Passo a passo para organizações serem produtivas independente do lugar

Apesar de o assunto estar em baixa atualmente, vamos falar de home-office e produtividade?

Licença poética para avisar que este conteúdo não abordará nenhuma vertente política. Me restrinjo apenas ao conceito e prática em si e abordando um passo a passo para que organizações corporativas de qualquer porte se tornem mais produtivas (apenas).

Faço a brincadeira acima pois ultimamente ao falar em home-office com alguém, criavam-se duas situações. Aquele que acha que você é do time do "fique em casa" ou do time "o país não pode parar".

Pois bem, o país voltou ao normal, a pandemia amenizou e podemos voltar felizes (ou não) aos escritórios. Precisamos reconhecer que ficar em casa foi muito bom, passar um tempo percebendo mais as coisas dentro de casa enquanto trabalhamos, nos fez sentirmos mais no controle de nossas vidas e produtivos, não é mesmo? Independente da carga horário ter aumentado, fizemos mais coisas de fato, porém melhor!

Uma pesquisa realizada em Março de 2021 concluiu que mais de 58% dos respondentes afirmaram ser mais produtivos ou significativamente mais produtivos em home office. Na primeira pesquisa, realizada em 2020, esse índice ficou em torno de 44%. (Fonte: Fundação Dom Cabral em parceria com a Grant Thornton e a Em Lyon Business School com 1.075 respondentes)

Vamos combinar? Estar no escritório agiliza muita coisa, mas também nos faz tratar muitas situações fora da programação normal, sem contar com as distrações por diversos ângulos. Situações que nos afastam do atingimento dos objetivos da empresa.

Mas eu não vim aqui puxar a sardinha do home-office não. Abordo o tema para que assim como eu, mais gestores de equipes corporativas e organizações em crescimento acelerado possam ganhar com o aprendizado que eu tive. Trazendo um pouco de contexto, sempre trabalhei em escritório e no começo da minha carreira fazia longa jornada de deslocamento, e me perguntava se um dia essa dinâmica ia mudar ou eu teria que migrar para um bairro mais próximo do meu trabalho para ter a tão sonhada qualidade de vida. A equação é uma só: quanto mais qualidade tivermos, com mais qualidade entregamos nosso tempo.

"Tempo" essa era a palavra que eu mais questionava. Via que a avaliação sobre o trabalho de alguém estava sempre relacionada ao tempo dedicado de trabalho. O Brasil é um dos países que mais entrega jornada de trabalho e um dos que menos produz. De acordo com um ranking que a OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico) elaborou, a Dinamarca é o segundo país com a menor jornada de trabalho do mundo (32,4h semanais) e com salário médio anual de R$257.850. Podemos dizer que essa é uma boa relação de tempo vs. produção, não é mesmo?

Com a pandemia, a necessidade de "deslugarizar" nossas entregas fez com que eu colhesse esses aprendizados sobre o tema:

1. Home-office NÃO É para todo mundo. Existem cargos e áreas que não podem exercer suas funções em casa, casos esses são os que executam trabalhos manuais, onde a empresa depende que o funcionário vá até o local para que a empresa produza seus produtos. E esse deveria ser o único motivo. Mas vamos considerar também aqueles que não possuem estrutura para tal em suas casas.
2. Home-office não é benefício. Já fora um dia. Hoje em dia é necessidade para crescer, evoluir, fazer melhor e produzir mais. Únicos motivos pelo qual o home-office pode existir.
3. Se a cultura da sua empresa não permite que você "libere" home-office e você vive dizendo que "aqui não dá pra fazer isso", mude essa crença pois você pode estar perdendo justamente aí a oportunidade de atingir o crescimento exponencial da sua organização.
4. Home-office traz responsabilidade e disciplina às pessoas. O fato de não ter ninguém para "vigiar" faz com que naturalmente gestores cobrem entregas e não tempo. (e ai de quem não entregar)
5. A distância obriga termos uma certa organização como estipular horários de reuniões de planejamento, reuniões de trabalho em conjunto e reuniões de alinhamento. E eu arrisco em dizer que essa dinâmica traz mais valor para sua empresa.

