Programas de indicações: como transformar funcionários em potenciais recrutadores

Já falamos sobre duas fontes muito importantes de candidatos: as aplicações e o sourcing. Agora, vamos explorar uma outra forma muito eficiente de atrair candidatos: como engajar a comunidade interna de funcionários no recrutamento, seja para se tornarem candidatos eles próprios ou para indicar pessoas que eles conheçam.  

Funcionários como recrutadores potenciais: programas de indicação e souring party

Muitas empresas já entenderam, seja por analisando números ou por intuição, que incentivar que seus funcionários indiquem candidatos é bem efetivo para conseguir contratações de qualidade. As altas taxas de conversão de indicações, principalmente se o funcionário está indicando alguém para o mesmo time ou áreas diretamente correlatas que trabalha, muitas vezes são os melhores aliados dos recrutadores para aliviar a pressão de ter que trabalhar diversas vagas ao mesmo tempo. 

O modelo mais tradicional implantado pelas empresas são os programas de indicação. No geral, estes programas são muito eficazes para consolidar recrutamento como cultura e responsabilidade compartilhada, ao invés de uma atividade performada por um time específico. Embora cada empresa tenha suas peculiaridades, existem alguns pontos básicos que todo programa de indicação precisa conter: 

• Divulgação eficiente: este é o princípio básico de todo programa de indicação. Todos os funcionários devem conseguir acessar a lista completa de vagas disponíveis e seus requisitos com facilidade. Muitas empresas optam, e acreditamos que corretamente, por dar mais detalhes a funcionários sobre suas vagas do que dão geralmente para candidatos externos. Isso é, muitas vezes empresas deixam claro o nível de senioridade, o time e até gestor das vagas em aberto. Quanto mais informação o funcionário tem, geralmente melhor as indicações que ele faz.
• Comunicação e feedback constante: além de conseguir acessar as vagas e indicar pessoas com facilidade, é importante que os funcionários tenham feedbacks claros, constantes e consistentes de suas indicações. Muitas vezes os funcionários estão ativando suas redes de contato e se comprometendo com os candidatos, alimentando expectativas, e sendo cobrados por candidatos ansiosos por saber uma resposta da indicação, e nada mais justo que munir os funcionários de informações básicas sobre o status de suas indicações. Não precisamos infringir a confidencialidade e compartilhar detalhes da performance do candidato, mas status gerais, como por exemplo se o candidato já foi avaliado, se o recrutador ainda não teve a oportunidade de revisar a indicação, e quem é a pessoa que ele pode abordar em caso de dúvida, são muito importante para que esse funcionário continue indicando mais pessoas no futuro. 
• Diferencie indicação de lead: peça para o funcionário diferenciar se sua indicação é realmente uma indicação ou lead. A primeira se restringe a pessoas que o candidato já trabalhou ou tem conhecimento em primeira mão da qualidade do trabalho da pessoa, enquanto a segunda é destinada para pessoas que ele não conhece diretamente ou tem pouco contexto da qualidade do trabalho. Isso vai ajudar o time de recrutadores avaliar o potencial de indicações e melhorar sua previsibilidade de conversão. 
• Identifique os candidatos que sabem que estão sendo indicados: Além de incentivar que os funcionários sempre informem aos seus indicados que vão submeter seu nome ao time de recrutamento, pergunte no momento da aplicação se o funcionário conseguiu fazer isso. Você vai poder pensar nas diferentes formas de abordar candidatos para melhorar a conversão, além de evitar enviar mensagem de reprovação para candidatos que sequer sabiam que estavam sendo indicados. 
• Recompense indicações bem sucedidas. Claro que você quer que seus funcionários indiquem pessoas porque acreditam na missão da sua empresa e estão compelidas com a cultura de grandes talentos que você criou, mas isso não impede que pessoas também se motivem por recompensas. Pode ser bônus em dinheiro ou vouchers de descontos, mas os mais bem sucedidos programas de indicação possuem alguma forma de gratificação, que necessariamente é significativa para seus participantes, quando uma indicação é bem sucedida. É uma forma genuína de reconhecer o esforço e o resultado atingido pelo seu time. Além das recompensas financeiras, algumas empresas reconhecem dentro dos ciclos de performance pessoas que conseguiram contribuir diretamente para o crescimento da empresa com indicações. 
• Crie regras claras: crie regras claras sobre a premiação, incluindo casos excepcionais como quem recebe o prêmio se um candidato for indicado por dois funcionários diferentes, ou se existe alguma diferenciação de prêmio de acordo com nível de dificuldade das vagas ou algum outro critério. 

