PRIORIDADE ZERO!

Você estava preparando o relatório mensal, que deve ser entregue até amanhã, quando o gestor ligou e pediu uma apresentação de resultados para daqui a 2 horas. Ao seu lado, um colega recém-chegado espera orientações suas para iniciar as atividades e ao menos cinco clientes aguardam seu contato até a próxima quarta-feira. De tudo isso, o que merece a sua atenção neste exato momento? O que é urgente? O que é importante?

O general e ex-presidente americano Dwight. D. Eisenhower tem uma resposta que pode ajudar. Em um discurso datado de 1954, ele fez a seguinte declaração: “Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes”. A frase era uma citação do Dr. J. Roscoe Miller e tornou-se a inspiração de um método de gerenciamento de tempo conhecido como Princípio de Eisenhower.

A priorização é um elemento essencial em qualquer técnica de gerenciamento do tempo eficiente. Mas, muitos profissionais encontram problemas na hora de priorizar atividades por acreditarem que tudo é relevante e deve ser feito naquele momento. É preciso, portanto, saber diferenciar.

O QUE SÃO TAREFAS IMPORTANTES

Tarefas importantes são aquelas que têm um prazo de entrega maior e, por isso, é possível realizá-las respeitando um planejamento. Tais tarefas geralmente estão vinculadas a objetivos e metas e constam (ou deveriam constar) na lista de afazeres.

De vez em quando, algo que era “apenas” importante passa a ser urgente. Isso acontece, principalmente, quando o prazo é esquecido ou quando há procrastinação – ou seja, adiamentos constantes.

O QUE SÃO TAREFAS URGENTES

Tarefas urgentes precisam de atenção imediata por estarem totalmente vinculadas ao conceito de tempo – ou seja, é urgente porque tem um prazo curto para ser finalizada.

Obviamente, tarefas urgentes trazem consigo alto nível de estresse e ansiedade. Se o seu dia é preenchido por atividades deste grupo, cuidado: há algo de errado no planejamento. Não deixe o que é ‘importante’ se tornar ‘urgente’.

PRINCÍPIO DE EISENHOWER

A ideia de que todas as tarefas diárias são inadiáveis é falsa e atrapalha. O presidente Eisenhower entendia que para ser eficiente era preciso realizar tanto tarefas urgentes, quanto importantes. Essa é a base do Princípio de Eisenhower, composta pelos seguintes passos:

1.  Liste todas suas atividades diárias no trabalho, mesmo aquelas pequenas ou menos essenciais.

2.  Coloque cada uma dessas atividades numa das quatro categorias:

3.  Planeje suas atividades de acordo com essa classificação.

Para facilitar a classificação, use a Matriz Urgente x Importante. Nela, é possível encaixar tarefas nos quadrantes e, assim, compreender quando cada uma delas deve ser realizada.

Quem poderia ser mais ocupado do que o presidente dos Estados Unidos? Para auxiliar na sua rotina e na tomada de decisão, o 34º presidente norte-americano, Dwight D. Eisenhower, formulou a matriz que leva o seu nome. Trata-se uma maneira prática de definir como priorizar suas tarefas, fazendo com que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes. Segundo ele, todas as suas tarefas podem ser distribuídas em quadrantes com dois eixos: importante e urgente. Esses quadrantes recebem um valor de um a quatro baseado em sua prioridade.

Texto original em: https://holmes.app/blog/matriz-de-eisenhower/