Onboarding pra valer!

Onboarding de verdade: muito além do kit de boas-vindas

Oi, pessoal! Tudo bem por aí? Você já deve ter visto aqui no LinkedIn aqueles posts (maravilhosos, por sinal) de pessoas felizes por terem sido aprovadas em um processo seletivo e que recebem um kit de boas-vindas em casa. Em tempos de home office, esses kits de onboarding têm sido um dos maiores objetos de desejo dos profissionais.

É claro que camisetas, garrafinhas de água, caderno, notebook e fone de ouvido são legais, né, todo mundo adora um brinde. Mas o que está por trás disso é a continuidade de algo que foi iniciado muito antes, quando o candidato ouviu falar da empresa e formou uma opinião sobre ela.

A partir daí, vão sendo colocados tijolinhos para construir uma ponte por onde o candidato irá passar (ou não) para se juntar ao time. Mas você sabe como planejar e executar um onboarding com qualidade? O RH estratégico precisa saber! Vem que eu te conto tudo, tudo mesmo, inclusive com duas dicas práticas no final.

O kit é legal, mas não é tudo

Como falei, receber um kit de integração, como também é chamado o onboarding, é muito bacana. É como se fosse um abraço, uma maneira de a empresa dizer “que bom que você chegou”. Mas, gente, presta bem atenção: se a sua empresa oferecer esse kit esperando que ele vá fazer milagres, já vou avisando logo que vai dar ruim. Gestos bonitinhos não se sustentam por si só, é preciso contar com ações mais parrudas.

O onboarding, na verdade, é um conjunto de ações que tem como objetivo tornar a adaptação do novo funcionário ao time e a empresa mais rápido e eficiente. Quanto antes esse profissional se sentir confortável, antes vai começar a entregar resultados, que é justamente o que se espera dele.

Sendo assim, o onboarding pode ser um processo liderado pelo RH, mas nem de longe é exclusividade dele. A liderança direta do novo funcionário, e os seus colegas de equipe também precisam ser envolvidos. As questões técnicas naturalmente vão sendo aprendidas com o passar dos dias, mas o bem estar e o pertencimento precisam estar presentes desde o dia um.

Como fazer um onboarding de verdade

Para fazer a integração do novo funcionário acontecer de verdade, é preciso planejar, receber e fazer acontecer. Vamos ver como.

Planejamento do onboarding: nessa etapa, o RH vai desenhar, juntamente ao gestor da área demandante, o perfil do candidato ideal para a função. Aliás, aqui vale a pena dizer que nem sempre será apenas o gestor a fazer esse desenho, os colegas de time podem contribuir muito também.

Os aspectos técnicos, as experiências prévias e as competências do profissional são fundamentais para o descritivo do cargo e do escopo de trabalho, mas é imprescindível considerar também o fit cultural, o match, que vai garantir que as coisas funcionem bem mesmo quando houver problemas e dificuldades (que são naturais e esperados).

Como parte do planejamento, podem ser desenvolvidos materiais e instrumentos que ajudem o novo funcionário a se ambientar. Não precisa ser nada formal demais, nenhum calhamaço de 500 páginas, mas algo que seja útil, organizado, fácil de consumir e de assimilar.

Recepção do onboarding: não estamos falando exatamente de uma primeira impressão; com tudo o que já conversamos sobre Employer Branding, você sabe que o novo funcionário já tem várias informações sobre a empresa. Mas o start desse relacionamento nas funções empregador/empregado precisa começar com o pé direito.

Por isso, prepare uma visita (mesmo que virtual) do novo empregado a todos os setores da empresa, para que ele saiba quem faz o quê e a quem recorrer quando precisar. Se for possível um encontro presencial, que ele seja mais informal e descontraído, como um café da manhã para que todos possam se conhecer melhor.

Aspectos práticos, como e-mail corporativo, login, senha e estação de trabalho, já devem estar prontos e disponíveis para uso. Pelo amor de Deus, gente, nada de esperar a pessoa chegar para decidir onde ela vai sentar e pedir pra TI criar o e-mail, olha o mico, hein?!

Uma vez eu estava trabalhando para uma grande empresa, e vi uma turma de trainees chegando, e bingo! Notebooks não estavam configurados, líderes que nem estavam naquele dia no escritório e o pessoal do RH sem saber o que fazer. Resultado: colocaram os trainees numa sala de reunião para ver o vídeo institucional enquanto o pessoal da TI tentava configurar vários notebooks de uma só vez. Foi bem feio ter presenciado aquilo, principalmente porque havia acontecido o mesmo quando eu iniciei, umas semanas antes. 

Fazer acontecer: agora é pra valer, o funcionário chegou, recebeu o kit de boas-vindas, foi apresentado aos colegas e está lá, sentadinho em frente ao computador. E aí? E aí, meus amigos, minhas amigas, vocês precisam ter alinhado com o gestor e os times o que esse novo funcionário vai fazer e como!

• Defina atividades para o novo funcionário ao longo das quatro primeiras semanas de trabalho. É claro que isso pode ser ajustado de acordo com o perfil de cada empresa, mas o primeiro mês é decisivo, então pelo menos para esse período é preciso saber o que a pessoa nova vai fazer.
• Designe um mentor para acompanhar o desenvolvimento das atividades e servir de ponto focal para dúvidas de todos os tipos. Aqui é importante considerar não só a senioridade técnica com relação ao empregado novo, mas também a desenvoltura e a capacidade que esse(a) mentor(a) terá de orientar também sobre assuntos gerais.
• Estabeleça treinamentos específicos para o novo funcionário, de acordo com as atividades dele. Pode ser uma ação de compliance ou um curso sobre o sistema que ele vai acessar diariamente, mas garanta que ele saiba o que precisa ser feito, como e em que prazo.

