O que você precisa saber sobre Business Intelligence?

No mundo coorporativo é comum ouvir sobre Business Intelligence ou BI, no entanto, muitas pessoas falam sobre o tema sem saber exatamente do que se trata. Leia esse artigo abaixo, que tentarei deixar claro todas as informações que você precisa saber sobre o tema.

1      O que é Business Intelligence?

Inteligência de Negócio, Inteligência Empresarial ou mesmo Business Intelligence, que neste artigo iremos chamar de BI, querem dizer sempre a mesma coisa. Trata-se de um conjunto de técnicas, que envolvem a aplicação de processos, o uso de ferramentas, a definição de estratégias e a interpretação dos resultados, que têm o objetivo de auxiliar os interessados na tomada de decisão, seja ela qual for, bem como o monitoramento e controle de suas ações

Business Intelligence é um processo de coleta de dados com foco no entendimento do que aconteceu, através de análise retrospectiva e descritiva, para gerar insights de decisões a serem tomadas nos negócios envolvidos.

Muito se tem falado em uso de técnicas e tecnologias modernas, para facilitar a tomada de decisão das empresas em seus mais diversos setores, entretanto, o uso de um guardanapo e uma caneta pode ser considerado uma técnica eficaz para tomada de decisão, desde que as informações identificadas neste guardanapo façam sentido para o gestor de determinado setor da empresa, afinal, a inteligência de negócio não é algo moderno, mas algo tão antigo quanto o surgimento dos negócios.

Contudo, cabe ressaltar que atualmente o aumento do profissionalismo das empresas, o aumento das especificidades das demandas dos consumidores e aumento da geração de dados a partir de ferramentas e ações desenvolvidas pelas empresas, têm feito com que cada vez mais, as firmas, sejam elas pequenas, médias e grandes, tenham buscado o uso de novas tecnologias e ferramentas para se manterem competitivas em seus mercados de atuação.

Cabe destacar que o uso de BI pelas empresas, independentemente do tamanho, pode ocorrer em toda e qualquer atividade, seja no departamento financeiro, controle de estoque, marketing, gerencial, comercial, operacional ou mesmo no pós-venda, ou qualquer outro de interesse do gestor É comum que empresas menores comecem por atividades menores, que possam fazer com que esta se sinta inserida no uso da tecnologia, com um custo menor, enquanto as que estão mais estruturadas costumam iniciar suas atividades de BI em departamentos que demandam maior controle e redução de custos operacionais, como é o caso do financeiro. Porém, isso não é regra e vai depender do estágio que a empresa se encontra.

2      O que é Business Analytics?

Algumas pessoas tendem a confundir práticas de Business Intelligence e Business Analytics (BA). Essas são práticas distintas, porém, são complementares no mundo dos negócios.

Ao contrário de BI, o surgimento de Business Analytics se deu a partir da necessidade de melhor entendimento dos padrões das séries históricas, para gerar previsão de resultados futuros, bem como identificar quais as ações devem ser tomadas, sempre baseado em dados que estejam suficientemente estruturados. Isso posto, fica claro que se trata de uma técnica exploratória e experimental, que utiliza análises estatísticas.

A análise Preditiva (é baseada em estatística com o objetivo de prever e avaliar resultados futuros através de modelos estatístico e técnicas de machine learning. Esse tipo de análise é muito comum em departamentos de marketing e vendas, que podem, por exemplo, criar promoções personalizadas de acordo com o histórico de compras de determinados perfis de consumidores.

Já o tipo de análise Prescritiva é voltado para recomendação de atuação em situações semelhantes no futuro, como por exemplo, o que fazer depois que o consumidor entrou em sua loja, após ter estacionado o carro?

Em resumo, Business Analytics é uma técnica de utilização de dados com o foco no entendimento em descobrir o porquê aconteceu, quais as consequências e o que deveria ser feito, através de análise preditiva, prescritiva e preventiva.

3      Qual a diferença entre BI e BA?

Aqueles que costumam confundir BA com BI, o fazem por não entenderem os tipos de análises que são feitas. Diferente do BI, que realiza retrospectiva e descritiva, enquanto a técnica de BA, utiliza as análises preditiva e prescritiva.

De forma geral, Business Intelligence é uma técnica para identificar a situação atual da empresa, sendo bastante útil para planejar estratégias para empresa, ao passo que o Business Analytics se trata de uma técnica que tem como objetivo de prever o futuro das ações da empresa, prever tendências e resultados, baseado em estatística.

