Plano de Contas e Balanço Patrimonial

Nos últimos dias minha gerência executou uma imersão nesse assunto, para mim e alguns colegas de trabalho. A intenção foi entendermos que o plano de contas é essencial para os controles internos de uma organização.

O que é um Plano de Contas? E para que serve?

São diversas contas distintas que representam as movimentações ou transações ocorridas na empresa como caixas, bancos, estoques, salários a pagar, etc. O Plano de Contas ou Elenco de Contas é o conjunto de TODAS as contas existentes em determinada empresa, ou seja, o conjunto de contas deve abranger todo tipo de fato ou acontecimento que ocorre na empresa.

Para que um plano de contas alcance todos os fatos de uma empresa é necessário que se elabore um plano específico para cada empresa em questão, em virtude de que cada empresa possui particularidades em função de seu ramo, tamanho, atividade, mercado, localidade, etc. O Plano serve como base para que a contabilidade norteie seus trabalhos de registros de contabilidade e as normas para elaboração de balanços patrimoniais e demais demonstrações;

• Prover a administração da entidade e todos os demais usuários com informações necessárias;
• Adequar-se a exigências externas no que tange a legislação do imposto de Renda;
• Conduzir os registros contábeis para que estejam de acordo com os princípios de contabilidade e as normas para elaboração de balanços patrimoniais e demais demonstrações.

Mas para elaborar um plano de contas que será claro, objetivo e fonte de informação este deve seguir algum formato ou sequência. Sim, imagine que existem empresas com centenas de contas existentes em seus Elenco de Contas.

Mas como manter tudo isso organizado e de leitura compreensível?

Primeiro é necessário que entendamos um pouco sobre as contas do balanço patrimonial e sua estrutura básica. O Balanço Patrimonial ou Contábil é uma das ferramentas mais importantes para analisar a saúde financeira de uma empresa durante um determinado período, mostrando como está de fato seu patrimônio.

Apesar de ser uma demonstração anual obrigatória para todas as empresas brasileiras, exceto para Microempreendedores Individuais (MEI) a não ser que queiram participar de licitações, muitos empreendedores ainda têm dificuldades para construí-lo e analisá-lo.

O que é Balanço Patrimonial?

Balanço Patrimonial é um relatório contábil que tem como finalidade demonstrar, quantitativa e qualitativamente, a posição patrimonial e financeira de uma empresa em um determinado período. Isto é, mediante a apresentação do balanço, é possível saber quais são e quanto valem os bens, direitos e obrigações da empresa em determinado momento.

Seu nome remete ao princípio contábil da igualdade, uma vez que bens e direitos devem possuir o mesmo valor das obrigações de uma empresa. Em outras palavras, o ativo da empresa deve possuir o mesmo valor da soma de seu passivo e seu patrimônio líquido. Se isso não for atingido, ocorreram erros durante a sua elaboração.

Cabe ressaltar que o Balanço Patrimonial é estático e funciona como uma fotografia do momento em que a organização se encontra. Por não ser evolutivo, é fundamental que este seja construído com certa frequência. Geralmente é realizado sobre o período de um ano para atender sua obrigatoriedade, podendo ser feito com maior frequência para fins gerenciais.

O relatório é gerado após o registro diário de todas as movimentações financeiras do período em questão. É esse registro que comprova os fatos contábeis que fundamentam o Balanço. Além disso, é fundamental auditar cada área da empresa, levantando e conferindo todos os ativos e passivos da organização.

Por quê elaborar o balanço patrimonial?

A função primordial do Balanço é gerar informações para as partes interessadas da empresa a respeito da situação patrimonial e financeira da empresa. Por ter sua estrutura dividida em grupos, como veremos posteriormente, o demonstrativo permite transmitir essas informações de forma clara e organizada em prol de tornar o processo decisório mais assertivo.

Basicamente, com o Balanço em mãos é possível:

• Conhecer todos os bens, direitos e obrigações da empresa em determinado momento;
• Entender qual a origem (lado direito do balanço) e o destino (lado esquerdo) dos recursos;
• Avaliar seu desempenho;
• Visualizar sua evolução;
• Fornecer informações para embasar processos decisórios e de planejamento dentro da organização.

Além disso, vimos também a respeito de sua obrigatoriedade conforme as normas do Conselho Federal de Contabilidade e o artigo 1.179 do Código Civil. Por isso, se a empresa não elaborar o Balanço Patrimonial, fica impossibilitada de usar informações para defesa de processos tributários, não pode pedir recuperação judicial, entre outros.

Estrutura do balanço patrimonial.

