PROCESSOS E PADRONIZAÇÃO

Os processos operacionais são conjuntos de tarefas estabelecidas em uma sequência pré-determinada. Eles envolvem pessoas, equipamentos, ambientes ou qualquer outro aspecto que faça parte das atividades organizacionais

Muitas vezes, os processos já existem na empresa, porém, não são formalizados ou bem estruturados. Estamos falando daquelas práticas que se repetem periodicamente, em que os envolvidos já sabem como devem agir em relação a elas. Entretanto, não há registro, documentação, monitoramento ou análise.

Outras vezes, realmente, não há processo algum. Tudo é realizado sob demanda, gerando atrasos, retrabalhos, falta de eficiência e, até mesmo, insatisfação do cliente - que é impactado pela desorganização interna.

Portanto, empresas de qualquer tamanho podem estabelecer processos para otimizar o dia a dia do negócio e melhorar a qualidade de vida no trabalho.

É muito comum que gestores entendam que precisam reestruturar a operação, mas possuem muitas dúvidas sobre como começar a organizar a casa. De fato, não se trata de uma decisão fácil, pois impacta todos os setores da empresa.

Vale destacar que, a forma como tudo isso será encaminhado vai variar de acordo com vários fatores: produto ou serviço oferecido, tamanho da empresa, segmento, número de funcionários, organização de departamentos, entre outros.

A boa notícia é que existem 6 etapas básicas para a gestão de processos. Elas vão permitir que você estruture a sua operação, com a flexibilidade necessária para personalizar tudo de acordo com as especificidades do seu negócio.

1.       Planejamento, 2.       Mapeamento, 3.       Simulação, 4.       Execução,

5.       Monitoramento, 6.       Melhoria Continua

CONCEPÇÃO DE PROCESSO

Durante um processo de aprendizado, queremos colocar logo em prática o nosso conhecimento. Isso acaba gerando algumas dificuldades internas, em todos os segmentos, e principalmente dentro das indústrias, onde estabelecer um padrão passa a ser fundamental para o sucesso de todas as ações.

Simplificar ao máximo os processos e descentralizá-los também são atitudes importantes. Mas não dá para tomar qualquer decisão sem antes padronizar. Esse é o primeiro princípio da padronização.

Os padrões a serem seguidos devem ser claros e de fácil entendimento por parte de todos os envolvidos. Assim, os novos contratados poderão executar os processos sem muitos problemas, serão treinados de acordo com os padrões, facilitando a aplicação no dia a dia e garantindo a execução correta de cada atividade desenvolvida.

É necessário que esse padrão adotado pela empresa seja acompanhado de perto para que as mudanças que visam a melhoria do desempenho possam ser realizadas (o processo é um elemento vivo e que requer manutenção permanente).

A padronização também se aplica a atividades repetitivas organizando formas de trabalho, afim de aumentar a produtividade, reduzir tempo de execução e efetivar os lucros.

Dentro de uma indústria, isso faz com que o produto atenda às expectativas do mercado de maneira mais simples e prática, com menor custo e variação possível. No varejo e demais setores  garante a qualidade do atendimento e as etapas a serem seguidas no desenvolvimento das atividades do dia-a-dia.

PORQUE PADRONIZAR O PROCESSO ?

É necessário que esse padrão adotado pela empresa seja acompanhado de perto para que mudanças que visam a melhoria do desempenho possam ser realizadas.

A padronização também busca normatizar e organizar processos de trabalho, a fim de aumentar a produtividade e efetivar os lucros.

Dentro de uma indústria, isso faz com que o produto atenda às expectativas do mercado de maneira mais simples e prática, com menor custo e variação possível.

·        Para reduzir custos; Para ganhar tempo na produção; Para minimizar erros; Para seguir uma tendência de mercado.

Independentemente de qual seja o motivo da padronização dos processos da sua empresa, nunca deixe de se fazer essa pergunta, pois isso vai nortear toda as ações seguintes.

Padronizar processos não é uma tarefa trivial  e pode, inclusive, ser muito trabalhosa no início. Mas depois das mudanças serem implementadas, os resultados serão compensadores.

Mantenha sempre claro o motivo pelo qual a empresa optou por esse caminho!

O QUE DEVEMOS PADRONIZAR ?

As atividades criticas e  que fazer parte do core da empresa devem passar por um processo de padronização. Operações básicas do dia a dia e que são realizadas em grande quantidade, por exemplo, devem ser padronizadas para evitar a ocorrência de vários erros.

