Qual é o papel do Gestor de Contratos na Estratégia de uma empresa?

Com a evolução dos negócios nesta era digital as empresas estão buscando a todo momento melhorar o seu diferencial competitivo. Sendo assim ela possui duas opções:

1. A primeira é desenvolver internamente uma solução de melhoria, inovação ou projeto, responsabilizando-se por implementar, gerenciar e atualizar constantemente.
2. Contratar uma solução externa e ficar responsável pelo gerenciamento.

É neste momento que a gestão de contratos é importante pois ela é uma atividade organizacional pró-ativa que, associada a uma competência profissional, tem por finalidade conduzir o processo de execução e finalização dos contratos firmados entre uma entidade e terceiros, sejam elas físicas ou jurídicas.

Ao olharmos como é feita a formulação da estratégia dentro de uma empresa podemos imaginar vários tipos de contrato em todas as suas etapas. Deste uma consultoria de mercado até uma auditoria dos resultados. Mas a maior quantidade de contratos são realizados dentro da Operação onde eles são responsáveis por executar o orçamento.

Desta forma o Gestor de Contratos deve criar condições administrativas e operacionais para que os contratos que estão sob sua responsabilidade tenham suas características de viabilidade asseguradas: cláusulas contratuais cumpridas nos prazos, valores, especificações, garantias e resultados estipulados alcançados, com total segurança e preservação dos ativos da companhia.

O Gestor de contratos precisa ser um profissional com uma visão sistêmica grande além de ter uma boa capacidade de comunicação, uma vez que ele precisa lidar com várias áreas de uma organização para definição, elaboração do contrato. Além disto, o gestor deve procurar ajuda para diversos assuntos existentes no contrato, veja a imagem abaixo.

Após todas as partes estarem de acordo com o contrato, o mesmo é assinado e inicia-se a fase de pré-execução, a qual ocorre de três maneiras:

• Execução técnica: são realizadas atividades iniciais para a execução do contrato. Por exemplo: contratação de funcionários, preparação de local, compra de matéria-prima etc.
• Execução administrativa: a gestão do contrato propriamente dito. É de responsabilidade do setor administrativo compilar e armazenar a documentação do processo contratual.
• Execução financeira: o setor financeiro recebe o fluxo de pagamentos. É importante que o departamento de finanças receba as informações corretas, pois elas influenciarão nos resultados econômicos e financeiros.

Assim começa a fase mais longa (da execução), pois além das entregas do objeto do contrato é na execução que as atividades administrativas de acompanhamento do documento são realizadas minuciosamente. Nesta fase são controlados os pagamentos, registram-se os aditivos, realizam-se prorrogações e/ou renovações e o encerramento.

O encerramento, última etapa, ocorre caso a data de vigência do contrato tenha expirado e não houve renovação. Observe que isso não significa arquivar o documento. Pelo contrário, essa é a hora de verificar se todos os eventos previstos foram realizados (incluindo recebimentos ou pagamentos).

Dito isso, anote mais algumas dicas para um Controle de Contratos de sucesso:

• Pode parecer óbvio, mas nunca é demais falar: a Administração de Contratos precisa que todas as partes envolvidas tenham conhecimento minucioso do conteúdo contratual;
• Ter sempre em mãos (seja em planilhas ou com a ajuda de softwares) a programação e o planejamento de todas as atividades e eventos. Lembrando que todas as etapas devem estar bem detalhadas;
• Fiscalizar periodicamente se as cláusulas contratuais estão efetivamente sendo cumpridas;
• Implementar sistemas que monitorem prazos e vencimentos. Muitos softwares fazem isso, mas caso você opte por planilha para gestão de contrato, certifique-se de que esses dois itens sejam sempre monitorados. Isso evita gastos extras e pagamentos fora do prazo estipulado (afinal, o dinheiro tem que ficar no caixa da empresa o tempo que for preciso);
• Assegurar de que a empresa tenha recursos para realizar o que for acordado;
• Quando o contrato for arquivado, o responsável deve fazê-lo de modo que o documento possa ser facilmente acessado (especialmente para os casos de conflitos judiciais);
• Acompanhar de perto renovações e rescisões, cuidando sempre para que suspensões de contratos evitem danos financeiros à empresa, além de danos jurídicos, claro.

Espero que tenha gostado desta introdução ao assunto de contratos. Se possível deixe o seu Like! Atenciosamente Plinio