4      Quais as principais ferramentas de Business Intelligence e Business Analytics?

Atualmente o mercado está repleto de ferramentas de Analytics e Business Intelligence, que auxiliam os tomadores de decisão em suas técnicas de BI e BA. Abaixo listo algumas das principais ferramentas de DataViz, como pode ser visto na Figura abaixo, para que você possa conhecer um pouco melhor desse mundo:

4.1    Microsoft Power BI

Ferramenta lançada em julho de 2015, o Power BI é uma excelente ferramenta de análise de negócios e análise de dados e uma das mais usadas. Tem como algumas de suas principais características, a visualização em tempo real dos dados, conforme forem sendo modificados ou inseridos, possui uma ferramenta de Inteligência Artificial, que tanto prepara quanto analisa dados automaticamente, assim como fácil familiaridade para quem já conhece a família do antigo Office e atual Microsoft 365. Cabe pontuar que mesmo sendo bastante difundida, duas linguagens podem ser necessárias para desenvolver painéis mais complexos.

4.2    Qlik Sense

Em 2014, foi lançado o Qlik Sense, como sucessora do QlikView. A ferramenta é bastante utilizada por grandes empresas que lidam com grandes volumes de dados, haja vista suas ferramentas de armazenamento, tratamento e visualização de dados possuírem grande poder de carregamento de grande volume de dados. Como principais características, o Qlik conta com uma grande variedade de soluções, como nuvem, inteligência artificial, serviços de dados automatização de aplicações, dentre outras. Importa destacar que normalmente é utilizada por profissionais que possuem maior familiaridade com análise de dados, devido a sua complexa gama de funcionalidades.

4.3    Google Data Studio

A ferramenta de análise de dados do Google, criada em março de 2016, surgiu como solução da empresa para todos os perfis de empresa, seja pequena, média ou grande. Quanto às funcionalidades, assim como no Power Bi, o Data Studio também tem integração com enorme quantidade de tipos de dados, contudo, no caso do YouTube e Twitter, por exemplo, a ferramenta da Microsoft não se conecta diretamente. Além disso, a ferramenta também é excelente para desenvolver relatórios e painéis em equipes. Vale ressaltar que o Data Studio carece de quantidade significativa de funcionalidades e performance para grandes volumes de dados.

4.4    Salesforce Tableau

A poderosa ferramenta lançada em fevereiro de 2016, foi adquirida em 2019, pela Salesforce, O Tableau possui algumas funcionalidades que vão desde a extração e tratamento dos dados, passando por uma outra que realiza perguntas e respostas através dos dados que estão sendo trabalhados, até uma excelente funcionalidade de Inteligência artificial que faz algumas explicações. Como ponto negativo, pode-se levar um pouco mais de tempo para utilizar, haja vista suas complexidades.

5      Qual a arquitetura do BI e BA?

Para realização de análise tanto de negócio quanto de dados, é preciso que uma arquitetura seja trabalhada, para atingir seus objetivos. O referido sistema é desenvolvido a partir de um data warehouse (DW), que se trata de uma abordagem metódica para extração, tratamento e carga de dados que sejam relevantes para os negócios, em um único repositório, com vistas a serem analisados e apresentados de uma forma útil para auxiliar a tomada de decisões da empresa, como pode ser visto abaixo.

Para construção de um DW é necessário seguir alguns passos que contemplam tanto a construção quanto de todo o sistema de inteligência. As etapas são: (1) identificar as necessidades de BI ou BA, que estão ligadas às estratégias e objetivos da firma; (2) identificar a(s) fonte(s) de dados de interesse para desenvolvimento do sistema; (3) extrair, transformar e carregar dados para criação de um banco de dados; (4) identificar junto à organização uma ferramenta de apresentação de informações originárias do banco de dados; (5) criar relatórios padrão e realizar análises de dados ad hoc e mineração para obter insights sobre os principais indicadores de desempenho da organização; e (6) planejar uma implantação em toda a entidade para garantir que os tomadores de decisão de cada área tenham as informações adequadas quando e onde precisarem.

6      Como o BI pode alavancar sua empresa?

Com já foi visto anteriormente, os processos de BI podem ser tanto um guardanapo com caneta e algumas muitas linhas de dados sobre determinada atividade da firma ou então pode ser um conjunto de ferramentas de tecnologia da informação, que podem Extrair, Transformar e Carregar os dados das mais diversas atividades da companhia, transformando-os em painéis de visualizações (dashboards), relatórios gerenciais, gráficos e muito mais coisas que podem auxiliar as gestores de uma empresa a tomar decisões mais assertivas, baseado em dados, o que no mercado costumamos chamar de data driven, cultura dos dados ou mesmo decisões baseadas em dados.

Isso posto, percebe-se que quanto mais complexo for a utilização dos dados gerados tanto pela entidade, quanto pelo mercado de atuação, quanto pelos clientes, serão geradas mais oportunidades de insights para que a chance de erro, e por consequência o investimento inadequado, possam ficar cada vez mais próximo de zero, maximizando os retornos financeiros auferidos pela firma.