Outras setores com atividades  que trazem risco à segurança também precisam de padronização. Esse é um importante passo para uma indústria ou até mesmo empresa de outros segmentos, independentemente do seu tamanho.

Com o processo bem definido e padronizado e com flexibilidade, desde que toda equipe treinada, as chances de erros são muito menores e garantindo sempre a satisfação do cliente em relação ao valor agregado no processo executado.

VANTAGENS DA PADRONIZAÇÃO

Em empresas menores e ou familiares que se desenvolveram rapidamente em função de novas demandas de  mercado, e pelo crescimento das fusões e aquisições ocorridas nos últimos anos, os processos não foram mapeados corretamente e ou sofreram ajustes e muitas vezes não consolidados corretamente, o que gerou uma série de deficiências na sua execução, portanto, a necessidade de  padronização vem sendo cada vez mais importante como um meio para se alcançar a redução de custos do produto e de servir, mantendo ou melhorando a sua qualidade.

Os benefícios da adoção deste método proporcionam uma enorme vantagem competitiva para organização.

Estas vantagens são:

·        Eliminar Falhas Operacionais, Otimizar os Procedimentos e Materiais, Melhorar a Qualidade (produtos/serviços), Utilizar Adequadamente Recursos Disponíveis, Beneficiar a Operacionalização  do Processo, Aumentar a Produtividade, Manter o Controle dos Processos, Reduzir Custos, Aumentar o Engajamento dos Colaboradores.

Eliminar Falhas Operacionais

A padronização cria uma rotina para a realização das tarefas, promovendo uniformidade e garantindo que as atividades sejam executadas da melhor maneira possível.

Com isso, é possível identificar oportunidades de melhorias e falhas, assegurando uma maior eficiência interna.

Como os procedimentos são realizados seguindo um determinado padrão e são documentados, os erros passam a ser encontrados com muito mais facilidade. Na maioria dos casos, você e os profissionais de sua equipe conseguem prevê-los e solucioná-los antes do comum.

Otimizar os Procedimentos

Com a padronização integrada a todos os setores da empresa, os reflexos positivos podem ser facilmente identificados, principalmente nos seguintes pontos:

Diminuição de custos: com padrões estabelecidos, fica mais fácil perceber desperdícios ou mau uso de recursos e de mão de obra;

Aumento na produtividade das equipes: com processos muito bem definidos, a equipe perde menos tempo com a resolução de dúvidas e ganha em produtividade;

Agilidade na resolução e na identificação de problemas e erros: os padrões também facilitam a identificação e correção de erros, pois as etapas são facilmente entendidas e visualizadas;

Redução de perdas de recursos e mão de obra: esses recursos podem ser tanto de natureza material quanto profissional e relacionada ao tempo de produção.

Com essas melhorias, é possível otimizar os principais

processos dentro dos setores da indústria.

Melhorar a Qualidade (produtos/serviço)

Realizando todo o trabalho de padronização de processos, é fácil identificar um aumento considerável na qualidade do produto ou serviço final da empresa. Assim, é possível ter um destaque maior no mercado em relação aos seus concorrentes diretos e indiretos.

A padronização de processos também é uma ótima estratégia para garantir um aumento da qualidade com um baixo investimento.

Além disso, a empresa encanta e conquista a fidelização dos clientes, tornando-os propagadores da marca, que também impacta em ganhos relativos à competitividade.

Toda indústria, comércio ou empresa de serviços quer oferecer entregas de qualidade, não é mesmo? Consumidores insatisfeitos não fazem novas compras e não indicam a sua empresa, seja pela existência de defeitos ou porque não foram bem atendidos.

Em todos os casos, a padronização de processos faz com que as etapas de produção sejam bem definidas, ficando muito mais fácil acompanhar e melhorar a qualidade do que é oferecido ao mercado.

Utilizar Adequadamente  Recursos Disponíveis

Esse é um beneficio de ordem qualitativa e diz respeito a como os recursos devem ser utilizados para melhorar o processo produtivo.

Quando a padronização é aplicada, fica mais fácil entender onde os recursos são aplicados e de que forma eles podem ser utilizados de maneira mais efetiva.

Dessa forma, um gerente tem mais autonomia e segurança para tomar decisões que diminuam o consumo e o desperdício de materiais.

Beneficiar a Operacionalização  do Processo

Quando delegamos a uma equipe a operacionalização de um mesmo processo, ela pode investir tempo e energia no aperfeiçoamento das suas técnicas.

Isso significa que a empresa contará com profissionais mais capacitados para trabalhar em setores bem determinados.

