Por que, no Brasil, não se dá muita ênfase aos riscos do projeto?

Pesquisa realizada pelo PMI®, Instituto de Gerenciamento de Projetos, que é uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos do mundo, mostrou que a preocupação dos gerentes de projetos do Brasil com os riscos nos planejamentos de novos projetos ficou em último lugar (Figura 1).

Conforme a Figura 1, observa-se que os principais aspectos considerados nos planejamentos dos projetos, pelos gerentes, foram as áreas de Prazo, com 100%; Escopo, com 98%, e Custos, com 72%. E, em último lugar, ficou Risco com somente 36% em relação às preocupações dos líderes de projetos.

Figura 1 – Aspectos considerados nos planejamentos dos projetos.

Por que, no Brasil, não se dá muita ênfase aos riscos do projeto?

Vamos ser sinceros, em tudo que se pretende fazer sempre existirá a possibilidade de algo dar errado. Essas coisas que podem dar errado, em novos desafios, novos empreendimentos, novos projetos, são chamadas de riscos.

Um gerente de projetos experiente costuma identificá-los no início do projeto, ainda na fase de planejamento. Com essa atitude, aumenta-se a chance de poder fazer algo em relação aos riscos.

Evidentemente, a gestão de riscos não é uma atividade restrita ao planejamento, ela é contínua ao longo do controle de todo o projeto, sendo prudente o monitoramento da lista dos riscos, com a identificação e registro de novos riscos.

Lista dos Riscos do Projeto

Em todos os projetos que eu vou liderar, sempre crio uma lista de riscos. Isso é um bom ponto de partida, mas não é suficiente. Os riscos devem ser identificados com as principais pessoas envolvidas no projeto.

Eu recomendo que você prepare um plano (como fazer) de ação para os riscos identificados. Isso é extremamente necessário, pois sem isso, a capacidade de gerenciá-los de maneira eficaz será muito limitada.

Estratégias de Respostas aos Riscos

 De acordo com o Guia PMBOK® - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento do Projetos, 6ª Edição, considera-se que existem 11 estratégias de respostas aos riscos, sendo cinco para as ameaças, cinco para as oportunidades e uma para as contingências.

Gostaria de destacar as seguintes estratégias de enfrentar os riscos dos projetos: aceitar, escalar, transferir, mitigar (fazer com que fique mais brando) e explorar.

Dependendo do tamanho e importância do projeto, aceitar os riscos seria saber que ele existe e você não faz nada a respeito, e, caso ele ocorra, você decidirá o que fazer com ele.

Por exemplo, em uma festa de casamento, os noivos sabem que existe um risco de falta de energia na hora da festa, todavia eles preferem ignorar esse risco.

Escalar o Risco. Quando você identificar que o risco está fora do seu escopo do projeto esse risco deve ser escalonado para instâncias superiores ao projeto.

Por exemplo, escalar para os níveis de instâncias relevantes da organização, tais como a diretoria

Transferir o Risco é outra estratégia de gerenciamento de risco que consiste em basicamente você transferir o impacto e gestão do risco para outra pessoa.

Exemplo: você contrata alguém para desenvolver parte do seu projeto e passa para ele o risco dessa etapa. O terceiro será responsável por gerenciar esse risco. Todavia, você deve fazer um acompanhamento de perto dessa etapa terceirizada.

Mitigar o risco é provavelmente a técnica de gerenciamento de riscos mais utilizada. Mitigar significa que você pode limitar o impacto de um risco de modo que, mesmo que ele ocorra, o problema gerado é menor e mais fácil de corrigir.

Por exemplo, uma empresa lança um produto novo e a equipe de vendas precisa demonstrar para os clientes. Há um risco que a equipe de vendas não conheça o produto e não consiga dar boas demonstrações. Para mitigar os riscos, a equipe deve ser treinada com bastante cuidado.

E a quinta parte é Explorar o Risco, isto é, em um risco pode-se identificar uma oportunidade, risco positivo.

Exemplo, o risco de que um novo produto seja tão popular que a empresa não tem pessoal suficiente para atender a demanda do mercado.

A estratégia de gestão de risco para usar nessa situação é explorar. Procure maneiras de fazer com que o risco positivo aconteça de forma a aumentar a probabilidade de sucesso.

Área de Riscos do Guia PMBOK®

Nessa última versão do PMBOK® (PMI, 2017), a Área de Riscos que já contava com seis processos ganhou mais um para a fase de EXECUÇÃO, trata-se do processo: Implementar Resposta a Riscos.

A área de Gerenciamento dos Riscos do Projeto inclui os processos de condução do planejamento, da identificação, da análise, do planejamento das respostas, da implementação das respostas e do monitoramento dos riscos em um projeto.

Figura 2 – Gerenciamento dos Riscos.

