentais para ajudar as empresas a identificar essa necessidade, como:

• As pessoas conseguem encontrar as informações que precisam de forma rápida e atualizada? Ou se faz necessário marcar reuniões, entrar em contato com vários colegas, etc.?

• Existe controle sobre a situação financeira da organização? É possível verificar, de forma simples e clara, tudo o que a empresa tem a pagar e a receber, e quando? As compras e as vendas são adequadamente planejadas?

• Os compromissos que a empresa assume são honrados? Ou seja, a capacidade de produção acompanha as vendas realizadas? Os prazos de entrega (e as entregas propriamente ditas) estão de acordo com o que foi prometido ao cliente?

• Existe controle sobre o estoque? Existe conhecimento sobre os produtos que estão sem giro, sobre a quantidade de produtos em estoque, sobre a necessidade (ou não) de repor as mercadorias?

Se você “titubeou” para responder alguma dessas perguntas, talvez esteja na hora de considerar a implementação de um bom ERP para turbinar a gestão do seu negócio.

Principais vantagens de implementar um ERP

O ERP ajuda sua empresa a:

Integrar e unificar todos os dados

Esse é um dos principais benefícios do ERP. Ele funciona como uma grande base de dados centralizada. Assim, a partir do momento em que as informações são inseridas no sistema, tornam-se acessíveis para todas as partes interessadas. Sem problemas de duplicação de dados, sem problemas de desatualização… sem problemas!

Acessar, inserir e atualizar as informações em tempo real

As informações inseridas no sistema são atualizadas e podem ser acessadas a qualquer hora, de qualquer lugar (o que facilita muito para quem está trabalhando em regime home office, por exemplo). O mesmo vale para a inserção dos dados, já que o sistema pode ser atualizado em tempo real.

Aprimorar capacidade de análise e tomada de decisão

Como os dados de toda a operação ficam integrados em uma única solução, os relatórios gerados são mais completos e confiáveis, o que permite uma análise mais aprofundada e, consequentemente, tomadas de decisão mais assertivas.

Definir responsabilidades facilmente

Como as informações de todas as áreas estão integradas em um lugar só e disponíveis para todos os interessados, fica fácil para cada colaborador acompanhar a demanda das tarefas, bem como priorizar as mesmas.

Fortalecer a cooperação

O ERP promove a transparência de informações entre as áreas, o que aumenta o senso de colaboração entre os colaboradores, além de permitir que eles entendam o panorama geral da empresa.

Ter total conhecimento e controle sobre os recursos da sua empresa

Caixa, matéria-prima, suprimentos, capacidade de produção… tudo sob o conhecimento e controle da gestão.

Honrar compromissos

Faça com que a sua capacidade de produção acompanhe as vendas realizadas, mudando rapidamente o planejamento para se adaptar à demanda.

Eliminar gargalos nos seus processos

Observando todos os processos da empresa através de um único sistema, fica mais fácil identificar os gargalos e eliminá-los, estabelecendo soluções mais eficientes.

Aumentar a produtividade (e a lucratividade)

O ERP melhora o modo de trabalhar da organização, além da aumentar a sua proficiência. Isso tem impacto direto no tempo necessário para a produção de um produto ou conclusão de um projeto. Com a redução desse tempo, mais tarefas conseguem ser finalizadas em um dia útil. Esse aumento de produtividade resulta também, é claro, em aumento de lucratividade.

Reduzir os custos

O ERP contribui para o aumento da eficiência do processo organizacional e, consequentemente, para a redução dos custos. Além disso, se antes deste sistema, a gestão era feita por meio de vários programas paralelos, a empresa certamente tinha custos elevados com a implementação e manutenção desses programas, bem como com o treinamento da equipe, para que pudesse estar apta a lidar com cada um deles.

Estar em compliance fiscal com a legislação brasileira

Um bom ERP se adapta continuamente à legislação brasileira, lançando atualizações no sistema. Dessa forma, sua empresa não precisa mais se preocupar com isso e estará em dia com a lei!

Trabalhar remotamente com a mesma eficácia

Os colaboradores podem se conectar ao sistema ERP dos seus próprios dispositivos. Dessa forma, ainda que trabalhando de casa, eles têm acesso às mesmas informações que teriam se estivessem no escritório, o que permite que a eficácia seja igual.

Gerir remotamente com a mesma eficácia

Com o ERP a gestão pode perfeitamente ser realizada de forma remota. É possível analisar dados, fluxos de trabalho e relatórios, bem como gerenciar custos inesperados e fechamentos financeiros. Dessa forma, é possível identificar e atuar sobre os gargalos, além de buscar alternativas para otimizar processos e aumentar a performance geral.

O passo a passo para a implementação

Identificação dos problemas e objetivos

O primeiro passo para implementar um ERP é identificar exatamente quais problemas você quer resolver com ele e quais objetivos quer atingir.