Como comentamos no início deste post, as indicações são muito bem vindas porque geralmente possuem maior conversão, ainda mais se essas indicações vem de funcionários que já conhecem profundamente o perfil buscado. É pensando nisso que muitos recrutadores utilizam uma segunda estratégia de identificar novos candidatos: a sourcing party. Enquanto os programas de indicação são globais, ou seja, para toda empresa, sourcing parties são estratégias mais locais e pontuais, destinadas a aumentar a indicação de um grupo específico de funcionários em um determinado momento. Abaixo um passo a passo de como implantar uma sourcing party efetiva:

• Defina o perfil-alvo: Sourcing parties são geralmente focadas em um ou dois perfis apenas, para que o grupo consiga se concentrar exatamente no que se espera desta posição. 
• Define um público-alvo: quem deve participar desta ação? Geralmente sourcing parties são focadas em times, onde os funcionários de um mesmo time vão indicar pessoas para as vagas abertas para trabalhar diretamente com eles. Isso ajuda a aumentar a conversão, já que estas pessoas geralmente além de terem redes de contato com perfis semelhantes aos delas, conhecem bem a realidade que estão inseridas e conseguem prever com certa confiança perfis que geralmente performaram bem em seus contextos.
• Define uma meta: é importante que as sourcing parties tenham um objetivo claro de curto prazo, geralmente um número de indicações a serem feitas. Pode ser uma meta total para o grupo, ou metas individuais por participantes. As metas devem ser alcançáveis e, na maioria das vezes, reforçar a qualidade e não quantidade de indicações.  
• Defina um prêmio: Os prêmios devem, de forma geral, complementar o prêmio já oferecido pelo programa de indicação em caso de indicação contratada. Por ser uma dinâmica de time, pode ser um prêmio mais bem humorado como o gestor da vaga se comprometer a vir fantasiado de algo, caso o time atinja a meta de indicações. 
• Define um prazo: Sourcing parties não são programas longos. Elas possuem início, meio e fim bem estabelecido, para dar sentido de urgência aos participantes. Algumas pessoas optam por fazer imersão de uma ou duas horas com todos reunidos em uma sala, outras preferem conduzir de forma assíncrona. No geral, recomendamos um prazo máximo de sete a 10 dias. 
• Encontre uma forma de rastrear os indicados: aqui é importante que você consiga identificar quais candidatos foram indicados via sourcing party para que você consiga acompanhar o atingimento da meta. Dependendo das ferramentas disponíveis, isso pode ser feito de diversas formas, como planilhas ou pelo próprio ATS filtrando os participantes e o período de indicação. 
• Promova a ação com comunicação constante: avise o time com antecedência sobre o evento, comunique previamente o perfil-alvo em detalhes, deixe claro o foco na qualidade ao invés da quantidade, explique como fazer para indicar candidatos e, durante o andamento da ação, compartilhe constantemente o progresso até o atingimento da meta. Enviar constantemente dashboards ou placares com o total de indicados ou os três funcionários que mais indicaram pode ajudar. 
• Integre com o programa de indicação: Praticamente todas as regras do programa de indicação devem se aplicar às sourcing parties, então é importante que os funcionários consigam indicar com facilidade, acompanhar suas indicações e receber prêmios em caso de indicações bem sucedidas. 

Com essas duas ferramentas, você vai conseguir garantir um fluxo constante de novos candidatos qualificados chegando à sua pipeline com pouco esforço dos recrutadores.

Os riscos e como superá-los

As indicações trazem sempre o risco do "quem indica" e da falta de diversidade nas contratações. Esta é uma discussão que não é nova, mas ainda assim é preciso pontuar porque em muitos casos é efeito colateral real. Alguns pontos importantes de como reduzir este impacto: 

• Deixe claro os objetivos de diversidade em recrutamento, e incentive a indicações de perfis diversos.
• Incentive leads (pessoas que seus funcionários não conhecem) além de indicações, e incentive que eles busquem candidatos em lugares diferentes dos tradicionalmente conhecidos.
• Não torne indicações a única fonte de recrutamento. Trabalhe ativamente em sourcing e indicações.

Com isso, completamos as principais formas de atrair candidatos para o seu processo seletivo. Na próxima postagem vamos falar sobre como avaliar os candidatos para que consigamos coletar as evidências necessárias para tomar a decisão de contratar ou não uma pessoa. 

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