De acordo com o PMBOK® 6ª Edição, os processos de Gerenciamento dos Riscos dos Projetos são:

Figura 3: Planejar as respostas aos riscos.

●      Planejar o Gerenciamento dos Riscos – O processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto.

Figura 4: Identificar os Riscos

●      Identificar os Riscos – É o processo de identificação dos riscos individuais do projeto, bem como fonte de riscos gerais do projeto, e documentar suas características.

Figura 5: Realizar a análise qualitativa dos riscos.

●      Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos – O processo de priorização de riscos individuais do projeto para análise ou ação posterior, por meio da avaliação da sua probabilidade de ocorrência e impacto, assim como outras caraterísticas.

Figura 6: Realizar a análise quantitativa dos riscos.

●      Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos – O processo de analisar numericamente o efeito combinado dos riscos individuais identificados no projeto e outras fontes e outras fontes de incerteza nos objetivos gerais do projeto.

Figura 7: Planejar respostas aos riscos.

●      Planejar Respostas aos Riscos – É o processo de desenvolver alternativas, selecionar estratégias e acordar ações para lidar com a exposição geral de riscos, e também tratar os riscos individuais do projeto.

Figura 8: Implantar respostas aos riscos.

●      Implementar Respostas aos Riscos (Novo processo) – O processo de implementar planos acordados de respostas aos riscos.

Figura 9: Monitorar os Riscos.

●      Monitorar os Riscos – O processo de monitorar a implementação de planos acordados de respostas aos riscos, acompanhar riscos identificados, identificar e analisar novos riscos, e avaliar a eficácia do processo de risco ao longo do projeto.

Segundo o PMBOK®, o principal benefício do novo processo de Implementar Respostas aos Riscos (Figura 10) é garantir que as respostas acordadas sejam executadas conforme planejado, a fim de abordar a exposição aos riscos geral do projeto, minimizando as ameaças individuais e maximizando as oportunidades individuais do projeto.

Um problema comum com o gerenciamento de riscos dos projetos é que as equipes dos projetos empenham esforços para identificar e analisar os riscos, mas, na maioria das vezes, poucas são as providências para gerenciar os riscos, de maneira efetiva (PMI, 2017).

Figura 10 – Processo: Implementar respostas aos riscos.

Fonte: PMBOK® 6a Edição.

Os 10 principais erros no gerenciamento de riscos de projeto

Veja a seguir os 10 principais erros no gerenciamento de riscos de projetos listados por Lukas, JA & Clare, R. (2011).

1. Não considerar oportunidades dos riscos: a maioria dos gerentes de projetos ainda ignora a possibilidade de que algo bom possa acontecer como resultado de um evento de risco.

“RISCOS DO PROJETO = OPORTUNIDADES + AMEAÇAS”

Figura 11– Gerenciamento de riscos é equilíbrio entre ameaças e oportunidades.

2. Confundir causas, eventos e impactos de riscos: um erro comum durante a identificação do risco é não diferenciação entre as causas, eventos de risco e impactos. Essa falha pode diluir o processo de identificação de risco por não fornecer um foco nos eventos de risco reais e isso é importante porque os eventos de risco têm uma característica única, que é a incerteza.

3. Usar listas de verificação e não procurar outros eventos de risco possíveis: fazer a falsa suposição de que os únicos eventos de risco possíveis serão incluídos na lista de verificação. A lista de verificação pode certamente ser um bom lugar para começar, desde que não seja a única coisa feita para identificar os riscos.

4. Subestimar impactos: Geralmente os impactos dos eventos de risco tendem a seguir uma natureza otimista da equipe de projeto - especialmente no início do projeto. Quando os impactos são subestimados, os cálculos dos fatores de risco ficam distorcidos, a priorização torna-se falha e todo o processo de gerenciamento de risco é ameaçado.

5. Não usar 100% de probabilidade durante o planejamento do projeto: A execução do projeto não pode começar com eventos de risco com probabilidade de 100%, pois são fatos, e o plano do projeto deve ser preparado para lidar com esses fatos. No entanto, dar a um evento de risco uma probabilidade de 100% durante o planejamento do projeto obviamente isso resultará em ações tomadas para reduzir a probabilidade e / ou impacto para um menor valor, ou seja, construindo o plano do projeto para lidar com a realidade 100%.

 6. Não considerar a sensibilidade com os riscos: Os riscos são priorizados e as pontuações mais altas são as ameaças e oportunidades que devem ser gerenciadas ativamente como parte do planejamento de resposta a riscos. Esta abordagem simplificada ignora a sensibilidade em torno dos valores de probabilidade e impacto. Na realidade, esses não são valores fixos, mas uma gama de valores.

