Os oito erros que podem fazer ser projeto naufragar

Depois de passar semanas avaliando aquela solução incrível de infraestrutura de TI, você conclui que ela vai resolver uma série de problemas em sua empresa, que tudo vai ficar mais rápido, que vai facilitar a vida dos usuários, que vai deixar os clientes mais felizes.

Mas aí chega o momento de você falar com o chefe, ou CIO, ou CFO para “apresentar a conta” e você já antecipa a resposta, especialmente nestes tempos de incertezas: um belo e sonoro “Nããão”.

Muitos profissionais de TI perdem grandes oportunidades para eles mesmos e para suas empresas com um discurso errado para seus superiores, especialmente aqueles dirigentes que não falam “tequiniquês” tão bem como você.

Para isto segue uma lista de erros mais comuns e como evitá-los. Vamos exemplificar com um caso real que aconteceu em um de nossos clientes. (Dados serão alterados ou não mencionados para proteger seu sigilo).

Primeiro erro: apresentar apenas a conta.

Imagine que você trabalhe em uma empresa com 200 usuários em 2 localidades, SP e RJ, e tenha apresentado proposta de WAN Optimization com 2 appliances Riverbed SteelHead por R$ 100 mil.

Isto pode parecer bastante insólito não é mesmo? Na verdade, você errou por apresentar apenas o preço. Assim fica muito fácil que seu chefe diga “não”. Que tal você incrementar um pouco e, antes dos valores, demonstrar os problemas que a empresa enfrenta e as possíveis soluções? Olhe para toda a empresa, fale com gerentes de outras áreas. E sem muitos bytes e bits desta vez, ok?

Por exemplo: os atendentes no RJ reclamam que o sistema é lento. Com isto os clientes ficam esperando em linha por muito tempo e vários desistem antes da venda ser concluída. (Acho que todo mundo já passou por isto e na sua empresa pode ser que esteja acontecendo a mesma coisa).

O Marketing está detectando que a empresa está perdendo Market Share, ou seja, os clientes estão indo para a concorrência simplesmente por que lá o atendimento é mais rápido.

Para resolver o problema o Gerente Comercial está considerando contratar mais 2 novas posições de atendimento no Contact Center em RJ. E a TI avalia aumentar a velocidade do link entre SP e RJ para acelerar a aplicação. E também pensa em implementar um Data Center remoto, pequeno, no RJ, para a aplicação crítica ficar mais próxima dos usuários. Ótimas iniciativas, não?

Ok, mas antes de decidir, vejamos o que a solução da Riverbed promete para sua empresa. No caso trata-se de par de appliances SteelHead. Mas o que eles fazem? Ah! Eles otimizam a WAN. Ok, mas qual o problema que sua empresa vem enfrentando ou quais vantagens que sua empresa pode conseguir com esta solução?

A tecnologia do Riverbed SteelHead reduz a necessidade de banda e acelera as aplicações sobre a WAN. De uma forma simplificada é como se você juntasse os dois sites em um só e assim você não precisa mais manter (ou implementar) a infraestrutura de servidores na outra localidade. Você pode centralizar tudo em apenas um Data Center: uma bela redução de custos com menos servidores, menos espaço, menos energia, menos licenças, menos suporte, menos viagens, e menos gastos com operadoras.

Segundo erro: deixar de mencionar referência de mercado e de outros clientes.

Você fez um PoC com Riverbed SteelHead e se convenceu que a tecnologia funciona em sua empresa. Mas quando você fala isto para seu chefe perceba que ele não precisa acreditar na sua palavra assim tão cegamente, ainda mais quando diz que a empresa “precisa gastar cem mil reais”.

Então você precisa fazer algumas observações como: “Chefe, a Riverbed é uma empresa muito bem-conceituada com mais de USD 1 Bilhão em vendas anuais. Só para você ter uma ideia, das 100 maiores empresas do mundo, 98 são clientes. São 98 em 100! Apenas 2 empresas não são clientes. ”

Além disto a Riverbed sempre está muito bem posicionada no Gartner. E se ele não souber o que é isto, você pode resumir assim: “Utilizando as respostas de questionários enviados para vários clientes de uma determinada tecnologia em todo o mundo como, no caso, WAN Optimization, o Gartner ranqueia os fabricantes concorrentes entre si e a Riverbed aparece sempre em primeiro ou segundo lugares, já há quase 10 anos, tanto em inovação quanto em suporte/revendas. ”

Continuando, você poderia dizer: “Basta o senhor ver o gráfico que eles publicam em média uma vez por ano. O gráfico tem dois eixos que posicionam relativamente as empresas naqueles dois critérios. Veja por exemplo o gráfico nos últimos anos pesquisando por ‘Gartner WAN Optimization’ no Google e selecionando ‘imagens’. ”

Terceiro erro: muito “tequiniquês”

Os líderes e decisores naturalmente se afastam de pormenores técnicos (e muitos deles podem ter até mesmo algum preconceito ou limitação em relação a assuntos de TI). Isto é normal: eles precisam decidir baseados em fatos, em números, em resultados; e não apenas em tecnologia.