7      Como desenvolver dashboards para sua empresa?

Os painéis ou dashboards, como são costumeiramente chamados, são a parte visual que o cliente costuma mais se importar, não é por menos, afinal, é onde haverá as interações com os atores chaves das empresas. Contudo, é importante destacar que cada nível hierárquico possuí um tipo de painel diferente do outro, afinal, as informações que o nível operacional precisa focar está diretamente ligada à sua operação cotidiana, enquanto o nível estratégico está mais focado em realizar reflexões e análises dos setores envolvidos da firma. Para tal, faz-se necessário descrever um pouco o perfil de dashboard de cada nível operacional:

7.1    Nível Operacional

O nível operacional, àquele que está mais próximo do cliente, que está na ponta da operação, geralmente, precisa de informações que possam subsidiar as informações sobre as atividades diárias, indicadores de eficiência, acompanhamento das etapas e informações afins.

7.2    Nível Tático

Já no nível tático, os gerentes tendem a ter visualizações mais complexas do que aquelas do nível operacional, sendo necessário realizar o acompanhamento de períodos comparativos e cumulativos, como por exemplo: desempenho comparado com o mês anterior, com mesmo mês do ano anterior, acumulado no ano e acumulado em 12 meses.

7.3    Nível Estratégico.

Por fim, no nível estratégico, onde as tomadas de decisões são mais complexas, é necessário que sejam apresentadas informações como acompanhamento das previsões, por período, por setor, por cargo, dentre outras. Nos painéis para este perfil, os usuários buscam realizar reflexões sobre os resultados estão sendo apresentados pela empresa e tendem a ter insights valiosos com os resultados à vista.

8      Quais os principais desafios de implantar BI nas empresas?

Como toda mudança que acontece em nossas vidas, a utilização de uma ferramenta de BI dentro da empresa também deve causar algum desconforto, em parte do time, tanto pelo fato de que os serviços serão mais bem acompanhados, como também pelo de ser uma nova fermenta que carece de maior familiaridade, isso posto, percebe-se que os principais desafios são:

8.1    Fazer a equipe entender a mudança

A mudança da cultura da empresa e a reestruturação dos processos, comumente, causa burburinho e desconforto para os times envolvidos, seja por conta de medo do desconhecido, seja por conta de medo de terem suas atividades acompanhadas de mais próximo ou então, por não terem entendimento do que se trata a mudança que irá ocorrer com o uso da ferramenta. Com isso, para que a implantação seja bem-feita, é importante que os gestores e o time de desenvolvimento realizem reuniões constantes com os times, com o objetivo de introduzir o tema, engajar as equipes e desmistificar eventuais desinformações.

8.2    Desenvolvimento de dashboards e relatórios

O desenvolvimento de painéis e relatórios costuma ser uma fase crítica da execução do projeto, uma vez que é um dos momentos de contato com os atores chaves das empresas. Para que estes sejam desenvolvidos de forma menos dolorosa, faz-se necessário que os times respondam algumas perguntas, tanto para se sentirem incluídos na execução, como também para facilitar a mudança da cultura existente. Questões como: (1) Porque esse dashboard está sendo criado; (2) Que vai consumir as informações; e (3) Quais as fontes de dados; são alguns dos questionamentos que são obrigatórios para o desenvolvimento adequado dos painéis e relatórios. Afinal, são estes colaboradores que irão utilizar as ferramentas no dia a dia.

8.3    Treinar os times envolvidos

Treinamento, talvez a parte mais importante para que todo o trabalho de desenvolvimento seja internalizado pelos times, para que estes garantam a usabilidade tanto das ferramentas quanto tenham entendimento da importância destas. Atualmente, empresas têm priorizado o treinamento de forma síncrona (acontece exatamente ao mesmo tempo que outra coisa, como treinamentos in company), quanto assíncrona (quando não acontece de forma concomitante, como as vídeo aulas).

9      Quais os principais ganhos de implantar BI nas empresas?

Como pôde-se ver durante todo o artigo, Business Intelligence e Business Analytics são atividades distintas, mas que se complementam haja vista suas particularidades, no mundo organizacional. Em ambos os casos, é possível perceber inúmeros ganhos para as empresas que as adotam, como podem ser vistos alguns listados abaixo, mas não esgotados:

·        Redução de custos para tomada de decisão nos departamentos beneficiados;

·        Tomada de decisão baseada em dados, não em achismo;

·        Maior facilidade de identificação de eventuais custos sobressalentes na empresa;

·        Maior facilidade de identificação de oportunidades de negócios;

·        Rápidas respostas às constantes mudanças nas demandas do mercado;

·        Relatórios mais acessíveis.

Considerações finais

Neste artigo foi possível esclarecer o que é business intelligence e business analytics, bem como suas diferenças. Além disso, foi possível ter maior conhecimento quanto às questões de implantação de técnicas modernas de BI nas empresas. Com isso, fica mais claro para o público menos esclarecido sobre o tema, para melhor compreensão e por consequência, mais fácil identificação se a empresa em que trabalha está apta a implantar BI e/ou BA na sua rotina de trabalho.

Então, gostaria de saber o que você aprendeu de novo com o artigo e em que poderia clarificar melhor algum tema que não foi ou que foi pouco discutido.

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