Programa de transformação de Transportes

Olá pessoal, nos últimos meses tenho conversado com algumas pessoas e recebi alguns pedidos para falar um pouco mais da minha experiência e compartilhar os aprendizados.

Começando 2024, fiz minha lista de atividades e inclui compartilhar alguns momentos que considero mais importantes e impactantes em minha carreira, e para começar, vou falar de um projeto, ou melhor, um programa que trouxe grandes resultados e aprendizados. O "Plano de transformação transportes”, este programa foi um divisor de águas na área de transportes, o qual revolucionou totalmente a forma de trabalho das áreas, pessoas, processos, clientes (internos e externos). Como diria o mentor e meu diretor na época Celso Peyerl , vamos sair de uma "commodity" para um processo de evolução sem volta.

O trabalho do plano de transformação em transportes passou de atender o “básico”, para fazer o "básico bem feito" e a partir disso começar a trilhar uma nova visão do futuro até onde queremos levar o nível de serviço, com a aplicação de tecnologia, controle dos processos, indicadores, fluxo e qualidade da informação, integração e compartilhamento de dados e nível dos fornecedores.

O processo se inicia com o "arrumar a casa", um trabalho interno na área, olhando o que fazemos bem, o que devemos melhorar e o principal o que temos que parar de fazer, pois não agrega valor ao colaborador, cliente e a principalmente a empresa. Um aprendizado nesta etapa, foi fazer o uso dos “5 porquês”, para eliminar de forma correta as atividades. Aqui um ponto de atenção, valide sempre com as áreas que recebem a informação, relatório, dados entre outros, a fim de não gerar impacto.

O segundo passo após eliminar as atividades que não agregam valor, é entender se os processos que ficaram estão bem desenhados e validados e se possuem os indicadores os famosos KPIs e PIs. Um ponto importante é avaliar se os indicadores estão sendo medidos de forma correta, dando visibilidade e mostrando a importância ao time, clientes e fornecedores. Aqui cabe um aprendizado da importância de ter uma pessoa ou time dedicado a indicadores e performance.

O terceiro passo foi avaliar com os clientes internos e externos, quais são os pontos de melhoria com base em indicadores validados, traçar metas (SMART - eSpecífico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal) consistentes, atingíveis e acordadas para iniciar um plano de melhoria continua. Aqui vale listar as inciativas tanto do time, quanto dos clientes, para ver a convergência e priorização.

O quarto passo é pegar todos os processos e validações realizados até aqui e fazer o processo de priorização envolvendo todas as áreas impactadas, mostrando quais serão as entregas, os responsáveis, dependências externas e principalmente definição de investimentos, recursos, prazos e responsabilidades. Aqui um outro aprendizado é para avaliar o que é possível fazer com a atual estrutura, e apresentar aos interessados (stakeholders), para que possam contribuir (recursos) para acelerar as entregas.

Para finalizar, é necessário ter uma reunião de "pontapé " inicial dos trabalhos com o cronograma bem detalhado, mostrando o objetivo, as mudanças, os indicadores, riscos e os benefícios. Neste processo é valido reforçar que cada um dos líderes deve fazer uma atualização "prestação de contas", dica aqui é ter um modelo de reporte para facilitar a visualização e acompanhamento da evolução de cada uma das frentes de trabalho para o “sponsor” / "patrocinador do programa” de transformação e gestores das áreas impactadas para pedir ajuda, refazer a estratégia ou aprovar as entregas.

É sempre bom reforçar - O resultado se deve a dedicação da pessoas de várias equipes e deve ser sempre compartilhado, reconhecido pontual e periodicamente.

Algumas fases do projeto e principais iniciativas:

1 - Arrumar a casa - “Fix the bases”

• Maturação de processos / procedimentos / indicadores ( criar a cultura )
• Restruturação da área (inclusão novas atribuições e áreas)
• Foco na entregabilidade e revisão de custos

2 -  Aperfeiçoar

• Padronização das operações + Manual de procedimentos + Auditoria
• Disponibilização de novos serviços (Entregas 24h / Carretas mega expressa para abastecimento de plantas eliminando necessidade de frete aéreo)
• Programa de relacionamento e reconhecimento dos fornecedores + Workshop
• Conjugação, Compartilhamento de cargas com outros embarcadores, milk run, regionalização de fretes , etc..
• Implementação SLA

  3 - Modernizar

•  Central de monitoramento - 24/7 (in-house)
• Tracking do pedidos e disponibilização para força de vendas
• Gestão de pátio
• Utilização de novos modelos de veículos

 4 Transformar

• Central de Monitoramento - Consolidada e Ativa
• Internalização de transportadores
• Entrega direta do Centro de Distribuição
• Revisão de embalagens e carregamento com foco no transportes - OTB

• Redução de CO2

Espero que material tenha agregado e em breve devo publicar mais materiais falando sobre implementação da torre de controle, escritório de transformação e processo de integração.