7. Chamar o Planejamento de Resposta ao Risco de “Mitigação”: Um erro comum cometido por muitas organizações de projeto é chamar o planejamento de resposta a riscos de "mitigação". Isso é incorreto, uma vez que a mitigação é apenas uma técnica de resposta a riscos e é usada especificamente para lidar com riscos que são ameaças.

8. Não considerar planos de contingência junto com planos de resposta: Os planos de contingência são mais especificamente as ações que serão tomadas se e quando o evento de risco ocorrer. O planejamento da resposta ao risco deve lidar com ambos. Nem todos os riscos precisam de um plano de contingência.

9. Não responsabilizar os membros da equipe por eventos de risco específicos: Uma observação é que alguns gerentes de projeto não são eficazes na delegação de trabalho e acabam assumindo responsabilidades onde outros membros da equipe poderiam ser usados. Parte do planejamento de resposta ao risco é atribuir a propriedade de cada risco a um indivíduo. Atribua cada risco a um indivíduo específico na equipe do projeto, e o gerente do projeto deve evitar atribuir riscos a si mesmo.

10. Não fazer da gestão de risco um processo contínuo: Alguns gerentes de projeto pensam no gerenciamento de riscos como uma tarefa que é iniciada e concluída como parte do planejamento do projeto. O registro de riscos é preenchido, arquivado e esquecido. Esse é o erro - uma revisão do gerenciamento de riscos deve fazer parte de todas as reuniões da equipe do projeto.

Bem, nos seus próximos projetos veja se está cometendo algum desses erros sugeridos por Lukas, JA & Clare, R. (2011).

Efetividade do uso do Gerenciamento de Riscos em Projetos

A empresa UTC Engenharia adotou uma metodologia inovadora e eficaz para realizar a gestão de riscos em seus projetos.

Trata-se do Planejamento 3D, um processo lógico e sistemático que apresenta de maneira visual todos os cenários da obra.

Como conscientizar profissionais de diferentes especialidades e graus de instrução em relação aos riscos do projeto?

Por exemplo, para um mecânico entender um projeto de montagem pode ser simples, mas como um técnico de segurança se comporta diante de um projeto com linhas, sinais e códigos não usuais em seu escopo de trabalho?

Para quebrar essa barreira de comunicação e fazer com que todos os profissionais trabalhem alinhados, a UTC Engenharia coloca todos os envolvidos no projeto em uma mesma sala e usa o Planejamento 3D.

"Não estávamos tratando de paradigmas, mas, de um problema típico de comunicação. Não há comunicação eficiente sem envolvimento de todos. É tecnicamente impossível prever todos os perigos, riscos, potenciais e cenários de perda de um empreendimento se os profissionais envolvidos no projeto não conhecerem previamente o contexto da obra". Destaca o engenheiro de Segurança do Trabalho Paulo Souza, gerente de SMS da UTC Engenharia.

Por Que no Brasil é Negligenciado os Riscos no Gerenciamento de Projetos?

Talvez, isso ocorre devido a existência de crendices de que quando se fala em riscos - se está incorporando a figura do "advogado do diabo" - que está associada com pessimismo.

E muitas vezes, por força do otimismo, não se dar o devido cuidado aos riscos dos projetos.

Portanto, certifique-se que em seus projetos você faça um rigoroso estudo e acompanhamento dos riscos.

O que você achou desse tema? Sim, lembre deixar o seu comentário.

Autor

Prof. Dr. José Bezerra da Silva Filho. Entusiasta em Gerenciamento de Projetos. Doutor em Engenharia pela Universidade Federal de Campina Grande – UFCG e Universiy of Maryland at College Park (EUA) e Mestre em Ciência da Computação pela UFCG. Elaborou, implantou e coordenou um curso de Mestrado em Informática Aplicada. Já coordenou dezenas de turmas de cursos de MBA/Especialização. Trabalhou no Banco do Nordeste do Brasil - BNB por mais de três décadas. É autor de seis livros, sendo os últimos três: Tecnologia da Informação e Comunicação para Gestores; Na Trilha dos Lucros: Prática de Gestão para Tornar sua Empresa mais lucrativa, e O Guia Definitivo do Gerenciamento Ágil de Projetos: O Segredo da Hiperprodutividade. Coordena o MBA em Gerenciamento de Projetos do Instituto de Capacitação Business School Brasil – BSBr e o Treinamento de Preparação para as Certificações PMP e CAPM, que já está na sua 46ª Turma.

Contatos do autor

●      (85) 9.9921-1675

●      E-mail: Professor.Dr.Bezerra@bsbr.com.br

Referências

Lukas, JA & Clare, R. (2011). Os 10 principais erros cometidos no gerenciamento de riscos do projeto. Artigo apresentado no PMI® Global Congress 2011 — North America, Dallas, TX. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 6a. Ed. - EUA : Project Management Institute, 2017.