Onboarding: Como construir um processo de integração que funcione

Já tive oportunidade de acompanhar a construção do processo de integração em algumas companhias, tanto por experiência prática quanto por experiência em consultas e benchmarks; e, são os resultados dessas experiências que desejo compartilhar. Assim, fornecendo base para profissionais de RH ou não que precisarão construir este tipo de trabalho.

Antes de explicar o passo a passo para construir o que eu chamo de processo e não apenas de treinamento de integração, acho fundamental entendermos o seu conceito.

O onboarding (também conhecido como organizational socialization) surgiu na década de 70, com o objetivo de integrar e treinar os novos colaboradores em seus primeiros dias na companhia. De modo, que tivessem acesso aos conhecimentos, habilidades e comportamentos esperados pelos novos empregadores.

Fato bastante conhecido é o investimento que as empresas fazem em conhecimentos técnicos em seus treinamentos. No entanto, com o crescimento de startups (empresas que estão no início de suas atividades em mercados e atividades inovadoras) também tem crescido o interesse de profissionais, nem sempre de RH, na construção de processos de integração, que tem como principal objetivo alinhar a cultura e comportamentos esperados pela empresa e novos colegas de trabalho, uma vez que nesse tipo de negócio é bastante comum equipes enxutas e com poucas pessoas.

Se por um lado, algumas empresas investem em treinamentos voltados a integrar os novos colaboradores, presenciais ou até mesmo online; outras focam nos mimos que alegrarão o novo funcionário, tais como squeeze, caderno, caneta e afins...

Que fique claro, não sou contrário aos "brindes" de integração, até acredito que auxiliem sim com o branding da companhia; mas, desejo provocar o pensamento no que está por trás desse presente de boas-vindas? Tem alguma relação com a cultura da companhia? A ideia "por trás" do squeeze demonstra o quanto a empresa se preocupa com a saúde do funcionário e sua ingestão diária de água, ou mesmo com a quantidade de copos descartáveis que deixam de ser usados?

Cito a cultura da companhia, porque essa é uma das principais razões do onboarding atualmente. É através desse contato inicial, em que o novo empregado é colocado à par das regras de convivência naquela empresa. Ou seja, é a partir deste momento, que o recém-admitido é de fato embarcado na cultura organizacional.

Logo, quais são as principais informações, conteúdos e ações que devem compor um bom treinamento de integração?

Um resumo histórico da empresa, com foco em sua missão, valores, visão e distribuição geográfica auxiliará o colaborador a entender onde se encaixa na engrenagem dessa companhia, bem como suas atividades principais e inter-relações com outras áreas. Para tais informações, tanto faz utilizar uma apresentação power point, um vídeo ou qualquer outra ferramenta com instrução à distância ou presencialmente. Mas, é fundamental neste momento que a pessoa entenda um pouco mais sobre o de onde viemos e para onde iremos da companhia (afinal, trata-se da carreira dele...).

Em paralelo, é importante que o departamento que o receberá já tenha conhecimento da nova contratação, assim terá tempo hábil para providenciar: acessos, e-mails, posição de trabalho e demais mimos que forem comuns à cultura da organização. Mas, fundamentalmente, é importante que o líder da área que receberá o novo colaborador tenha uma conversa aberta com o grupo, expondo o motivo da contratação e quais as expectativas para a nova posição. E, por que isso? Para evitar boicotes, conscientes ou não, ao novo empregado, que por vezes assumirá a posição de alguém que já atuava e já conquistara seu lugar naquela equipe.

Um antigo líder da área de treinamento, sempre me lembrava sobre as "informações mais importantes" que um processo de integração deve conter que são: "quanto vou receber?" "Quando 'cai' o pagamento?" e "Onde é o banheiro?", confesso que essa última é uma das mais importantes, considerando a dor de barriga num primeiro dia de trabalho. E, para saná-las nada melhor que uma visita guiada por um par ou profissional sênior da equipe, nesse momento a troca de informações (que pode ser preparada previamente através de um roteiro) é fundamental para dar as primeiras orientações sobre o "como as coisas funcionam por aqui"; infelizmente, é bastante comum em companhias, sobretudo as maiores, que a cultura tenha duas faces, a primeira propagada por toda a companhia e alinhada à missão e valores da empresa e a segunda que é particular a cada departamento e está intimamente relacionada ao gestores. Ou seja, é nesse momento que os valores e "combinados" do setor serão partilhados com o novo integrante, em meio à visita das áreas da empresa e apresentações aos demais líderes.

Pensando em um grande plano de aula, tais atividades deveriam acumular por volta de 4h, entre conversas, orientações e tour guiado.

O que nos coloca em um horário, próximo do almoço... E, aí vai uma dica. Nem sempre é comum o almoço de toda a equipe ao mesmo tempo ou com a presença do gestor. E, também é comum que o novo empregado ainda não tenha recebido seu tíquete. Assim, SUGIRO que nesse primeiro dia, o gestor o "convide" a almoçar para mostrar os arredores da companhia e possibilidades de locais para alimentação, aproveitando também esse momento para conhecer mais sobre o novo funcionário e seus hobbies, enfim aumentando os laços e entrosamento com o novo membro de sua equipe.

Para a segunda metade do dia, após o funcionário ter uma visão macro da empresa, conhecer as instalações e ter um momento "out office" com seu gestor e alguns membros da equipe, é importante que o gestor reserve ao menos uma hora para passar as diretrizes iniciais ao trabalho do novo colaborador. Tanto o posicionando sobre os principais projetos e atividades da área (isso também poderá ser feito por um par ou sênior da equipe), quanto as expectativas para as primeiras entregas (e, isso deverá ser feito pelo superior imediato!).

É comum que as empresas se valham do período de experiência (primeiros 90 dias do contrato) para acompanhar e avaliar o novo colaborador, se este se adapta à cultura da organização antes de sua efetivação.

Daí a importância, do gestor esclarecer suas expectativas (o que são as entregas pelas quais o novo funcionário será cobrado e seus prazos), quais os pontos que serão observados no período de experiência, sanar dúvidas (inclusive quanto a salários e benefícios), encerrando essa conversa inicial com o feedback sobre suas percepções e sobre como foi o primeiro dia.

A partir deste momento o gestor poderá direcionar o funcionário para conclusão de processos de admissão ainda pendentes, direcioná-lo para acompanhar um funcionário da equipe ou mesmo dispensá-lo, de acordo com a cultura da companhia...

Espero que este artigo tenha contribuído com a integração ou mesmo validação de seu processo de integração. Todas as sugestões aqui descritas foram colhidas em benchmarks com diferentes empresas, além das experiências que acumulei em minha carreira.

Me envie uma mensagem caso queira algum material adicional ou apoio consultivo.