Quando fica pronto?

Resposta rápida: quanto mais você me interromper para perguntar isso, mais tempo vai demorar;

Resposta mais rápida ainda: eu não sei, se eu fosse adivinho eu ia usar meu poder para adivinhar os números da Mega-Sena, não para adivinhar quando o item vai ficar pronto.

Resposta profissional: Prazo não se estima, prazo se calcula.

Calculando o Prazo!

Antes de mais nada, mapeie o fluxo de trabalho do seu time. E por "fluxo" eu quero dizer "sequencia de passos lineares desde o pedido do seu cliente até o momento que você realiza a entrega desse pedido". Jamais confunda com "fluxograma", onde existem estruturas de seleção e estruturas de repetição, podendo criar loopings infinitos de vai-e-vem de pedidos que jamais encontram o cliente.

Você precisa desse quadro para manter o registro de três números:

Data inicial: momento que o cartão foi criado lá na coluna "to do";

Data Final: momento que o cartão encontrou o "done";

Quantidade de cartões na coluna done por período.

A partir dos dados que você coletou, você pode calcular o LeadTime e o Throughput do time.

Dica do Tio Arthur: usa eXtreme Programming e faz o teu planejamento semanal. Tua tabela de cálculos vai ficar mais ou menos assim:

Plota esses números em um gráfico, eles vão ficar assim:

E assim:

Tendo o planejamento semanal, você tem 52 planejamentos, 52 entregas e dentro do primeiro mês você já tem três pontos no teu gráfico. E três pontos são o mínimo necessário para começar a analisar os números do time para gerar previsibilidade.

Agora deixa eu explicar porque 85% de confiança: CURVA NORMAL.

Quando você coloca em um gráfico todas as entregas por período, versus a quantidade de dias que o item demorou para ser entregue, você tem um gráfico parecido com o debaixo. Cada bolinha é uma entrega.

Quando você traça uma linha deixando 50% dos itens pra cima e 50% dos itens pra baixo dessa linha, você tem a média de dias para entrega.

Média é algo com baixa confiança. É a mesma probabilidade de acertar o cara e coroa ou o par ou ímpar. E você não vai aceitar uma probabilidade dessas de um pedreiro que está trocando o piso do único banheiro da sua casa, né?

"Doutor, com 50% de chance de acertar, eu acabo sua obra em 30 dias!"

"E os outros 50% de chance, os 50 % de chance se errar?"

"Aí só Deus sabe, Doutor!"

Precisamos de MAIS confiança no número dado. Então, aumentamos o percentual de itens abaixo da linha. 70%, 85%. 90%. 95%.

Porque utilizar 85% de confiança? Porque é o percentual de ocorrências em um universo amostral que inicia o primeiro desvio do padrão.

A partir de 85%, matematicamente falando, as ocorrências nesta zona branca fogem do padrão, se tornando possíveis outliers ou prováveis outliers.

Digamos que o seu time tem LeadTime de 5 dias com 85% de confiança. Significa que seu time entrega 85% dos itens em 5 dias ou menos. Se um cliente perguntar "quando fica pronto", você pode dizer sem medo algum: "se nada ocorrer fora do planejado, vamos entregar em 5 dias!"

Pois bem: Mesmo assim 15% dos itens ficarão "fora do planejado".

Como identificamos os 15% de outliers?

1) Gestão de Risco no Planejamento.

Deixe o PO explicar POR QUE o Time vai atuar na demanda.

Deixe o Time planejar COMO vão atuar na demanda.

Com base no plano criado, faça o time atuar na gestão de risco do planejamento:

Se o time colocar seu planejamento lá na área vermelha, já te garanto que o item vai demorar mais do que o LeadTime. Pergunte ao time os motivos, busque fazer com que o time procure soluções para o planejamento não ser tão arriscado. Faça o time alterar o que for necessário para que eles votem na área verde do gráfico de riscos.

2) Dailies;

Faça a reunião diária de trás pra frente, sempre conversando sobre os ITENS, não sobre as pessoas.

Foque nos projetos em entrega. Você sabe que o WIP está ótimo se você lembra de todos os projetos que estão sendo trabalhados de uma daily para outra.

Com o tempo, você não vê mais projetos, você só vê o leadtime dos itens, através do aging chart:

Quando você consegue calcular os percentis de tempos em cada coluna do teu fluxo, fazendo o tempo ideal ser cumulativo, você tem o aging chart.

Colocando a quantidade de dias em fluxo do cartão em cada coluna no aging chart, você bate o olho e já vê qual demanda está dentro do prazo, qual demanda está fora do prazo, qual demanda vai estourar os 85% de confiança do leadtime e qual item já podemos ir conversar com o cliente hoje mesmo, sem precisar conversar com o time.

Mas eu entendo, gestor.

Fazer tudo isso toma tempo, é complexo e você teria que investir no aumento de maturidade do seu time.

Imagina só: um time mais criativo, mais independente, tendo suas próprias ideias e não dependendo o gestor para atender bem o cliente! Que coisa horrível!

Mais fácil cortar essa besteira toda de matemática e microgerenciar, mesmo.

"E aí? Quando fica pronto?"