Por que o "multitasking" é mais importante que o foco?

INTRODUÇÃO

Notamos que uma das habilidades mais requisitadas por profissionais de RH e HeadHunters é a capacidade de ser "multitasking”, ou seja, realizar muitas tarefas ao mesmo tempo. Será que somos mais produtivos quando realizamos várias tarefas ao mesmo tempo? Diversas pesquisas e estudos apontam o contrário, que produzimos mais e com mais qualidade quando focamos em uma atividade de cada vez.

COMO NOSSA MENTE FUNCIONA?

Primeiramente é importante entendermos que o cérebro acompanhou o processo da evolução das espécies. Segundo a teoria do cérebro trino, elaborada por Paul MacLean, o cérebro humano é composto pelo:

1. Cérebro Reptiliano: responsável por promover reflexos simples e sensações primárias como fome e sede;
2. Cérebro dos Mamíferos: responsável pela motricidade grosseira e pela regulação das emoções; e
3. Cérebro Racional: responsável pelas funções cognitivas.

O nosso cérebro, em estado basal, pode consumir 350 calorias (20% do consumo corporal total) em um único dia e por isso desenvolveu mecanismos que aumentam sua eficiência energética. Um desses mecanismos é relatado pelo autor Daniel Kahneman, psicólogo e ganhador do prêmio Nobel de Economia, em seu livro Rápido e Devagar. Segundo Kahneman nossa mente trabalha com 02 sistemas:

1. Sistema Rápido (modo econômico): intuitivo, emocional. Responsável pelos nossos reflexos, vieses, intuição e hábitos. Possui alta capacidade de processamento, resolvendo problemas de forma involuntárias e automática. Não somos capazes de perceber seu funcionamento. Como consome pouca energia para funcionar assume o comando na maior parte do tempo. 
2. Sistema Lento (modo custoso): deliberativo, lógico, voluntário e racional. Nossa consciência reside aqui. Consome muito mais energia e é capaz de processar apenas uma informação de cada vez. Não conseguimos utilizá-lo por muito tempo sem pausas.

Para que possamos melhorar a nossa habilidade de focar precisamos desenvolver o Sistema Lento. 

DESENVOLVENDO O FOCO

Para que possamos desenvolver o nosso foco precisamos primeiramente conhecer os 02 principais fatores que limitam a utilização do nosso Sistema Lento.

1. Cansaço Mental: atualmente somos expostos a um volume gigante de informações, que nos levam a tomar cerca de 35.000 decisões por dia, muitas delas sob pressão.

• Segundo um estudo feito por especialistas do King’s College London, toda vez que somos submetidos a uma situação de pressão, entramos em um estado de luta ou fuga, ativado pelo sistema nervoso simpático, liberando hormônios como a adrenalina e o cortisol que nos levam a um estado de stress;
• Quando a situação de stress é constante, devido a forma com que lidamos com nossa rotina, entramos em um estado de stress crônico. Como nosso corpo e nossa mente não foram projetados para se manter em um estado de stress constante, nosso sistema endócrino é afetado, gerando uma desregulação hormonal em nosso corpo;
• A desregulação hormonal resulta na redução de hormônios e neurotransmissores, como a serotonina e a dopamina, responsáveis pelo humor, prazer, concentração e memória, nos levando a uma situação de cansaço mental.

1. Distrações: impedem o funcionamento do Sistema Lento, já que o mesmo não é capaz de processar mais de uma tarefa em paralelo. O autor Daniel Goleman, em seu livro Foco, divide as distrações em 02 grupos:

• Distrações por Fatores Externos: barulhos, cores, sabores, cheiros e sensações; e
• Distrações por Fatores Emocionais: associadas a gatilhos relacionados a experiências passadas e preocupações futuras, que causam sentimento de tristeza como medo, raiva, paixão e ansiedade. 

Da mesma forma que existem exercícios que fortalecem o nosso corpo, existem exercícios que fortalecem a nossa mente e consequente a nossa habilidade de focar. O principal deles é a meditação, que potencializa o estado de atenção plena (mindfullness).

O ESTADO DE ATENÇÃO PLENA

Quando nos preparamos e nos permitimos viver em um estado mental de atenção plena, aprendemos a:

1. Viver no Presente: e reconhecer que no presente não existem distrações emocionais. Segundo o autor do livro O Poder do Agora, Echart Tolle, muitas vezes vivemos por meio do sofrimento, nos arrependendo do passado e nos preocupando com um futuro que ainda nem existe.
2. Reconhecer e Controlar nossas emoções: é fundamental para uma vida equilibrada. Somente quando percebemos que estamos envolvidos por um determinado sentimento, somos capazes de interromper o fluxo de pensamentos que potencializa o mesmo. Quanto mais intensa for uma sensação, maior será o nível de stress e consequentemente menor a capacidade de focar.
3. Entrar em um estado de flow: onde nos sentimos completamente imersos em uma atividade. Este conceito foi concebido pelo psicólogo húngaro Mihaly Csikszentmihalyi.

FOCO NA PRÁTICA

Existem ferramentas de gestão que nos ajudam a trabalhar de forma focada. Seguem abaixo as 02 ferramentas que considero mais simples e eficazes:

1. Técnica de Pomodoro: é um método desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 80. O mesmo consiste em estabelecer períodos de 25 minutos de trabalho ininterruptos, separados por intervalos de descanso. Existem muitos materiais e vídeos explicativos detalhando o uso do mesmo. Além do conteúdo existem aplicativos como o toggl que ajudam na sua utilização.

1. Matriz de Eisenhower: foi criada pelo presidente dos EUA, Dwiht Eisenhower, conhecido pela frase: “O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”. A Matriz é dividida em quatro quadrantes. No eixo vertical dividimos as tarefas por importância e no horizontal pela urgência.

• Importante e Urgente: contém as atividades que devem ser focadas no presente;
• Importante e Não Urgente: possui as tarefas planejadas que serão focadas no futuro;
• Não importante e urgente: apresentam as distrações que atrapalham na conclusão das tarefas listadas nos 02 quadrantes acima. Estas atividades devem ser delegadas, negadas (se possível) ou reagendadas; e
• Não importante e Não urgente: são as distrações e necessidades criadas por nossa mente, como acesso a redes sociais e trocas de mensagens de texto. O ideal é que essas atividades sejam executadas apenas em momentos de lazer e descanso (como nos intervalos propostos pela Técnica de Pomodoro).

No meio de tantas informações e distrações focar se tornou uma habilidade cada vez mais valiosa. O foco contribui para nossa produtividade, pois permite concluir o que iniciamos. O foco no faz enxergar a vida de uma maneira menos estressante, já que processamos uma informação de cada vez. O foco estreita os nossos laços pessoais e profissionais, pois reforça uma dedicação plena em cada momento.