Organizações exponenciais, em resumo aquelas que estão em crescimento acelerado, adotam metodologias que ajudam-nas nesse processo de crescimento. Uma startup por exemplo, quando está em crescimento, cria vários "squads", sejam de especialistas ou multidisciplinares, onde esses precisam interagir entre si em vários pontos da semana para dar andamento às demandas necessárias para que essa startup atinja seu crescimento. Quando a pandemia chegou, não foi necessário se adaptar tanto assim, pois o método de organização e interação entre as equipes junto à liderança da empresa independe de lugar, e eu te digo como:

Geralmente essas empresas se apoiam nessas 2 metodologias e conceitos de trabalho:

• PDCA (Plan, Do, Check, Act) - Gestão de Projetos
• Sprints Semanais + Dailys - Gestão de demandas e tarefas

Segue um exemplo de organização mensal e semanal para unir essas duas metodologias.

Todo dia 01 de cada mês devemos começar sabendo o que entregar nesse mesmo mês, ou seja, quais são as metas mensais. Estas são definidas na etapa de planejamento mensal (Plan), geralmente ocorrendo na última semana do mês, preferencialmente até o dia 20 de cada mês anterior. Na primeira semana já começamos a executar o trabalho (Do), na segunda semana checamos a eficácia e eficiência do andamento das demandas para atingimento dos objetivos do mês (Check) e na terceira semana agimos para corrigir quando necessário (Act). Claro que essa metodologia é um mind-set, ou seja, repetimos esse processo o tempo todo em nossas cabeças, dentro do mês, dentro das semanas e de nossos dias. Todo dia 10 é data limite para revisão dos resultados do mês anterior (Check), para que na semana seguinte a gente passe a agir na correção de rota (Act) e na última semana planejar as metas do mês seguinte, considerando os gaps do mês anterior (Plan)

Nossas semanas começam nas sextas-feiras, com todos os líderes de squads, trazendo a revisão das entregas da semana e o planejamento das demandas da semana seguinte (Sprint Review). É justamente nesse momento que existem as interações entre as áreas. Nas segundas-feiras começamos o dia com as sprints, onde cada squad se reúne individualmente e faz o alinhamento e distribuição das tarefas com o time. Todos os dias de manhã, por 15 minutos são realizadas as dailys com os squads individualmente para alinhamento do time quanto à eventuais impedimentos e necessárias correções de rota. Chegando na sexta, o processo se repete.

Em resumo, seus meses deveriam acontecer assim:

• Dia 10 - Revisão dos números do mês anterior
• Dia 20 - Planejamento do mês seguinte

E suas semanas assim:

• Segunda: Sprint dos Squads individualmente
• Terça a Quinta - Dailys + Produção do time
• Sexta: Revisão do Sprint e Planejamento Semanal

Percebem que se a empresa inteira andar assim não existe motivo para alguém estar disponível a partir de um lugar específico? Nos apoiamos mais nos processos do que nas pessoas. Ganhamos mais produtividade delas consequentemente, pois cada uma entregará do lugar de onde melhor ela produzir para você. Atualmente ferramentas básicas como Zoom, Meet e Trello nos ajudam a fazer com que tudo isso flua.

É uma quebra de hábito total, pois passamos a ter menos a "disponibilidade" das pessoas, pois elas estarão em outro lugar, e comprometidas com as entregas. Passamos a melhorar nosso senso de prioridade e urgência e fica a sensação de estarmos entregando mais, afinal, os números dirão.

E caso queira utilizar esse processo para fazer presencialmente com todo o time, o ganho pode ser o mesmo, claro! O que precisamos questionar é como extrairmos o melhor de cada um, afinal, processos dependem de pessoas. Se um bom profissional precisar trabalhar de sua casa por questões pessoais e a mesma já está inserida no processo de trabalho, a empresa não será prejudicada.

E aí? Curtiu? Se você tiver um outro método de produtividade, compartilhe conosco e vamos melhorar a posição do Brasil no ranking de jornada de trabalho e produtividade.