Possibilidade de realização de reuniões e assembleias societárias à distância

A Medida Provisória 931, editada em 30 de março deste ano, trouxe uma série de medidas aplicáveis às sociedades em face da pandemia, flexibilizando certas obrigações, como a prorrogação dos prazos para realização de assembleias e para arquivamentos de atos societários.

Uma das medidas trazidas é a possibilidade de realização de reuniões de sócios e assembleias à distância, por meio digital. Trata-se de um importante avanço no direito empresarial brasileiro, e que não será somente aplicável à situação emergencial da pandemia de COVID-19, tendo em vista que foram alterados os próprios dispositivos de lei que regem as sociedades.

Já existia previsão de voto à distância, mesmo em assembleias presenciais, nas Sociedades Anônimas de capital aberto, por meio do envio de boletim de voto à distância (conforme regulamentado pela Comissão de Valores Mobiliários pela Instrução CVM 481/2009). Esta realidade agora é possível também nas sociedades anônimas de capital fechado, empresas de responsabilidade limitada e cooperativas.

Esta Medida Provisória já foi convertida na Lei nº 14.030, a qual foi sancionada pelo Presidente da República em 29.07.2020.

Com base nesta nova realidade, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração – DREI, editou a Instrução Normativa 79, de 14.04.2020, para regular esta nova possibilidade nas sociedades anônimas de capital fechado, empresas limitadas e cooperativas   , estabelecendo, em resumo:

- As reuniões e assembleias podem ser semipresenciais, quando é permitida tanto a participação e votação presencial, como à distância, ou digitais, quando o ato não for realizado em local físico, sendo somente possível a participação e votação à distância. Neste último caso, as reuniões e assembleias são consideradas como se tivessem sido realizadas na sede da sociedade.

- É necessária a observância às normas legais e do contrato social quanto à convocação, instalação e deliberação, devendo o instrumento de convocação informar expressamente que o ato será semipresencial ou digital, esclarecendo como será a participação e votação à distância. Este instrumento de convocação também deve listar os documentos exigidos para que os participantes sejam admitidos ao conclave, os quais podem ser enviados por meio eletrônico até trinta minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos.

- Devem ser disponibilizados também por meio digital os documentos e informações a serem entregues aos participantes anteriormente à realização do ato.

- É necessário que a sociedade adote sistema e tecnologia de fácil utilização, que possibilitem a participação e voto à distância pelos acionistas, sócios ou associados. Ela não será responsabilizada por situações que estejam fora de seu controle, como por problemas de conexão dos participantes.

- A participação do sócio, acionista ou associado no ato pode ocorrer mediante envio do boletim de voto, ou mediante presença no sistema eletrônico utilizado pela sociedade para votação e participação à distância. Os livros societários e a ata da reunião poderão ser assinados somente pelo presidente e secretário da mesa, que devem certificar os participantes do conclave.

- A sociedade pode utilizar seu próprio sistema eletrônico ou de terceiros para realização do ato. Porém, deve garantir todos os requisitos do art. 6º da Instrução Normativa. Dentre eles: a segurança, confiabilidade e transparência do conclave, registro de presença, exercício do direito de voto, possibilidade de manifestações escritas dos participantes e a visualização de documentos apresentados durante o ato. O conclave também deverá ser gravado integralmente, e a gravação arquivada na sede da sociedade.

- O boletim de voto à distância, se for o caso, deverá conter as matérias da ordem do dia do conclave, orientações sobre seu envio à sociedade, indicação dos documentos que devem acompanhá-lo no envio, além das orientações necessárias para que o voto seja considerado válido. Também deve ser disponibilizado em versão passível de impressão e preenchimento manual.

- As matérias a serem deliberadas no boletim de voto à distância devem ser descritas em linguagem clara e objetiva, sendo formulada como proposta, de modo que o votante possa aprová-la, rejeitá-la ou abster-se.

- A sociedade deve enviar o boletim de voto à distância ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para o conclave semipresencial ou digital, devendo ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do ato. O recebimento nos conformes deve ser confirmado pela sociedade em até dois dias. Caso seja necessária retificação ou reenvio do boletim de voto ou documentos, também deve ser informado ao votante neste prazo.

- O acionista, sócio ou associado pode se fazer presente ao conclave semipresencial ou digital, e exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, mesmo que já tenha enviado seu boletim de voto, o qual será desconsiderado.

- A ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deve preencher os mesmos requisitos legais exigidos pelo DREI, para fins de registro, devendo constar que foi realizada de forma semipresencial ou digital, informando-se, ainda, a forma pela qual foram permitidas a participação e a votação a distância, conforme o caso.

- A ata digital deve ser assinada por meio de certificado digital, além de ser assegurado meio para que possa ser impressa a qualquer momento.

É importante mencionar, por fim, que a realização dos atos à distância é opcional, e não obrigatória. Quer dizer, as reuniões e assembleias societárias ainda podem ser realizadas de forma presencial, cumprindo-se todos os requisitos da legislação e do contrato social.