O que é gerenciamento de conformidade legal e por que ele é uma necessidade nas empresas?

Conformidade legal, gestão de requisitos legais são atividades que, cada vez mais, as empresas indicam nos planejamentos estratégicos e buscam realizá-las de maneira eficiente.

As equipes interdisciplinares que cuidam desses procedimentos estão se ampliando. Isso pode ser positivo, mas não garante a pretendida eficiência, pois o entendimento do que é, o que deve ser feito e o impacto na gestão da empresa precisa ser alinhado com todos os colaboradores.

Dessa maneira, vamos seguir com nossa conversa, buscando esclarecer pontos fundamentais para sua empresa colher frutos do investimento, alcançando a desejada alta performance na gestão da conformidade legal.

Vamos lá! Veremos:

• Conformidade legal: definições
• Certificações ISO e a conformidade legal
• Principais normas que uma empresa precisa observar
• Como posso gerenciar a conformidade legal na minha empresa
• Indicadores ESG x Conformidade Legal
• Qualifica NG: alta performance na gestão da conformidade legal

O que é conformidade legal

A conformidade legal, também conhecida como compliance, é adequar os procedimentos da sua empresa à legislação, realizando o monitoramento, avaliação e melhoria dos processos internos.  

Numa gestão que realiza apenas o compliance, a obediência das normas tem foco na redução de riscos de multas, interdições e outras penalidades mais severas e, a consequente redução de custos judiciais.

Vê-se então que estar em conformidade legal é fundamental para que a empresa possa operar dentro da legalidade.

Contudo, ter uma gestão de conformidade legal estratégica pode ampliar significativamente os benefícios para as empresas, incorporando a seus objetivos:

• melhoria de processos
• redução de custos
• melhor governança corporativa, 
• fortalecimento da credibilidade, 
• aumento do valor da marca, 
• retenção de talentos.

Neste cenário, a gestão da conformidade legal integrará o cumprimento das normas legais à obtenção e à manutenção de certificações de qualidade, como as certificações ISO ou a IRMA (Iniciativa para Garantia de Mineração Responsável) que trata da verificação e certificação com vistas à mineração mais social e ambientalmente responsável por meio de adoção de padrão abrangente para todos os materiais minerados e toda a gama de questões relacionadas aos impactos de minas em escala industrial. 

Certificações ISO e a conformidade legal

A ISO é uma organização internacional não governamental independente, com 167 membros de organismos nacionais de normalização. Ela reúne especialistas para compartilhar conhecimento e desenvolver Normas Internacionais voluntárias, baseadas em consenso e relevantes para o mercado que apoiam a inovação e fornecem soluções para os desafios globais.

A ISO desenvolveu inúmeras Normas Internacionais, tais como as ISO 14001, ISO 45001 e ISO 26000 e todas estão incluídas no catálogo de Normas ISO. 

Nesse contexto, as empresas, para comprovar que seguem os padrões internacionais, podem buscar as Certificações ISO junto a organismos certificadores.

Vale acrescentar que em, processos de certificações, os organismos de acreditação exigem uma série de documentos que padronizam sistemas de gestão relacionados aos escopos pretendidos, entre eles os já citados:

• ISO 14001 Meio Ambiente, 
• ISO 45001 Saúde e Segurança do Trabalho
• ISO 2600 Responsabilidade Social

No Brasil, estes documentos são disponibilizados pela ABNT, Associação Brasileira de Normas Técnicas.

Além de apontar para o cumprimento de normas legais, estes documentos também trazem métodos de gestão e operacionalização de procedimentos dentro da sua empresa, também conhecidos como Sistemas de Gestão Integrada. 

Quais são as principais normas que uma empresa precisa observar?

A legislação aplicável a uma empresa vai depender de onde ela está localizada, suas atividades e seus produtos, além da área que deseja gerenciar a conformidade legal. Cada estado e mais, cada cidade brasileira pode definir regras específicas para cada assunto, conforme sua competência. 

