Precisando Administrar Melhor Seu Tempo? Veja Aqui Algumas Dicas!

Precisando de um dia com trinta horas? Ou uma semana com oito dias? Pois é, parece que estamos ficando cada vez mais sem tempo pra fazer todas as atividades que devemos ou que desejamos fazer. Mas será que na verdade não estamos desorganizados ou perdendo tempo com tarefas que não trarão resultados úteis, enquanto algumas coisas importantes estão sendo deixadas de lado ou sendo postergadas? Talvez sim, ou talvez não, porém vale a pena aproveitarmos o início de um novo ano e nos motivar para organizar e gerenciar melhor nosso tempo. Bom, trago aqui duas maneiras de melhorar a gestão do nosso tempo.

Durante a nossa correria do dia dia, basicamente precisamos lidar com os comprmissos e as tarefas, então vamos definir o que é cada um antes de começarmos. Compromisso é algo com hora marcada, como uma reunião, uma visita de um fornecedor ou cliente, uma palestra, um curso ou até mesmo uma viagem a trabalho. Já uma tarefa é a execução de algo que pode ser feito a qualquer momento. A tarefa pode ser feita por uma única pessoa, e também pode ser delegada para um subordinado.

Antes de tudo, uma coisa importante e indispensável a fazer é criar o hábito de utilizar uma agenda para compromissos e tarefas a longo prazo, seja ela em meio físico ou digital. É importante anotar tudo nessa agenda, pois além de ajudar a organizar atividades futuras, também vai servir como um histórico de tudo que você realizou durante o ano, como por exemplo as datas das reuniões que você participou e os tópicos que foram abordados, pode ter certeza que mais cedo ou mais tarde será útil esse tipo de registro. Se você trabalha bastante com o computador, vale a pena usar a versão digital, é muito simples fazer uma usando o Excel (se quiser um modelo digital acesse oconsultorbr.com e faça o download gratuitamente).

Além da agenda, para as tarefas e compromissos do dia dia, eu recomendo ter uma matriz impressa, e o mais importante, que fique bem visível pra você, por dois motivos: primeiro pra que você consiga fazer anotações rapidamente; e segundo para que você esteja sempre fazendo contato visual, minimizando assim a chance de algum compromisso ou tarefa ser esquecido(a). Dependendo o estilo e a rotina do seu trabalho, tenho dois modelos de gestão de tempo. Ambos são muito simples e podem ser feitos com divisões em sulfite tamanho A4.

O primeiro modelo de gestão de tempo é mais indicado para quem tem uma rotina de trabalho com mais compromissos e menos atividades. A técnica é dividir na vertical o espaço no papel em colunas representando os dias da semana. Por exemplo, se você trabalha 5 dias por semana, divida o espaço no papel em 5 colunas. Após isso, pode-se opcionalmente dividir na horizontal, cerca de um terço do espaço dos dias onde você anotará os eventuais tarefas e o restante dos espaços ficará para anotar os compromissos. Veja um modelo de como pode ficar abaixo e, se desejar, faça o download do documento pronto para ser usado na página oconsultorbr.com.

Se o seu trabalho demanda mais tarefas e apenas alguns compromissos como reuniões por exemplo, uma segunda matriz pode ser mais apropriada. Nesta técnica, divide-se os assuntos por nível de relevância. Ou seja, assuntos mais importantes e mais urgentes requerem uma atenção maior. Para usar essa matriz, basta dividir o espaço do papel em quatro partes iguais. Na parte superior esquerda, você anotará os assuntos que julga urgentes e importantes, e que precisam da sua atenção imediatamente. Na segunda parte, superior direita, você anotará os assuntos importantes, mas que não são urgentes, de preferência já anote quando pretende dar atenção para aquele assunto. Nesta parte entram as reuniões por exemplo. Na parte inferior esquerda, estão os assuntos urgentes e não importantes, esses assuntos só deverão tomar seu tempo se você não estiver envolvido em algum assunto importante ou em algum compromisso. Se você ocupa um cargo de gerência, aqui vão as atividades que podem (ou devem) ser delegadas para os membros da sua equipe. E finalmente, na parte inferior direita, você escreve os assuntos que não são urgentes e nem importantes. E então talvez você pode me pergunte; se não é urgente e nem importante devo anotar? rs. Bem, eu costumo anotar neste espaço, lembretes rápidos, números de telefones e coisas que usarei somente no momento ou que passarei para outro local definitivo, para a agenda por exemplo.

Para melhor visualização, veja abaixo de como ficaria essa matriz de gestão de tempo já com alguns exemplos de assuntos e anotações, e esta matriz também está disponível para download gratuito no site oconsultorbr.com.

Como dito antes, independente do modelo impresso escolhido para assuntos a curto prazo, acredito ser indispensável o uso de uma agenda para anotar tudo que seja importante.

O que você acha de aproveitar o início de um novo ano para se organizar e utilizar melhor seu tempo, tornando-se mais produtivo?

Espero que esse artigo ajude a administrar melhor suas atividades e torne você uma pessoa mais produtiva, otimizando a única coisa que não conseguirmos recuperar em nossa vida, nosso tempo!

Até a Próxima!

Gerisson Dota