Por que planejar estrategicamente o seu evento ?

POR QUE PLANEJAR ESTRATEGICAMENTE O SEU EVENTO?

Se você é um organizador ou um gestor de eventos precisa saber mais sobre como planejar estrategicamente o seu evento. Bom, você já deve saber que a atuação do gestor de eventos é composta por inúmeras atividades, entre elas, a elaboração de projetos que possam ser efetivados e trazer resultados positivos para os stakeholders envolvidos. No entanto, para que um evento atinja seus objetivos é necessário que haja um planejamento sólido e consistente, que haja um planejamento estratégico. O planejamento estratégico é o processo que determina como a organização pode chegar onde deseja e o que fará para executar seus objetivos.

Todo projeto nasce com um propósito e com objetivos. Planejar esse projeto utilizando ferramentas da administração o tornará realidade e poderá garantir a sua execução e a obtenção dos resultados esperados.

 Dentre as fases que compõem um projeto desde a concepção até sua conclusão, o gestor deve agir de forma a identificar as necessidades que serão apresentadas; escolher os profissionais que trabalharão ao seu lado e que têm habilidades e talentos que possam contribuir para o sucesso do trabalho;  focar permanentemente na avaliação dos acontecimentos financeiros, burocráticos, operacionais, agindo para readequar as ações e estratégias quando necessário; sempre buscando a conclusão eficiente do projeto. Avaliar cenários, acontecimentos e prever ações e soluções plausíveis e que deem sustentabilidade ao projeto são algumas das responsabilidades do gestor de eventos.  

Vamos identificar quais as principais fases do planejamento estratégico de um evento?  Para compreender o ciclo da vida de um projeto nós podemos identificar as fases que irão compô-lo: conceituação, planejamento, implementação ou execução, e conclusão.

1° FASE) CONCEITUAÇÃO DO PROJETO:  o gestor e sua equipe devem estabelecer os objetivos e as metas do projeto, e já poderão avaliar a sua viabilidade e prever situações que poderão se apresentar durante o seu desenvolvimento. No momento da concepção do projeto, uma avaliação cuidadosa é requerida, pois a partir dela o planejamento ocorrerá de forma mais clara e precisa, à medida que, a partir do ponto inicial, é possível prever prováveis situações e determinar ações. Todo projeto exige um plano eficaz, um planejamento que contenha as diretrizes sobre o que fazer, quando fazer, para que possa ser coordenado e controlado. 

2° FASE) PLANEJAMENTO: Nessa fase serão estabelecidas a estrutura e a administração do projeto, incluindo planos de atividade, elaboração de um cronograma a ser seguido, um planejamento financeiro viável, definição da equipe de trabalho.

Dentro da fase de planejamento do projeto é indicado que seja elaborado um plano para atividades complexas e difíceis que pode incluir os seguintes itens: descrição da atividade e seus objetivos; métodos e processos a serem empregados; recursos humanos e recursos financeiros; prazo estimado de tempo; padrões e requisitos de qualidade, quando houver; controle, monitoramento e relatórios de progressos.

O controle, atividade requerida durante o planejamento e execução do projeto, é uma das funções administrativas que visam garantir a realização dos objetivos estabelecidos.

Durante todo o projeto, considerando a sua execução, as atividades de controle devem ser mantidas. 

Avaliar e controlar as etapas de um projeto trazem informações que darão suporte ao gerenciamento dos stakeholders; informações sobre a necessidade de ações corretivas e preventivas, informações sobre a necessidade de mudanças e de adaptações de prazos e custos, como explica Paulo César Mei em Gerenciamento da integração de projetos.

Além disso, a avaliação e o controle estimulam o gestor de eventos a buscar novas alternativas e respostas aos desafios que se apresentam, exigindo uma atitude polivalente que contribuirá com o enriquecimento das suas experiências e saberes.

3° FASE) EXECUÇÃO: Aqui deixo para vocês a citação do livro Gestão de Projetos de Keelling. A implementação é “um período de atividade concentrada, quando os planos são postos em operação. Cada atividade é monitorada, controlada e coordenada para alcançar os objetivos do projeto. A eficiência do trabalho estará diretamente associada à qualidade dos planos já formulados, à eficácia da administração, tecnologia, liderança e controle. As análises de progresso são realizadas e os planos atualizados ou revistos, quando necessário. ”  

4° FASE) CONCLUSÃO: É hora de medir os resultados do seu evento e saber se os objetivos estabelecidos foram realmente atingidos. 

Os custos e investimentos geraram o resultado esperado e se mantiveram dentro do esperado? O seu cliente ficou satisfeito?

É fato que os gestores devem se envolver com o controle e avaliar as tarefas durante todo o processo de organização e realização dos eventos, mas na fase de conclusão, utilizando as informações fornecidas pelas avaliações e pelo controle, o gestor poderá aplicar medidas corretivas e melhorias para um próximo evento.  

Referências:

KEELLING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2005.

MEI, Paulo César. Gerenciamento da integração em projetos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2014. 

SERTEK, Paulo. Administração e planejamento estratégico. Curitiba: Ibpex, 2007. 

SOBRAL, F. Fundamentos de administração. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2012.