OKRs - Conceitos e aplicações

Gostaria de compartilhar o meu entendimento sobre OKRs, com base no curso disponibilizado pela Qulture.Rocks para aqueles que assim como estejam interessados em aprofundar conhecimentos em ferramentas de melhorias de processos :)

OKR – Objetivos e resultados chaves

OKR é uma ferramenta de gestão focada nos objetivos de negócio para viabilizar a execução de estratégias empresarias.

Objetivos devem ser escritos de maneira qualitativa

Resultados são metas baseadas em indicadores mensuráveis para ajudar a provar se o objetivo foi alcançado no período em questão.

Exemplo

Frase chave:

Utiliza-se como frase chave a frase a seguir, onde nas lacunas sao preencuidos os objetivos e resultados da empresa:

"Vamos ....... e saberemos que seremos bem sucedidos se conseguirmos ......"

Objetivo – Aumentar a rentabilidade

Resultado – Aumento de 10% (pode ter 1 ou mais resultados contemplando o objetivo principal)

Nota: Se as metas foram alcançadas, mas o objetivo não, foi bem detalhado.

Por que usar o OKR?

1.      Foco e priorização em um dado período de tempo

2.      Alinhamento (criado a partir da visão e missão da empresa)

a.      Necessário fazer alinhamento temporal

b.      Necessário fazer alinhamento hierárquico

c.      Necessário fazer alinhamento lateral

3.      Motivação (melhora o engajamento e permite que os colaboradores aprendam e cresçam a medida que metas mais agressivas ou complexas são estabelecidas)

História

OKRs são metas adaptadas as metodologias de negócio

Elas tem base em conceitos tradicionais, tais como o conceito de melhoria contínua de Peter Drucker, e conceitos de Gestão pela qualidade total por ed. Deming, que deram origem ao TQC (Total Quality Control), 6 Sigma, método Toyota.

No Japão se formou o Hoshin Kanri, que era o desdobramento da estratégia

As OKRs foram formadas pela IBMO (Intel Management by Objectives), onde os objetivos passaram a ser descritos por meio de key results, para marcar cronologicamente metas e ajudar a alcançar os objetivos, sejam eles estratégicos ou sugeridos pelo colaborador, sendo um processo caracterizado como bidirecional.

As OKRs são metas agressivas, onde 70% de atingimento são novos 100% de atingimento, por serem metas muito agressivas. Os demais 30% são um plus, que vao ser desenvolvidos, e aprendidos a serem resolvidos ao longo do processo.

No Google, a OKR teve ciclos encurtados de semestres para trimestres, e tem regras de gradação de 0 a 5 valores, com significados alinhados entre gestores e colaboradores.

A partir da definição estratégica, emitida pelos gestores, são feitos os particionamentos de metas entre as equipes e seus colaboradores.

O que muda da OKR para as metas tradicionais?

A gestão por metas por OKR não é base para a definição de remuneração dos colaboradores

Nas OKR os resultados alcançados são primordiais para o reconhecimento de desempenho dos colaboradores, ao invés da porcentagem de resultados alcançados.

As OKRs são criadas e avaliadas em ciclos mais curtos, de 1 a 6 meses, e tem visibilidade publica dentro da empresa. Elas são definidas de forma descentralizada, permitindo a participação de todos os membros, são mais flexíveis, e trazem a ideia de moonshot, ou seja, quando 70% das metas são alcançadas, considera-se que 100% foi atingido, porem é mais considerado o resultado obtido do que o percentual alcançado em si.

Como são aplicadas as OKRs?

A partir da visão da empresa, por meio de planos estratégicos e OKRs de 3 a 5 anos, e por ORKs menores, de 1 ano e de 3 a 6 meses.

Missão – Propósito da empresa, (o que faria falta se a empresa não existisse?)

Visão – Qual o impacto que a empresa proporciona no mundo?

Estratégia – Mercado, natureza dos produtos, serviços, e definição de como estes itens irão variar no futuro sendo competitivo por preços e qualidade.

Como as OKRs estratégicas são variadas das missões e visões da empresa?

- OKRs estratégicos cobrem prazos longos de 3 a 10 anos

- Mudam muito pouco

- Quantificação do caminho para a empresa atingir a sua visão.

- São muito comunicados pela organização

O que precisamos fazer para atingir os OKRs estratégicos?

Com objetivos táticos, relacionados principalmente a:

- Resultados financeiros,

- Satisfação dos clientes,

- Satisfação dos colaboradores.

Como as OKRs ajudam a atingir a cultura de resultados?

- Clareza sobre a diferença entre esforço e resultado.

- Objetivos baseados em key results (o que fazer para bater uma meta ou concluir um projeto)

- Plano de ação para saber exatamente por que as atividades estão sendo conduzidas, e assim ter clareza sobre o que fazer e como atingir os resultados.

Ciclo de OKR

Baseia-se em:

Planejamento – Desdobramento de OKRs e definição de planos de ação e iniciativas

Monitoramento – Acompanhamento das OKRs

Avaliação – Analise dos resultados atingidos e planejamento do próximo ciclo.

Planejamento

Deve ser bem comunicado o objetivo da empresa para que todos estejam trabalhando em ações para alcançar o mesmo objetivo.

Os modelos podem ser descentralizados e mais rápidos, ou centralizados e mais demorados para definição das OKRs.

O modelo a ser adotado depende da característica da empresa, para saber qual é mais adequado.

Como criar os OKRs?

Definição estratégica da direção

Definição das OKRs dos gestores

Definição das OKRs dos lideres

Definição das OKRs dos liderados

Delegar e desenvolver os liderados

Desdobrar uma OKR para baixo no nível hierárquico da organização

Executar um plano de ação para atingir a OKR

Como atribuir bons Key results?

- Usar indicadores fáceis de medir

- Quantificar e plotar em gráfico

- Verificar periodicamente

O indicador deve ser sensível ao esforço e caiba dentro do ciclo de OKR

Como monitorar o ciclo de OKR?

Reuniões de acompanhamento

Cultura de aprendizagem, para colaborar na resolução de problemas

Ambiente positivo na medição de desempenho para viabilizar a transformação e ao atingir as metas

Discussões baseadas em fatos e dados (5 por quês)

Plotar as causar em arvore (Diagrama de Ishikawa) para desmembrar as causas raiz para saber por que as OKRs estão fora do trilho e qual o plano de ação para reverter a situação.

Avaliação

As OKRs podem ser avaliadas por pontuação ou de forma binaria, como nos exemplos a seguir:

Pontuação

0 – Nenhum progresso

0.3 – Pequeno progresso

0.5 - Esforço considerável

0.7 - Progresso esperado

1 – Progresso extraordinário

Forma binária

Analisar de acordo com o alcance do key result (resultado binário).

Considerações finais

É importante fazer uma reflexão sobre os resultados e expor para os demais com o objetivo de discutir as lições aprendidas e ter inspirações para o próximo ciclo de definição de OKR.