Ao trabalhar com metodologias conhecidas por todos, é possível evitar o número de acidentes e tornar o ambiente de trabalho saudável e seguro. Consequentemente, você evita perdas humanas, judiciais e financeiras.

Aumentar a Produtividade

O aumento de produtividade é um beneficio direto de todos os outros citados anteriormente. Os recursos utilizados corretamente fazem com que a produção trabalhe em excelentes condições.

A padronização de processos proporciona mais essa vantagem porque permite o monitoramento e o acompanhamento de tudo o que acontece.

Além disso, os funcionários têm menos dúvidas sobre suas funções e sabem como e quando elas devem ser realizadas, evitando a perda de tempo e de insumos.

Manter o Controle do Processo

Nos processos de padronização, a condução das atividades é delegada às pessoas que as operam — sendo assim, cada um está responsável pelo que produz.

Tendo consciência dessa responsabilidade, cada pessoa tem maior controle sobre a qualidade das entregas.

Com esse trabalho em cima do controle geral das ações, a gerência tem mais tempo para administrar outros assuntos da gestão.

Reduzir Custos

A diminuição de despesas é uma consequência direta da padronização de processos. Como as atividades seguem os mesmos parâmetros, o uso dos recursos é potencializado.

Assim, a gestão pode reduzir os preços dos produtos, atrair novos clientes e aumentar a lucratividade. A velocidade para diagnosticar problemas com mais facilidade também reduz todos os custos operacionais.

Aumentar o Engajamento  dos Colaboradores

A maioria dos serviços de um empreendimento é realizada por seus colaboradores. Dessa maneira, é preciso treiná-los e passar os objetivos da gestão.

Quando isso acontece, um gerente pode contar com uma equipe muito produtiva, que alcança as metas estabelecidas previamente.

Focar na padronização de processos mostra que a empresa se preocupa com todos, gerando mais confiança e credibilidade nos momentos em que é necessário ter pulso firme para tomar decisões.

Ter a chance de utilizar novas tecnologias

Os avanços tecnológicos mudaram a maneira como as empresas se relacionam com clientes, funcionários e concorrentes. Desse modo, é preciso acompanhar as tendências do mercado e utilizar o que há de mais moderno.

Atualmente, existem várias ferramentas que otimizam as atividades em uma gestão. Uma delas é um software de aplicação de checklists customizáveis. Ele permite a compilação de dados em tempo real e extingue o papel e as planilhas do negócio.

Com isso, é possível ter mais produtividade e mobilidade na rotina de trabalho. E para trazer ainda mais facilidades, é importante buscar uma solução que não necessita de acesso à internet, melhorando ainda mais a experiência de seus usuários.

ETAPAS PARA PADRONIZAÇÃO

Para implementar um processo de padronização dos processos existentes na empresa, você precisa desenhar toda estrutura da empresa e definir os macroprocessos desenvolvidos, feito isso deverá seguir as etapas abaixo para formatar cada processo que compõe cada macroprocesso levantado:

·        Mapeie Todos os Processos (passo-a-passo)

·        Implemente as Simplificações e ou Mudanças Necessárias

·        Monitore os Processos e Faça Medições

·        Alinhe as Ações com as Áreas e os Setores

·        Escolha a Tecnologia Certa (para automação), quando aplicável

·        Qualifique a Equipe - Treinamento periódico

·        Crie os Indicadores de Desempenho e Acompanhe

·        Faça ajuste sempre que necessário - Melhoria Continua

Mapeie Todos os Processos

Na fase de mapeamento, os gestores devem identificar os processos e as rotinas de todos os setores internos, destacando recursos necessários, falhas e como as atividades são realizadas.

Nesse momento, todas as rotinas ficam nítidas e é possível identificar etapas desnecessárias ou redundantes no processo

Depois de analisar todos os pontos, é possível identificar eventuais falhas ou possibilidades de melhoria nas atividades dos colaboradores. Isso ajuda na criação de um plano de ação estratégico mais adequado para corrigir a maior quantidade de erros possível, garantindo melhores resultados finais.

Implemente as Simplificações  e ou Mudanças

Depois de feito o mapeamento e analisados todos os pontos que devem ser melhorados, chegou a hora de aplicar a simplificação e ou a mudança o processo e ajuste da equipe.

É importante destacar que, para que a padronização de processos aconteça, todos os colaboradores devem estar engajados e cientes do motivo, da importância e do impacto dessas transformações.

Nesse processo, é muito importante envolver os colaboradores que trabalham diretamente nas atividades a serem padronizadas. Afinal, são eles que conhecem melhor a tarefa.

