Planejamento de Pessoal (Budget e Headcount)

Introdução

As atividades operacionais transacionais necessitam passar por atualizações para atendimento da legislação, como por exemplo, a adequação ao e-social, e necessitam acompanhar a evolução tecnológica.

As atividades estratégicas não transacionais necessitam de metodologia consistente, busca das melhores práticas, maturidade (normas, políticas e procedimentos), entendimento dos negócios, integração sistêmica, gestão online da equipe, informações e indicadores, desenvolvimento de pessoal e organizacional, seus projetos e acompanhamento.

Sabemos que o RH realiza diversas atividades, e diversas são as formas do fazer e modelos de atuação, e muito dinâmicas são as modificações, cíclicas ou não, visam corresponder o contexto ao qual está inserido, como o segmento, porte, resultados e às expectativas da alta direção.

Uma ótima oportunidade de evolução e intersecção dessas atividades:

O RH poderá fornecer suporte ao POA - Planejamento Orçamentário Anual por meio do Planejamento de Pessoal sobre os itens relativos ao custo de mão de obra:

- Headcount (Quadro de pessoal)

- Salários (Salário Fixo, Variável, Horas Extras, Banco de Horas, Outros);

- Indenizações (Aviso prévio, Multas rescisórias sobre o Fgts);

- Encargos Sociais (Inss, Fgts, Férias, 13º salário);

- Benefícios (Assistência Médica, Restaurante, Ticket, Vale Transporte, Fretado, Seguro de Vida, Previdência Privada...);

- Desenvolvimento (Treinamento, Recrutamento e Seleção).

Esse sub-processo exige expertise financeira/ contábil e entendimento dos negócios.

Trata-se de uma mudança cultural, e por esse motivo precisa de diretrizes corporativas com aprovação da Diretoria, e parceria com todos os envolvidos diretamente e indiretamente, consequentemente, diferentes formas de abordagem.

Pré-disposição em desenvolver melhorias para melhor aderência.

Meu papel foi coordenar os executivos no planejamento de pessoal, com indexação dos reajustes coletivos, aprovação das premissas corporativas, desenvolvimento de ferramenta em Excel com alto nível de flexibilidade e produtividade (formato descentralizado), capacitação, suporte operacional, consolidação e reportes executivos.

Abaixo, algumas informações importantes ao Planejamento de Pessoal.

Premissas:

   . Atender as expectativas dos gestores em soluções tecnológicas para gestão de pessoas e melhores práticas de RH visando sua eficiência e eficácia;

   . Flexibilidade frente às necessidades da empresa em diversos cenários, atendendo com agilidade nossos clientes internos.

Soluções:

   . Benchmarking => A maioria das empresas optam em utilizar o Excel como ferramenta;

   . Planilha mestre para automatizar a geração das planilhas orçamentárias, redução do tempo, de 1 dia para 1 hora;

   . Planilha Patch para automatizar acertos posteriores à emissão das planilhas;

   . Planilha Consolidadora para automatizar a consolidação dos arquivos e emitir relatórios analíticos/ executivos;

. Desenvolvimento de manual de utilização;

   . Suporte operacional e executivo garantindo a qualificação das informações e dos serviços;

   . Desenvolvimento e aplicação da Pesquisa de Satisfação.

Ganhos:

   . Garantia da integridade das informações e serviços;

   . Criação da cultura de compartilhamento das informações e planejamento conjunto;

   . Definição de premissas institucionais ao processo garantindo sua aplicação;

   . Unificação e padronização do processo para redução dos trabalhos paralelos;

   . Capacitação do RH Business Partner nas unidades para apoio aos gestores;

   . Desenvolvimento de pontos focais para redução das planilhas orçamentárias;

   . Redução do fluxo de papéis e do tempo nas operações/ processamentos, maximizando a descentralização;

   . Processamento das informações gerenciais visando maior agilidade na tomada de decisão;

   . Atuação da área de RH no suporte estratégico junto as áreas de negócio;

. Economia financeira com aumento da produtividade dos gestores no processo orçamentário.

Missões:

   . Acompanhamento do Previsto x Realizado, envio aos gestores para justificativas das variações;

   . Gestão das Posições Livres - disseminação do conceito de gestão e recomendações visando a racionalização;

   . Aplicação de forecasting (quando identificado grandes alterações no escopo inicial e/ou aprovados pela Diretoria).

Oportunidades de melhoria          (curto prazo):

   . Análise da conciliação da Folha -> Rubricas x Plano de Contas;

   . Reuniões de integração do RH Planejamento x Controladoria;

   . Alinhamento anual das expectativas para definição do escopo (Executivos x Planejamento Industrial x Controladoria Corporativa).

Pendências (médio prazo):

   . Recomendações do RH Planejamento ao gestor;

   . Busca de solução sistêmica no mercado em parceria com a Controladoria.