Por que todo líder precisa conhecer sobre gestão de fluxo?
Felipe Oliveira
Te ajudo a acelerar a eficiência e resultados através de governança enxuta e tecnologia | Founder | CEO | Businessmap Gold Partner
Nos últimos anos, tenho dedicado boa parte dos meus estudos para aprender e aperfeiçoar o meu Know-How envolvendo gestão e governança de fluxo. Como parte dos nossos desafios diários, garantir um fluxo eficiente e estável é uma prática que recomendo para todas as pessoas líderes que encontro, atestando que a falta de visão de fluxo que a liderança atual das empresa possui é mais prejudicial que um time ou área ineficiente. Mas por quê?
O que é gestão e governança de fluxo?
Se você pesquisar sobre o título "gestão de fluxo" vai encontrar diversos temas, envolvendo as mais diferentes áreas da administração. Para te ajudar a entender o que é gerenciar fluxo, unifiquei as definições que encontrei envolvendo a Kanban University , Lean Global Network e outros institutos. Nessa visão, gestão de fluxo:
Envolve a série de atividades, práticas e métricas, usadas e executadas para garantir que o trabalho presente em um determinado fluxo de trabalho avance continue para seus clientes, no menor tempo, no menor custo e com a melhor qualidade. A atividade de gerenciar o fluxo do trabalho envolve completar o trabalho com a maior suavidade e previsibilidade possível, enquanto mantém um ritmo sustentável de entrega.
Por que conhecer mais sobre gestão de fluxo?
Em minhas palavras, sempre busco trazer o benefício de uma prática ou ferramenta para que as pessoas compreendam o por quê de usá-las no seu dia a dia. Para mim, gestão de fluxo é uma das principais competência que líderes devem ter, pois ajuda a empresa a:
Gerenciar o fluxo implica em entender o que realmente trafega no seu fluxo de trabalho, compreendendo seu comportamento, atividades e características no decorrer do fluxo. Enteder qual o tipo de trabalho e como as pessoas reagem a ele ajuda a aprimorar nossa maturidade sobre o tema.
Ao entender que a gestão é feita em cima do item de trabalho, a sua previsibilidade se turma mais simples (ou menos complexa), dado que é possível medir quanto tempo o trabalho leva para chegar à sua conclusão, seus tempos de espera e gargalos, e com que frequência entregamo algo para o cliente. Com esses dados, é possível dar os primeiros passos para a previsibilidade.
Fluxos são coisas que são, por concepção, ubíquas. Isso quer dizer que estão presentes nos mais diversos contextos da vida, desde a produção de uma peça, uma central de atendimento ou ir ao cinema. Por isso, assim como podemos gerenciar fluxo no trânsito ou em fábricas, o desenvolvimento de software ou o RH pode se beneficiar de suas práticas.
Para começar a gerenciar o fluxo de trabalho, não é preciso muito. Se você é uma pessoa líder, sabe se seu time está sobrecarregado ou não, se há atrasos ou reclamações de clientes. Se as demandas que são absorvidas possuem diferentes fontes de chegada e gestão. Ao dar atenção a esses fatores, podemos começar a gerenciar o fluxo de trabalho, diminuindo os atrasos, os gargalos, e sobrecarga.
Diferente do que muitos pensam, gestão de fluxo não se aplica - e não deve se aplicar - apenas numa visão operacional. Inclusive, quanto mais alto é o nível de gestão em que aplicamos essa competências, maiores são seus benefícios. Aplicar práticas e técnicas para aumentar a estabilidade do fluxo, sua eficiência e mecanismos de tomada de decisão, garantimos que os grandes projetos sejam executados com seu devido foco.
Qual a influência da liderança na gestão de fluxo?
A gestão de fluxo é uma competência que ajuda a aumentar a visibilidade, diminuir filas e gargalos e até aumentar a moral e saúde mental das pessoas. Isso se torna possível através da compreensão de diversos elementos presentes no seu fluxo atual e como trabalha com eles, como:
A pessoa líder é uma peça chave na gestão de processos, pois ela influencia comportamentos individuais e coletivos, fomenta a absorção ou remoção do trabalho e impacta na medição e avaliação das pessoas. A priorização, apesar de muitas vezes ser realizada por pessoas de outras áreas, como marketing ou produtos, pode ser impactada pela simples opinião da liderança.
Com essa capacidade de influência e poder de decisão, líderes podem ser promotores - ou detratores - no uso de práticas para gerenciar o fluxo. Como uma pessoa líder tem a capacidade de mudar processos e estabelecer metas e mecanismos de eficiência, ditando as regras culturais do ambiente, podem criar grande impacto na forma como as demandas entram e saem do fluxo.