Então, para além da legislação federal, que é aplicável para todas as empresas que realizam operações no Brasil, a empresa deve ainda observar as normas vigentes no estado e na cidade em que realiza suas atividades.

O cumprimento de uma legislação pode coincidir com as exigências ISO. As Normas Regulamentadoras, por exemplo, são disposições específicas sobre a segurança e saúde do trabalho, no âmbito da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). 

A NR-1, atualizada recentemente, dispõe sobre o Plano de Gerenciamento de Riscos que utiliza o ciclo PDCA (plan-act-do-check), que é um modelo de gestão previsto nas normas ISO.

A Política Nacional de Resíduos Sólidos, instituída pela Lei Federal nº 12.305/10, também traz uma proposta semelhante, pois determina que o Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos da empresa deve conter um diagnóstico dos resíduos gerados, descrever ações preventivas e metas para a redução de emissões. 

Porém, este padrão não vai se repetir em normas mais específicas, em especial nas legislações locais. Algumas normas vão até apontar requisitos que devem ser cumpridos, como exigência de responsável técnico, elaboração de relatórios. Porém estes procedimentos por si só não se tratam de gestão da empresa e podem variar de local para local.

A conformidade legal, portanto, pode auxiliar a sua empresa no cumprimento das normas legais, associada à uma gestão integrada mais eficiente e eficaz, através de métodos internacionalmente reconhecidos.

Na Rocha Cerqueira, realizamos o monitoramento legislativo, a seleção e a análise das normas federais, estaduais e municipais relevantes para os clientes, atualizadas diariamente na plataforma Qualifica NG.

Como posso gerenciar a conformidade legal na minha empresa?

De forma bem simplificada, além de ter conhecimento sobre as normas ISO, é necessário estar em conformidade com a legislação vigente e aplicável. 

Para isso, o primeiro passo é identificar as obrigações aplicáveis, ou seja, as normas que devem ser cumpridas para que seu negócio esteja regular. Esta tarefa pode ser alinhada com um comitê interno, com seu departamento jurídico ou com auxílio de uma auditoria de conformidade legal. 

Também é importante que estas atividades sejam mapeadas de forma a identificar o escopo ao qual ela se aplica. Se é uma atividade de impacto ambiental, como extração de minérios, deve haver o mapeamento detalhado das normas de meio ambiente como as que tratam de licenciamento, outorgas, Normas Regulamentadoras de Mineração, entre outras. 

Se a atividade envolve riscos ao trabalhador, também devem se observar as normas do escopo de Saúde e Segurança do Trabalho, como a NR-22. 

O próximo passo é identificar quais atividades ou produtos oferecidos estão em conformidade legal. A partir desta identificação, a organização deve focar na correção de problemas e melhoria dos procedimentos, onde for cabível.

Por exemplo, a empresa identifica que um caminhão que transporta produtos perigosos não teve sua licença renovada no período correto. Deve-se proceder à regularização, compreender porque não havia sido licenciado antes e traçar um plano corretivo para que o erro não se repita no próximo período de renovação. Ainda, deve-se acompanhar periodicamente como as correções estão sendo feitas.

Na Rocha Cerqueira, disponibilizamos o Qualifica NG, uma plataforma completa onde sua empresa pode realizar todo este processo, além de outras ferramentas, como gerenciamento de licenças, indicadores ESG e o ICL, (Índice de Conformidade Legal).

Indicadores ESG x Conformidade Legal

ESG, que na tradução literal do inglês significa Meio Ambiente, Social e Governança, é um conceito guarda-chuva que se refere a uma série de critérios utilizados para medir o impacto socioambiental de uma empresa e sua governança. 

O termo ganhou envergadura, tendo em vista uma crescente preocupação do mercado e dos consumidores com a forma que as empresas exploram recursos e interagem com a sociedade à sua volta. 

