Por que fazer auditoria interna?

Uma empresa é formada por pessoas que executam suas atividades de forma cadenciada (mesmo que, às vezes, nem tanto), com o objetivo de produzir uma solução (um produto ou um serviço) para seus clientes. O jeito de fazer cada uma das tarefas que compõem os processos está definido e as pessoas envolvidas sabem como fazer e como lidar quando algo não está sendo realizado da forma planejada, certo? Nem sempre!

As vezes os processos estão estabelecidos, mas não estão documentados ou formalizados – e o conhecimento sobre a execução é transmitido do executor mais antigo para o mais inexperiente, muitas vezes carregados de “o que” e sem nenhum “porque”. E como a rotina nos consome, nem sempre percebemos se há alguma falha no processo se não houver uma reclamação de cliente ou interrupção do fluxo.

Mas tem algum jeito de identificar situações que não estão corretas ou que podem ser melhoradas ANTES de dar ruim? SIM!!!!

E uma delas é a realização de auditoria: para avaliar as atividades sendo realizadas e comparando com o que foi definido como a forma correta de fazer, para verificar se:

1. As atividades estão sendo realizadas;
2. Os resultados dessas atividades estão de acordo com o esperado;
3. Os recursos estão adequados, sem desperdícios.

Uma auditoria pode apontar situações de adequação e conformidade, bem como a identificação de pontos de melhoria. E saber onde melhorar ANTES de uma reclamação de cliente é o melhor dos mundos, né?

O que é auditoria?

Auditoria é um processo sistemático e documentado de avaliação de evidências que demonstrem o que está sendo feito e comparando com requisitos para avaliar a conformidade. É planejada e conduzida por pessoas treinadas, segue rituais específicos e ao final é emitido relatório com registro do que foi verificado, o que está conforme e o que está não conforme dentro da amostragem avaliada. E a palavra mais importante: auditoria é um processo amostral - é como uma FOTOGRAFIA, que captura de forma pontual o "filme" que são os processos.

E como realizar as auditorias?

Tem diferentes maneiras de implementar o seu programa de auditoria. A maioria das empresas define ciclos anuais para essa avaliação, mas é importante ter em mente a visão de risco do negócio: processos mais críticos, ou que tiveram problemas com clientes (considerando também o cliente interno), ou aqueles que tiveram mudanças de pessoas chave ou de muitas pessoas deveriam ser auditados com maior frequência (ou maior profundidade, com tempo que permita uma amostragem maior); os demais processos passam por auditoria (é claro, ninguém deveria estar livre disso!) porém com intervalos maiores ou tempo de avaliação (e de amostragem) menor.

E o que não é auditoria?

Auditoria não é “blitz”, não é realizada sem planejamento, não é realizada por pessoas sem a competência devida e, principalmente, auditoria não é ferramenta de coerção nem ameaça. E é por isso que a independência do auditor é tão importante!

Quem pode ser auditor?

Para se tornar um auditor é necessário ter um treinamento formal sobre todo o processo, incluindo técnicas para se preparar, escolher a trilha de auditoria, conduzir as auditorias, fazer as entrevistas das pessoas, tomar notas e produzir o relatório.

Então basta ter treinamento?

Com o treinamento você tem uma das competências, mas tem várias outras necessárias:

- Conhecimento do assunto e das normas relacionadas sobre o negócio. Por exemplo: se o mais próximo que você chegou do assunto “espaço sideral” foi assistir ao filme Interestelar, mesmo que você tenha o treinamento de auditor você não terá competência para auditar uma estação espacial, por exemplo.

- Visão sistêmica: você é daqueles que ao olhar um objeto consegue imaginar a cadeia de interação, passando por origem da matéria prima, transporte, relação com fornecedores, consumo de energia, esforço para produzir, competência das pessoas envolvidas na produção... Você faz conexões de causa e efeito sobre o que está avaliando ou você é do tipo que aceita as coisas como elas são, sem se perguntar sobre nada disso?

- Habilidade de comunicação: boa parte do trabalho de auditor tem a ver com fazer as perguntas certas e conseguir coletar as respostas. Ser claro nas perguntas e no que se espera ao conduzir uma entrevista é uma habilidade necessária. Quem não consegue entrevistar bem pode ter uma visão equivocada do processo. E saber manter o clima amigável é um diferencial ainda maior, porque não é fácil ser auditado (e quantas vezes a sensação é de estar sendo “sabatinado”, gerando um clima de stress que destrói a capacidade de entender e responder perguntas simples).

E para que tudo isso aconteça sem sobrecarregar a sua equipe, ainda existe a opção de terceirizar as auditorias internas: contratar uma empresa que tenha auditores com a competência e qualificação necessária para fazer esse trabalho. Entre as vantagens em contratar uma equipe externa para realizar auditoria interna na sua organização, podemos citar:

• Otimização da equipe interna que não precisa acumular a rotina de trabalho com a condução de auditorias e relatórios;
• Independência e isenção – que já é requisito para ser auditor, mas sendo pessoas que não fazem parte do quadro fixo, a isenção é garantida;
• O olhar mais processual e menos operacional;
• Análise dos resultados alcançados – e não apenas do cumprimento de procedimentos;
• Valor agregado pelas sugestões e oportunidades de melhoria que trazem melhores práticas de mercado.

Nós da Bushidô ainda temos diferenciais adicionais:

1. Somos auditores que atuam em certificadoras e temos mais de 10 anos de experiência;
2. Acreditamos que não basta avaliar a conformidade: é preciso avaliar se a conformidade traz resultados para o negócio;
3. Nós vamos falar "a real" para a alta direção sobre o que foi encontrado na auditoria. Apesar de parecer óbvio isso, nem sempre os resultados são reportados à direção de forma direta e clara, por vezes "dourando demais a pílula" de tal forma que não fica claro para a direção o posicionamento necessário diante do que foi identificado.

Mesmo que sua organização não seja certificada em nenhuma norma ISO, considere a importância de realizar auditorias periódicas. E para quem é certificado, já que é um requisito fazer essas auditorias, dê a devida importância para o processo e para os resultados de auditoria. Escolha bons parceiros para te dar suporte e credibilidade!

E conte conosco!