Um grande exemplo disso foi uma experiência que tive atuando próximo a um time que tinha um líder de tecnologia, que acompanhava o time num âmbito gerencial, e outro líder de produtos, que direcionava as features que seriam desenvolvidas. Por diversas vezes, vi demandas que o líder de TI queria que entrassem no fluxo serem priorizadas mesmo após a insistênia do líder de produtos sobre a entrada de outros itens.
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Como o líder pode começar a partir de hoje?
Assim como o time obtém maior eficiência e produtividade para o negócio, o líder também se beneficia da gestão de fluxo, ao fornecer para a sua própria liderança - gerentes, diretores e afins - a tríplice necessidade de de um comitê executivo: previsibilidade, visibilidade e resultados.
Com isso, você aí que é líder ou que possui um líder que busca esse conhecimento, eis algumas dicas que podem ser úteis para levar a gestão de fluxo para o dia a dia. Perceba que não são passos a serem seguidos linearmente, mas sim tópicos a serem observados e executados dentro de um contexto:
1. Conheça as dores atuais do seu time
Entender a situação atual é a base de várias ferramentas de resolução de problemas. Por isso, não mude coisas, papeis ou processos. Apenas observe a realidade e encontre onde estão as dores. É importante respeitar o contexto atual, mesmo que já esteja ali há anos. Reconheça o mais afeta seu time negativamente, como eles se sentem quanto a isso e seu engajamento para resolver.
2. Identifique as portas de entrada
Apesar dessas dicas não serem passos, saber as dores e obstáculos do seu time cria uma consciência maior para saber por onde começar a melhorar a sua realidade. Mas, mesmo que não haja abertura ou dados suficientes para identificar essas dores, comece a entender onde possam existir espaços de melhoria em que o time não seria drasticamente afetado ou poderia reconhecer ali uma mudança que impacte a sua performance. Normalmente, times acuados ou com algum nível de "tribalismo" podem possuir um nível de pessimismo maior, o que os tornam mais sensíveis ao risco das mudanças. Encontre brechas para mudanças pequenas, que causam pouco impacto. Aos poucos, essas mudanças se tornam grandes.
3. Perceba as regras implícitas
Você provavelmente vê essas regras sendo executadas diariamente, mesmo sem saber. Um lugar para almoçar, um jogo ou piada interna, algo que devem fazer antes de começar um projeto. Identifique essas regras e entenda se é possível ou não torná-las mais claras ou visíveis, principalmente se há outras áreas envolvidas. Isso pode diminuir bloqueios, dependências ou defeitos. Lembrando que essas podem ser fatos ou comportamentos subestimados ou tomados como verdade, mesmo não sendo.
4. Monitore o trabalho, não as pessoas
O principal erro que uma pessoa líder pode fazer quando não tem visibilidade do trabalho é começar a controlar as pessoas. Há aquela angústia no estômago, como se você estivesse indefesa/o num canto da sala, incapaz de por as mãos em algo tangível. Por isso, você busca alguém para controlar. Ao invés disso, busque ter visão e controle sobre o trabalho, as principais questões que envolve seu atraso e seu comportamento e, através disso, busque as soluções, sem pensar em culpa. Pense em responsabilidade.
5. Pense no que é melhor para o cliente
A maioria dos times não foca no cliente. Isso é um fato, mesmo que você não acredite nisso. Trago essa afirmação, pois, em vários contextos em que trabalhei, um item "Pronto" não era considerado assim por que estava na mão do cliente, mas sim em uma etapa anterior. Além disso, métricas que envolvem resultados do negócio ou comportamento de usuários não eram trazidos para mostrar o que as entregas até o momento trouxeram de resultados. Comece a pensar sobre isso e como você de fato ensina sua equipe a pensar assim.
6. Encoraje iniciativas e decisões
Muitas pessoas líderes não criam um ambiente seguro para que seu time tome decisões. Muitos vão justificar com a palavra "maturidade" ou "junior", porém, para vários casos que presenciei, a resposta, no final envolve duas palavras: "confiança" e "insegurança". A liderança precisa aprender a construir um ambient seguro para decisões, mesmo que erradas, através do comportamento da melhoria contínua e da responsabilidade, enquanto ensina para as pessoas a terem esse mesmo comportamento. Ao mesmo tempo, é preciso confiar nas pessoas. Líderes que confiam no seu time, recebem isso em troca, criando laços sólidos e respeitosos.
Considerações finais
Liderar vai muito além de controlar férias e processos, de medir pessoas e anotar correções. Liderar significa criar um ambiente produtivo enquanto ensinamos às pessoas que são capazes de fazer isso sozinhas, de evoluírem, de tomar decisões e aprimorá-las através da experimentação e controle. Um time guiado por uma liderança que entende sobre gestão de mudanças e sobre a gestão e goernança de fluxo é uma liderança de sucesso, pois constroi um time que pode atuar de forma independente, eficiente e com alta performance.
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