Monitore os Processos

Com o processo já implementado em toda a empresa, os gestores devem monitorar constantemente a nova rotina da equipe para identificar se o plano de ação adotado foi realmente adequado.

Sempre é possível corrigir falhas, mesmo com o processo em andamento. O importante é agir rápido para que o tempo de execução das atividades não seja impactado e para que sejam adotadas medidas que evitem que o mesmo erro volte a ocorrer.

Com essa prática, também é possível identificar rapidamente problemas e soluções que antes não foram percebidos, assegurando um desenvolvimento interno continuo.

Alinhe as Ações com as Áreas

Antes de padronizar os processos da empresa, é importante listar o papel de cada setor nos procedimentos. Isso vai garantir que cada um saiba como deve entregar cada ponto ao próximo setor que vai conduzir a etapa seguinte.

O importante é que não haja dúvida sobre a que setor pertence cada atribuição e que cada etapa seja muito bem documentada e registrada.

Escolha a Tecnologia Certa

A grande vantagem da padronização de processos hoje, em relação há 20 anos, é que a tecnologia evoluiu muito e pode tornar as atividades mais eficientes e mais rápidas.

Para isso, é importante conhecer as alternativas disponíveis no mercado de acordo com o seu segmento. Desde um complexo sistema de gestão até um software de checklist aplicável ao segmento industrial: qualquer uma dessas ferramentas pode contribuir para a padronização de processos na empresa.

Qualifique a Equipe  e Treinamento

Durante a padronização de processos organizacionais, é primordial oferecer uma atenção especial às equipes. Elas precisam perceber que o processo também vai beneficiá-las

Para que isso seja percebido, aposte na qualificação continuada dos times. Capacidades técnicas, analístas e gerenciais devem ser contempladas.

Outra área que merece um olhar cuidadoso é a de inovação. Não basta padronizar os processos: é preciso criar na equipe o hábito de perceber muitas possibilidades na mesma tarefa!

Crie os Indicadores  de Desempenho

Se antes da padronização de processos a sua empresa ainda não trabalhava com indicadores de desempenho, a partir dessa implantação, essa necessidade será latente.

Os indicadores são uma forma de criar metas objetivas para que a função principal da empresa seja cumprida. Para isso, é importante estabelecer metas alcançáveis e que realmente contribuam para o crescimento do negócio.

A própria padronização dos processos pode se tornar uma meta como concluir a padronização de todos os processos da empresa dentro de 12 meses. Para que essa meta seja alcançada, possivelmente haverá um plano de ação com diretrizes, cronogramas e prazos que permitirão esse alcance.

ENVOLVENDO  A EQUIPE

As equipe devem ser envolvidas em todas as etapas do processo de mapeamento, devem se sentir parte integrante do desenho final. Os treinamentos são fundamentais para interiorizar o conhecimento e divulgar os novos critérios, mas é preciso estruturar muito bem esse momento, pois ele será replicado periodicamente para manutenção e para integração de novos membros do time.

Algumas etapas devem ser cumpridas vidando o melhor resultado do aprendizado:

·        Divida a equipe em áreas de atuação e facilite o processo de aprendizagem;

·        Deixe bem claro que a ajuda de todos é imprescindível;

·        Use uma linguagem bem clara e compreensível por todos;

·        Não hesite em solucionar dúvidas e resolver qualquer problema ou incerteza;

·        Crie guias e documentos para orientar e assegurar o andamento das funções e ou use ferramentas/equipamentos que falem a linguagem do usuário.

Em resumo, você precisa focar em 5 ações básicas para ter de fato um processo de padronização bem estabelecido:

1.       Tenha processos bem definidos;

2.       Foque nos treinamentos;

3.       Estabeleça a nova cultura em toda a empresa;

4.       Acompanhe o desenvolvimento das atividades;

5.       Use a solução certa para apoiar todo o projeto.

 E não se esqueça de usar ferramentas modernas e com credibilidade no mercado, como um software de checklists customizáveis para facilitar o processo de execução e controle de operações padronizadas.

Ele possibilita a criação de padrões e critérios a serem seguidos por toda a equipe e pode ser utilizado em diversas aplicações e todos os segmentos de mercado.

Software de Mapeamento de Processo:

·        Visio, MindManager, PowerPoint, Excell (*) Alternativo, XMind, Bizagi Modeler

Alguns softwares de mercado para check List de processo:

·        CheckList Fácil, Cliques, Freedcamp, Checkvist, Asana, Checkli, ZipCheckList.

Obs.: Não importa a ferramenta utilizada para esta tarefa, o mais importante é ter os processos desenhados, padronizados e executados de forma eficiente.