Essas ações parecem simples, mas vão fazer toda a diferença para o novo empregado, que não vai se sentir perdido e sem rumo, e para a equipe, que vai saber de cara o que pode esperar dele nesse período.

Uma coisa que considerei bem interessante e desde então eu sempre sugiro, é a criação de um “buddy” para o novato. Ou seja, o funcionário amigão, que vai levar para almoçar nos primeiros dias, ajudar a transitar na empresa, indicar atalhos para a solução de problemas, convidar para o happy hour e que vai destravar o network da pessoa que está chegando. 

Além disso, como já falamos, há também a possibilidade de criar uma relação de mentor(a) / mentorado(a) para que o desenvolvimento seja desde o início, uma preocupação de ambos (as). Apenas cuide para que estas pessoas não sejam as mesmas e nem o gestor da pessoa nova, pois com ele a interação já estará programada e não será tão valiosa como uma pessoa de outro setor, andar ou até mesmo, o gestor de uma área com afinidade àquela. 

Mas, Letícia, e depois do onboarding, tem que fazer alguma coisa?

Tem, né, gente! Não adianta você criar um processo de onboarding pra sua empresa, colocar ele pra rodar e deixar lá, abandonado, sem ninguém pra avaliar se está funcionando ou não.

É preciso monitorar, fazer levantamento de dados, conferir o que pode ser melhorado com o tempo e o que precisa ser mudado pra ontem. Por exemplo: a ideia da mentoria foi genial no papel, mas na prática o funcionário mais antigo não tem tempo para orientar o novo? Então, é preciso rever, de repente colocar alguém não tão sênior mas com uma agenda mais flexível… Você precisa avaliar.

Normalmente um onboarding completo dura algumas semanas, e depois o ideal é que se faça um checkpoint após 90 dias. Findado o período de experiência, é legal termos um termômetro, tanto do funcionário novo, quanto do gestor e pares. Pode ser num instrumento formal de avaliação ou uma coisa menos formal como um email. O importante é ter documentado os insights e percepções de todos de forma a ter sempre um espaço para melhorias. 

Time to Hire: o que é e por que se preocupar com ele

O “time to hire”, que é o tempo decorrido entre a inscrição do candidato para uma vaga e sua contratação efetiva para a posição, é um importante indicador para o RH que é estratégico de verdade. Mas a questão é que essa importância vai muito além do dado numérico em si.

Além da agilidade no processo como um todo (já que ninguém gosta de processos seletivos que levam semanas a fio), há uma relação direta também com o engajamento das pessoas envolvidas - tanto do RH, quanto do candidato, quanto da área demandante.

Fora isso, o time to hire impacta diretamente em um aspecto que já falamos bastante aqui, e ainda vamos falar muito, porque é fundamental: a experiência do candidato.

Pensa comigo: mesmo que não seja o profissional escolhido, é melhor lidar com um feedback negativo em mais ou menos duas semanas do que nutrir esperanças por dois meses, enquanto é demandado a desenvolver cases, participar de várias entrevistas e fazer não sei quantos testes de lógica.

Um processo seletivo interessante, curto e com interações com o time que receberá o candidato, facilita o onboarding ao passo que possibilita o candidato ir conhecendo a empresa já nos primeiros contatos. Considere um tempo com a equipe e o candidato no processo seletivo. 

Se a atuação for presencial, coloque uma etapa da entrevista no café da empresa, se tiver uma mesinha ou uma vista bacana, se for possível, ande com ele pela empresa mostrando alguns detalhes do escritório. Sei que tudo isso demanda tempo de todos os envolvidos, mas faz bastante diferença depois. Mas, se isso for impactar no time to hire, talvez não seja indicado neste momento. 

O onboarding e a experiência do candidato

Você já sabe que a Candidate Experience impacta em todos os aspectos da relação de um candidato com uma empresa, e o onboarding não fica fora disso. Aliás, não fica nem um pouco fora, porque há muitos casos em que o funcionário é selecionado, fica dois meses na empresa e pede demissão porque não se adaptou.

Nesses casos podemos colocar a culpa em um onboarding mal feito? Nem sempre, mas pode haver influência direta sim, senhor. O que a gente não pode esquecer é que empresas são feitas de pessoas, e pessoas têm sonhos, desejos, necessidades e expectativas! Dinheiro é muito bom e todo mundo gosta, mas não é tudo.

Um funcionário novo que chegou cheio de gás mas foi recebido com frieza e indiferença pelo time vai durar quanto tempo? Ele pode até permanecer no emprego, mas será que vai continuar tão engajado quanto todos esperam?

Assim, não adianta apenas investir em um kit de integração lindinho sem dar suporte para que o funcionário possa fazer aquilo que ele foi contratado para fazer, da melhor maneira possível e o quanto antes. 

Tá vendo só? Enquanto tem muito RH por aí focando na cotação dos brindes, você, como um profissional de RH estratégico de verdade, sabe que eles são só a ponta do iceberg. Postar fotos nas redes é muito legal e gera engajamento, com certeza, mas precisamos de uma solução, uma estratégia, um planejamento inteiro por trás disso. 

Me conta o que você achou do tema de hoje aqui nos comentários e não esquece: na próxima quarta, “O Novo RH” está de volta! Até lá!