Tendo em mente seus principais gargalos organizacionais, bem como os resultados que deseja alcançar, vai ficar fácil definir quais funcionalidades do sistema vão fazer mais sentido para o seu negócio.

Análise do momento atual e das perspectivas para o futuro

O sistema ERP escolhido deve ser ideal para a situação atual da sua empresa. Mas não só isso! Ele deve acompanhar (e favorecer) o crescimento da empresa, garantindo escalabilidade.

Saiba mais sobre isso lendo o texto “O Sistema ERP que CRESCE com a sua empresa”.

Planejamento e análise

Após definir os problemas a serem solucionados, os objetivos a serem atingidos, a situação atual e as perspectivas de crescimento, é hora de analisar as opções de ERP disponíveis no mercado e estudar suas funcionalidades, condições, possibilidades de customização, entre outros aspectos, a fim de garantir a solução ideal para o seu negócio.

Envolvimento da equipe

A implementação do ERP interfere no trabalho de toda a empresa. Por isso, é importante que todos estejam envolvidos no que está acontecendo!

Mais do que isso! É importante que possam contribuir, que identifiquem quais são os gargalos da sua operação (que talvez possam ser solucionados pelo sistema), quais são as tarefas que eles mesmos acreditam que possam ser automatizadas, etc.

Para isso, pode-se montar um “comitê” com os representantes de cada setor, que ficam responsáveis por dar voz às ideias do seu departamento, a fim de adequar a solução da melhor maneira possível, a todos.

Migração e adaptação organizacional

Escolhido o ERP ideal, é hora de migrar os dados para ele. Este é um ponto importante de atenção, pois é preciso que os dados inseridos no sistema sejam precisos e corretos. Caso contrário, toda a análise de dados ficará comprometida, e pode-se levar muito tempo para descobrir onde está o erro!

Também é preciso treinar a equipe para que os colaboradores estejam aptos a lidar com o novo sistema.

É importante que o treinamento inicial ocorra antes da migração, para que a rotina operacional não seja prejudicada.

Suporte

A implementação de um ERP é algo contínuo, pois surgem oportunidades de melhoria identificadas pela empresa, novas atualizações (geralmente relacionadas à legislação), e possíveis entraves ou dificuldades de operar o sistema.

Em todos esses casos, é preciso contar com o suporte do fornecedor. Por isso, na hora de escolher o seu ERP, é fundamental levar em conta como funciona o sistema de suporte da empresa, horário de atendimento e a satisfação de clientes já atendidos por ela.

 ERP em Nuvem ou ERP On-Premise?

 A contratação do ERP pode ser nos dois formatos: na nuvem ou on-premise.

Quando se opta pelo ERP na nuvem, os dados ficam hospedados em um servidor acessível pela internet.

Esse modelo de contratação traz uma série de vantagens. Nosso consultor de projetos, Renato Kameda, listou algumas das principais:

• Menor investimento inicial, já que não é necessário adquirir infraestrutura de servidores;
• Custos fixos, pois trata-se de um pagamento recorrente com valores definidos na contratação;
• Ausência de gastos imprevisíveis, visto que o valor permanece o mesmo durante a vigência do contrato;
• Economia de espaço físico, pois não é necessário um datacenter local para armazenamento dos servidores;
• Atualizações incluídas na assinatura mensal, dessa forma o software nunca fica ultrapassado.

Kameda também pontua que a contratação em nuvem pode assumir um dos três formatos abaixo:

SaaS (Software as a Service) – Software como Serviço

É o modelo em que tudo é de responsabilidade do provedor Cloud, toda manutenção de infraestrutura, atualizações de S.O e manutenções diversas. O Cliente apenas utiliza o sistema com um Login e Senha.

PaaS (Platform as a Service) – Plataforma como Serviço

É o modelo que fica entre o SaaS e o IaaS. São plataformas já prontas para disponibilização de aplicações para realização de desenvolvimentos. Nesse formato, toda parte de infraestrutura (S.O, Rede, Servidores e Armazenamento) é de responsabilidade do provedor Cloud. Somente as aplicações são de responsabilidade do Cliente.

IaaS (Infrastructure as a Service) – Infraestrutura como Serviço

É o modelo em que é contratada a infraestrutura. O fornecedor Cloud fica responsável por toda parte de Virtualização, Rede, Servidores e Armazenamento. Já a manutenção do Sistema Operacional e Aplicações são de responsabilidade do cliente.

On-Premise

No formato on-premise o ERP é um software instalado no hardware e nos servidores da empresa. Isso permite uma personalização maior dos módulos. Assim, toda a parte de infraestrutura, S.O e aplicações ficam em uma estrutura local, mas toda manutenção é de responsabilidade do Cliente, inclusive a segurança dos dados.