Empresas que possuem práticas alinhadas com os princípios do ESG, tendem a ser mais bem vistas por seus clientes e ganham mais valor de mercado. Uma das métricas para se medir se dá pelo atendimento a todos os requisitos legais. Outra métrica também utilizada é a observância da adoção do ODS, Objetivos de Desenvolvimento Sustentável.

Empresas que realizam ações que estão em conformidade com os ODSs têm, no mínimo, uma dimensão do seu Índice ESG impactada. Por exemplo, uma empresa de processamento de resíduos que firma um convênio com uma cooperativa de catadores de recicláveis, está atendendo o item 12.5, do ODS 12 – Consumo e produção responsáveis. 

Ao atender este objetivo, a empresa está realizando uma ação de impacto socioambiental, afetando positivamente as dimensões de Meio Ambiente (E) e Social (S).

Empresas que já possuem uma gestão incorporada à conformidade legal, estão um passo à frente, pois indicam que seus processos são devidamente mapeados e seguem diretrizes reconhecidas por outras organizações. 

No Qualifica NG, os requisitos legais são diretamente associados com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável às quais seu cumprimento se relaciona e os gestores podem monitorar o nível de aderência às ODSs e ainda gerar gráficos para subsidiar tomadas de decisão e elaboração dos relatórios necessários.

Afinal de contas, o que é o Qualifica NG?

Como descrevemos anteriormente, a gestão de requisitos legais envolve várias etapas e elementos, tais como:

1. Levantamento de todas as publicações que sevem ser acompanhadas diariamente e manutenção criteriosa de pesquisa aos diversos órgãos;
2. listagem das normas e obrigações que são aplicáveis ao seu negócio e, assim, facilitar a sua gestão dos requisitos legais; 
3. identificação das normas e obrigações aplicáveis, torna a sua gestão dos requisitos legais mais segura e simples;
4. monitoramento das normas para categorizá-las de acordo com as áreas de aplicação, ou seja, os escopos adequados tais como meio ambiente, saúde no trabalho, segurança ocupacional, responsabilidade social, direitos humanos, mineração etc.;
5. entendimento de cada norma municipal, estadual e federal para fazer a lista de verificação que possibilitará à empresa saber se atende ou não os requisitos legais aplicáveis em suas atividades.

Para empresas, principalmente as de médio a grande porte, pode se tornar uma tarefa muito complexa para ser executada internamente.

Por esta razão, é recomendável contratar uma empresa especializada em conformidade legal, que poderá garantir a melhor assessoria neste assunto.

Nós da Rocha Cerqueira, além do serviço de consultoria e contencioso jurídico, oferecemos aos clientes uma completa e eficiente plataforma para otimizar a gestão de requisitos legais dentro da sua empresa.

O Qualifica NG possibilita que as empresas descompliquem a gestão de requisitos legais para tornar o negócio mais inteligente por meio dos dados, com visões estratégicas para todos os níveis empresariais.

Além dos recursos já citados de monitoramento legislativo, gestão de indicadores ESG, também disponibilizamos ferramentas para o gerenciamento de ações corretivas, prazos para cumprimento de obrigações e análise de Aspectos e Impactos, Perigos e Riscos. Seja qual for sua necessidade de integração ou customização, estamos prontos para entregar a melhor experiência.

Além disso, o Qualifica NG permite a emissão de relatórios e gráficos para que a empresa possa melhor acompanhar as ações de conformidade legal, podendo inclusive incorporar estas estatísticas em seu gerenciamento interno, em relatórios de sustentabilidade e comunicados ao mercado.

Nosso time está pronto para conversar com você, entender suas demandas, seus desafios e desenhar uma proposta única, cuidando para que cada escopo necessário seja tratado por um Squad Multidisciplinar e, dessa maneira, reduzir o tempo de entrega, agregando valor ao seu negócio.

Luíza Ude Goddard Araújo – OAB MG 212 732