Os 4 porquês de se criar a estrutura analítica do seu projeto
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS) é uma ferramenta para a representação estruturada das entregas propostas por um projeto. Um projeto minimamente gerenciado obrigatoriamente deve ter uma EAP. Apesar desse fato, não são poucos projetos que não possuem uma EAP e mesmo os que possuem, em sua maioria, não utilizam de todo o seu potencial.
Portanto, para reforçar a importância dessa ferramenta, seguem 4 porquês de se criar a EAP.
1. Por que sem a EAP a sua linha de base de escopo não poderá ser definida.
Uma linha de base em um projeto representa um versão aprovada de um produto de trabalho que só pode ser alterada através de procedimentos formais de controle de mudança e pode ser usada como base de comparação. A linha de base de escopo é muitas vezes usada somente como o "escopo do projeto". Quantas vezes você já não escutou ou falou: "Isso não está no escopo do projeto". Esse "escopo" é a linha de base de escopo. O que foi aprovado como escopo e o que só pode ser alterado através de um controle de mudança. Ter uma linha de base de escopo representa ter definido o que seu projeto pretende entregar. Portanto, não ter essa linha de base torna o projeto extremamente vulnerável às alterações no ambiente. Vale reforçar que a linha de base possui 3 componentes: a EAP, o dicionário da EAP e a especificação do escopo.
Diagrama do fluxo de dados do processo Criar a estrutura analítica do projeto (EAP). Fonte: O Guia PMBOK (5ª Edição)
2. Por que sem a EAP será muito difícil definir as atividades para o seu projeto.
Um cronograma de atividades sem a prévia definição de uma EAP e seus pacotes de trabalho tem todas as chances de não ser cumprido ou de ter seu gerenciamento comprometido. A EAP como entrada para a definição de atividades proporciona lógica no que será feito no projeto. Já vi projetos em que seu Gerente, alegando não ter tempo, me disse que estava compondo a EAP e o cronograma ao mesmo tempo. Sinceramente, nem isso entendo ser possível. A quantidade de revisões que terá que ser feita neste processo é enorme. Este GP levou mais tempo para definir suas atividades do que se tivesse primeiramente definido sua linha de base de escopo.
Diagrama do fluxo de dados do processo Definir as atividades. Fonte: O Guia PMBOK (5ª Edição)
3. Por que é a melhor maneira de se representar as entregas de seu projeto.
Quando gerencio projetos, costumo imprimir a EAP e distribuí-la para todos os membros do time. Uma versão fica sempre pendurada na minha mesa. Todos os dias durante a gestão do projeto, contemplo a EAP e busco revisar cada pacote de trabalho. É impressionante a quantidade de insights que tenho durante esse processo que não dura mais do que 5 minutos por dia. Incansáveis vezes precisei explicar o que meus projetos se propunham à entregar e não há melhor maneira do que usando a EAP. Portanto, não esconda sua EAP no repositório de documentos do projeto.
Amostra de EAP organizada por fases. Fonte: O Guia PMBOK (5ª Edição)
4. Por que ajudará você na identificação dos riscos do projeto.
O processo de identificação de riscos de um projeto necessita de diversas entradas. Porém, em uma reunião para esta identificação iniciar por uma revisão da EAP é um ótimo começo. Ao revisar cada pacote de trabalho é impossível não se imaginar o que pode acontecer durante a execução do projeto e que, por consequência, pode se conformar em risco.
Muito se tem para dizer sobre EAPs. Não à toa, o PMI (Project Management Institute) publicou há 10 anos atrás um padrão prático para a criação e utilização de EAPs. Segue o link:
Fique à vontade para comentar este artigo e acrescentar suas vivências com EAPs.
Um grande abraço,
Rafael Roquette.
Leading the Global IT Operating Office driving IT and Business transformation at L'Oréal
8 aÓtimo artigo Rafael! Esclarece muito bem o tema, nos ensina como aplica-lo e ainda nos dá boas referências para nos aprofundarmos no assunto. Abraços.