O Balanço Patrimonial é constituído por três grandes grupos e os valores são agregados em contas para facilitar o conhecimento, a leitura e a análise da situação financeira. Os grupos são:

• Ativo: representa tudo aquilo que a empresa possui, ou seja, seus bens e direitos que podem gerar benefícios econômicos no futuro. Bens representam tudo aquilo que a empresa possui e que estão em seu poder no momento, por exemplo, máquinas compradas. Direitos são os ativos que a empresa possui, mas não estão no seu poder, por exemplo, contas a receber de clientes que compraram um produto a prazo na sua empresa. Encontra-se no lado esquerdo da demonstração.
• Passivo: representa as dívidas e obrigações financeiras que a empresa possui com terceiros (outras empresas, governo e funcionários), ou seja, os bens de terceiros que estão em poder da empresa. Exemplos seriam valores a pagar a fornecedores e salários dos funcionários. Encontra-se no lado direito da demonstração.
• Patrimônio Líquido: é a diferença entre ativos e passivos e representa as obrigações para com a empresa, ou seja, o que a empresa possui de recursos próprios. O ideal e saudável para as organizações é que os ativos sejam sempre maiores que os passivos e que este elemento cresça a cada novo balanço. Encontra-se no lado direito da demonstração.

Cabe ressaltar que a ordem que os ativos, passivos e patrimônio líquido aparecem segue uma lógica. Em relação aos ativos, as primeiras contas que aparecem são aquelas mais líquidas, ou seja, as que se transformam mais rapidamente em dinheiro. Já os passivos e o patrimônio líquido são ordenados conforme sua exigibilidade, ou seja, conforme o prazo para pagamento, sendo as de menor prazo as que aparecem primeiro.

Ativos

Os ativos são separados em ativo circulante e não circulante e em ordem decrescente de liquidez.

O ativo circulante corresponde aos direitos que a empresa possui e que podem ser transformados em dinheiro em menos de um ano (maior liquidez). São exemplos de contas circulantes: caixa, bancos e aplicações financeiras de curto prazo, contas a receber de clientes e estoques. Isto porque o dinheiro em caixa já está em espécie, o que está nos bancos pode ser sacado com facilidade, as contas a receber de clientes dificilmente extrapolam o prazo de um ano e os estoques também, geralmente, são vendidos em um prazo inferior ao ano.

O ativo não circulante corresponde aos bens e direitos que podem ser transformados em dinheiro em um período superior a um ano (menor liquidez). São exemplos de contas não circulantes: ativos realizáveis no longo prazo, imobilizados, investimento e intangíveis.

Passivos

Da mesma forma que os ativos, os passivos são divididos em circulante e não circulante, porém em ordem decrescente de exigibilidade.

O passivo circulante representa as obrigações da empresa com vencimento em um prazo inferior a um ano. São exemplos: fornecedores, salários, aluguel, empréstimos, impostos, entre outros.

O passivo não circulante representa as obrigações com vencimento em um prazo superior a um ano. Um exemplo seria empréstimo de longo prazo.

Patrimônio Líquido

A diferença entre passivo e patrimônio líquido é que este último não é exigível, pois representa a dívida da empresa perante as pessoas que a compõem. Os passivos são formados por capital de terceiros e o patrimônio líquido por capital próprio.

É formado pelo capital social subscrito pelos sócios e acionistas, pelas reservas de capital, pelos ajustes de avaliação patrimonial, pelas reservas de lucros, pelas ações em tesouraria e pelos prejuízos acumulados.

Entendido um pouco sobre as contas contábeis, suas funções e posição dentro do balanço podemos tratar sobre o formato prático de um plano de contas.

Como deve ser a estrutura de um plano de contas?

Um plano de contas deve ter uma estrutura em “árvore” com níveis e sub níveis.

1. Primeiro Nível

       1.1   Segundo Nível

            1.1.1 Terceiro Nível

                 1.1.1.1 Quarto Nível

Em uma caso prático e real de contas contábeis presentes em qualquer empresa teríamos um plano nesse formato:

1. Ativo

       1.1   Ativo Circulante

            1.1.1 Disponibilidades

                        1.1.1.1 Caixa

                        1.1.1.2 Banco

É importante compreender que as contas do plano devem seguir a ordem de contas conforme a estrutura observada no balanço patrimonial, sendo que:

1 – ATIVO

2 – PASSIVO

3 – RECEITAS

4 – DESPESAS

Essa pequena imersão no assunto, nos ajuda a entender um pouco sobre essas ferramentas indispensáveis para a contabilidade e a empresa como um todo.