Então em vez de você falar por exemplo que “a tecnologia de redução de bytes do Riverbed SteelHead utiliza um algoritmo recursivo que pode remover dados repetidos do circuito WAN a partir de 16 bytes independente de protocolo e de formato de arquivo” você poderia dizer que “a tecnologia Riverbed pode reduzir a utilização de banda WAN em média de 60% a 95% e conforme o PoC que conduzimos nos últimos 15 dias entre as SP e RJ, conseguimos reduzir em 80%. O senhor que dar uma olhada no gráfico gerencial que mostra estes resultados? ”

Quarto erro: deixar de apresentar custos comparados com outras opções

Voltemos à questão do preço total da solução: 100 mil reais parecem muito não é mesmo, mas vamos comparar com os outros custos envolvidos. Adotando a tecnologia Riverbed SteelHead será possível ter diversos benefícios: o primeiro deles é deixar de aumentar o link entre SP e RJ: hoje o Link custa R$ 3 mil por mês e se fizermos o upgrade vamos pagar apenas um pouco mais, R$ 5 mil. Se optarmos por Riverbed vimos que a redução de utilização vai ser de 80% então vamos ficar muito bem do jeito que estamos. E mesmo que optássemos pelo aumento do link, o problema não seria resolvido pois a latência iria permanecer a mesma e a lentidão do sistema seria apenas minimizada.

Desta forma é importante focar na redução da latência. E neste ponto, com Riverbed SteelHead, o acesso do RJ aos servidores em SP terá uma velocidade comparativa ao acesso local para a maioria das aplicações. Com isto poderemos deixar de lado aquele projeto de montar um Data Center no RJ para acelerar as aplicações. E quanto iria custar toda estra nova infra em RJ? Entre compra de servidores e licenças, iríamos gastar uns R$ 30 mil, mas estamos prevendo gastos anuais de R$ 5 mil com serviços, renovações de licenças e despesas de viagens.

Então vamos colocar lado a lado as duas opções:

Com Riverbed: investimento inicial de R$ 70 mil e renovação anuais de R$ 15 mil. Custo total em 3 anos é de: R$ 70 mil mais R$ 15 mil mais R$ 15 mil, totalizando os R$ 100 mil que já apresentamos no início deste artigo.

Com Data Center novo no RJ e aumento de Link: custo inicial de R$ 30 mil (da infra do novo DC) mais custos de Links por 3 anos: multiplicando 36 vezes R$ 2 mil dá R$ 72 mil. Mais R$ 15 mil em serviços por três anos. O total dá R$ 117 mil.

Agora sim aqueles R$ 100 mil não parecem tão assustadores assim, não é mesmo.

Quinto erro: deixar de colocar o quanto a empresa pode perder por não fazer nada em TI.

E se não fizermos nada em TI? O que vai acontecer? É preciso falar com os colegas fora de TI para que eles possam contribuir com números para ajudar na decisão.

Por exemplo, supondo que o Gerente do Contact Center diga que pensa em contratar apenas mais 2 posições. O que isto pode trazer de custos adicionais para sua empresa? Façamos as contas, o salário de profissional de Contact Center é de R$ 1.200,00 por mês. Temos que provisionar os custos trabalhistas que incluem 13º, Férias, INSS e FGTS, que aumenta em aproximadamente 65% este valor, então a despesa mensal sobre para R$ 2 mil mensais. Multiplicando-se isto por 2 funcionários e por 36 meses chegamos a mais de R$ 140 mil. E aqui também a solução é parcial pois com dois funcionários adicionais o cliente pode até esperar menos para ser atendido, mas durante o atendimento a aplicação vai continuar lenta.

Sexto erro: deixar de colocar o quanto a empresa pode perder por não fazer nada, em nenhuma área.

E se não fizermos nada? Além de não crescermos porque a economia está paralisada ou pode até contrair, podemos ainda perder Market Share, perder vendas, perder receita. Não fazer nada é o pior dos mundos.

Sétimo erro: tomar decisões baseado apenas em caixa.

Seu chefe diz que é tudo lindo, que em teoria você está certo, mas não pode fazer nada porque a empresa não tem caixa.

Neste caso você poderia sugerir um leasing: basta acessar o site de qualquer banco. Em muitos casos o pagamento da primeira parcela pode ser em até 180 dias, a taxa de juros é bem competitiva. E ainda com vantagens fiscais pois, para as empresas tributadas segundo o regime do Lucro Real, as contraprestações podem ser classificadas como despesas operacionais, reduzindo o cálculo para o Imposto de Renda.

Oitavo erro: não planejar a apresentação para o seu chefe.

Com todos os dados e conceitos acima fica muito mais fácil você convencer seu chefe “a comprar” o seu projeto, mas não se afobe. É muito comum errar por se apressar em mostrar os dados. Gaste algum tempo planejando tudo, fazendo pesquisas e coletando dados.

Por exemplo simule o leasing no Banco, cote os preços dos Links, confirme os gastos de contratação de pessoal. Junte tudo e faça um Power Point para organizar as ideias que você vai apresentar. Pratique. Peça para um colega ou amigo fazer o papel do chefe: anote os pontos fracos que seu colega identificar e procure resolver estes pontos. Faça com que a apresentação seja a prova de céticos.

E parabéns por você ter conseguido convencer seu chefe a aceitar o seu projeto. Assim todos ganham: você, seu chefe, sua empresa e seus clientes.